Система управления закупками «1С: ERP Управление предприятием»: основные возможности при использовании

Система управления закупками «1С: ERP Управление предприятием» и возможности ее использования

Управление закупочными процессами – достаточно сложное мероприятие, так как в ходе его реализации отдел закупок или специально назначенное ответственное должностное лицо должно определить, каковы потребности заказчика, а также какова срочность удовлетворения таких потребностей. В этом случае ему на помощь приходят различные автоматизированные программные комплексы, которые строят специальные прогностические отчеты на основании имеющихся данных о произведенных затратах на удовлетворение аналогичных потребностей за предыдущие периоды времени.

В настоящее время наиболее популярной программой, которую можно использовать для максимального управления всеми осуществляемыми закупками, является система «1С: ERP Управление предприятием». Однако для того, чтобы предельно качественно данный программный комплекс справлялся с возложенными на него задачами, необходимо установить на него специальные расширения, связанные с автоматизацией закупок и выполнением аналитических функций.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98 .
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Для государственных и муниципальных заказчиков, а также для юридических лиц, которые имеют приравненный к ним статус, использование такого программного продукта возможно только в виде вспомогательного средства для проведения аналитической деятельности относительно проводимых закупочных процедур и определения существующих потребностей. Это связано с тем, что вся существующая масса проводимых закупок должна происходить посредством функционала Единой информационной системы в сфере закупок.

Перечень возможностей

Если говорить о полном перечне возможностей, которые доступны при использовании данной программной системы, то можно выделить следующие:

  • планирование всех потенциальных закупок, которое может осуществляться в режиме оперативной деятельности. В основу использования такого планирования ложатся планы продаж, которые были сформулированы (при наличии такого сектора в экономической деятельности организации), а также те заявки покупателей, которые уже были получены и сформированы;
  • проведение работ по выбору наиболее выгодных поставщиков на основании данных о предоставляемых ими ценах на свои товары, услуги или работы, а также на основании предложенных условий для исполнения существующих контрактов;
  • проведение процедур по оформлению потенциальным поставщикам заказов в соответствии с теми потребностями, которые имеются на данный момент у заказчика, а также проведение контролирующих мероприятий, которые позволят отследить качество исполнения заключенного контракта или договора;
  • проведение регистрации заключенных ранее договоров и контрактов с целью контроля за их исполнением, в том числе для получения информации о том, каким образом поставки товаров, выполнение работ или оказание услуг осуществляются в соответствии с установленными графиками исполнения возникших обязательств;
  • в случае возникновения каких-либо разночтений между условиями исполнения контракта и фактическим исполнением (если такие разночтения были зафиксированы и автоматически на основании загруженных документов исполнения, и в ручном режиме при проверке результатов деятельности компании) с помощью программного комплекса «1С: ERP Управление предприятием» происходит регистрация таких расхождений с целью последующего расчета процента неисполнения или некачественного исполнения контракта или договора;
  • при наличии у заказчика складов, где происходит хранение различных товарно-материальных ценностей, которые являются предметом потребностей заказчика, с помощью указанного выше программного комплекса возможно провести анализ имеющихся запасов с целью установления уровня потребностей самого заказчика;
  • выполнение действий, направленных на планирование потенциально проводимых закупок на основании сведений о том, какие товарно-материальные ценности имеются в настоящий момент у заказчика, в том числе в зарезервированном виде, а какие необходимо приобрести;
  • подготовка списка потенциальных исполнителей по заключаемым контрактам и договорам, которые подходят заказчику на основании качества исполнения контракта в плане предоставляемого товара, работ или услуг, а также в части их надежности при исполнении взятых на себя обязательств;
  • формирование графика, в соответствии с которым будут происходить расчеты с потенциальными поставщиками по контрактам и договорам, для полноценного двустороннего исполнения всех существующих обязательств по таким контрактам и договорам;
  • формирование для ответственных должностных лиц внутри организации-заказчика заданий для настройки взаимодействия с подобранными поставщиками или исполнителями по контрактам в соответствии с имеющимися данными о потребностях самого заказчика;
  • отслеживание порядка исполнения заключенных контрактов, а также проверка степени ненадлежащего исполнения с целью получения информации о причиненном ущербе от некачественной деятельности потенциального исполнителя;
  • подготовка документальной и иной базы для составления дополнительных соглашений к заключенным контрактам и договорам в случае возникновения необходимости корректировки объемов исполнения заключенных контрактов.

Управление поставщиками как одно из преимуществ использования системы

Использование системы «1С: ERP Управление предприятием» для налаживания взаимодействия с поставщиками возможно в тех случаях, когда у заказчика есть возможность не осуществлять обоснование начальной максимальной цены контракта или договора путем предоставления коммерческих предложений от потенциальных исполнителей по контракту. В этом случае система при получении специального запроса в рамках работы своих алгоритмов подготовит специальный список из потенциальных поставщиков с учетом определенных параметров:

  • ценовой параметр, полученный на основании предоставленных коммерческих предложений от поставщиков в отношении тех товаров, работ или услуг, в отношении которых ранее сведения были внесены в специальную базу данных, имеющихся у программы;
  • уровень надежности потенциального исполнителя по контракту (подбор осуществляется на основании тех данных, которые ранее были внесены в базу данных в отношении качества исполнения заключенного ранее контракта или договора, а также на основании данных о том, было ли начисление штрафных санкций, и каким образом они были погашены);
  • наличие сформированной для каждого конкретного поставщика базы используемых договоров и контрактов, а также различных бланков документов, которые можно оформлять в достаточно быстром варианте редактирования;
  • осуществление подготовки платежных документов с помощью функций контроля за исполнением условий заключенных контрактов и договоров и формирование отчетов по размерам кредиторской и дебиторской задолженностей в отношении определенного контракта и группы контрактов и договоров, объединенных по какому-либо признаку;
  • подготовка документов в отношении возврата поставленного товара в случае наличия какого-либо брака, а также в отношении осуществляемых корректировок условий исполнения контракта или договора, если такие возврат или корректировка были осуществлены на этапе приемки результатов исполнения контракта.

Проведение мероприятий по управлению закупками: можно ли считать преимуществом

Как и в случае управления поставщиками, система «1С: ERP Управление предприятием» может использоваться для управления закупками в государственном или муниципальном учреждении-заказчике только в том случае, если речь идет об использовании ее вспомогательных функций, так как все управление закупочной деятельностью должно осуществляться исключительно с помощью Единой информационной системы в сфере закупок, доступ к которой возможно получить с помощью официального сайта. Если же использование системы «1С: ERP Управление предприятием» все же происходит, то можно говорить о таких преимуществах ее, как:

  • подбор поставщиков в автоматизированном режиме на основании тех требований, которые заказчик сформировал в рамках своей хозяйственно-экономической деятельности в конкретных условиях рынка;
  • проведение в автоматизированном режиме мониторинга тех цен, которые сформировались на рынке в отношении определенных групп товаров, работ или услуг, в которых заказчик имеет прямую заинтересованность;
  • формирование графиков, которые покажут периодичность и очередность исполнения различных контрактов и договоров в части поставки товаров, оказания услуг или выполнения работ;
  • формирование в автоматизированном порядке специального перечня документов с заполнением каждой позиции, которые отражают степень исполнения контракта или договора конкретным контрагентом;
  • формирование в автоматизированном режиме комплекса документов, по которым будет происходить оценка степени исполнения заключенного контракта или договора и подготовка отчета о таком исполнении. При этом для того, чтобы максимально качественно произвести формирование такой отчетной документации, можно воспользоваться также и теми документами, которые подготовил поставщик или исполнитель, в том числе если все такие документы предоставлены в электронном виде.

Возможности контроля бюджета

Контроль состояния бюджета – это еще одна функция, которая доступна для использования внутри программного комплекса «1С: ERP Управление предприятием». Использование данного расширения возможно для того, чтобы отслеживать уровень освоения выделенных средств на удовлетворение нужд самого заказчика, а также для того, чтобы получать информацию о том, сколько средств уже израсходовано на такое удовлетворение, и какой объем еще можно использовать.

Однако при каждой корректировке внесенных сведений потребуется также проверка в ручном режиме всех внесенных ранее данных с целью исключить возможность возникновения ошибок в их содержании.

Дополнительные возможности и преимущества

В настоящее время функциональные возможности программного комплекса «1С: ERP Управление предприятием» постоянно расширяются. На сегодняшний день, кроме перечисленных выше функций, у этой системы имеются и такие, как:

  • финансовый мониторинг проводимых закупок. В данном случае речь идет об автоматизированном процессе, результатом которого становится проведение системой работы по оценке затрат средств на удовлетворение определенных нужд заказчика по специальным кодам распределения денежных ресурсов. В том случае, если на каком-либо коде средств, предназначенных для проведения определенной закупки, окажется недостаточно, система выдаст предупреждение об этом при попытке сформировать закупочный запрос;
  • предоставление доступа к базе специальных бланков договоров и контрактов с целью формирования своей собственной базы для взаимодействия с различными видами контрагентов. Использовать данную функцию заказчику следует в тех случаях, когда он хочет минимизировать уровень своих временных затрат на разработку собственного пакета документов;
  • настройка системных алгоритмов на осуществление контроля за порядком и сроками исполнения подписанных контрактов и договоров, в том числе с целью получения информации о том, какие из контрактов и подписанных к ним дополнительных соглашений прекратили свое существование ввиду полного их исполнения сторонами.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Система управления закупками «1С: ERP Управление предприятием»: основные возможности при использовании

Проведение любого вида закупок должно происходить на основании имеющихся потребностей организации. Для упрощения сбора подобной информации есть ряд специальных программных продуктов, которые занимаются анализом потребностей организации на основании расходов предыдущих периодов. Одной из таких программных систем является система «1С: ERP Управление предприятием» с установленным расширением анализа и автоматизации закупок.

Основной функционал

Ключевые возможности данного программного продукта выглядят следующим образом:

  • возможность планирования в оперативном режиме на основании имеющихся планов продаж, а также заказов покупателей, которые подлежат исполнению;
  • выбор поставщиков на основе проведенного анализа цен и условий;
  • возможность оформления заказов поставщикам на основании имеющихся потребностей в тех или иных товарах, а также осуществление контроля за исполнением таких заказов;
  • регистрация заключенных договоров и анализ их исполнения в соответствии с имеющимися номенклатурными обозначениями товарных позиций, а также в соответствии со сроками поставки таких товаров и объемов поставок;
  • регистрация возникающих расхождений между имеющимися документами поставки и тем товаром, который был принят фактически на склад;
  • анализ имеющихся складских потребностей в товарах, готовой продукции;
  • планирование уровня закупок в соответствии с имеющимися потребностями и зарезервированными товарно-материальными ценностями;
  • подбор тех поставщиков, которые максимально отвечают потребностям заказчика, в том числе в части их надежности по исполнению заключаемых контрактов;
  • составление графиков платежей за поставленный товар на основании сформированного графика поставки в рамках исполнения заключенного контракта;
  • составление заданий на осуществление поставки товаров в соответствии с текущими потребностями организации-заказчика.

Кроме того, с помощью данного комплекса возможно отслеживать заключенные и исполненные в полном объеме или неисполненные контракты и договоры и корректировать потребности их исполнения (увеличение или уменьшение объема поставленного товара) с последующим отражением такой информации в виде заключения дополнительных соглашений без нарушения требований действующего законодательства.

Преимущества системы управления закупками по взаимодействию с поставщиками

В том случае, если речь идет о работе организации, которая не должна для обоснования проведения закупочных мероприятий по конкретной цене предоставлять данные о полученных коммерческих предложениях, возможно использование программного продукта «1С: ERP Управление предприятием».

Если вы хотите узнать, как в 2020 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Данная система позволяет осуществлять подбор поставщиков, с которыми возможно заключить контракт или договор на поставку товара или оказание услуг на основании следующих параметров:

  • ценовые предложения по конкретным видам товаров или услуг, которые были ранее получены и внесены в базу данных этой программы;
  • степень надежности поставщиков (в базу данных вносятся сведения о том, как добросовестно были исполнены контракты с конкретным поставщиком, а также сколько было нарушений порядка исполнения контрактов и какие штрафные санкции были применены к таким поставщикам);
  • наличие своей внутренней базы бланков договоров и контрактов (формируется по каждому поставщику или исполнителю контракта в соответствии с ранее прикрепленными для контроля за исполнением);
  • формирование платежных документов на основании автоматизированного контроля за исполнением условий контрактов и договоров, а также подготовка отчетной информации о существующих кредитных и дебиторских задолженностях по каждому конкретному договору или контракту или в целом по всем имеющимся контрактам и договорам;
  • формирование документов о возврате товара или корректировки осуществленных поставок на основании внесенных сведений о деятельности поставщика или исполнителя по контракту при приемке результатов исполнения договорных обязательств.

Управление закупками и их преимущества в «1С: ERP Управление предприятием»

С точки зрения автоматизации проводимых закупок, программный продукт «1С: ERP Управление предприятием» также имеет ряд своих преимуществ, а именно:

  • автоматизированный подбор поставщиков в соответствии с требованиями заказчика в конкретных условиях осуществления экономико-хозяйственной деятельности;
  • автоматизированный мониторинг цен на необходимые группы товаров;
  • составление графиков поставки товаров и выполнения услуг на основании положений заключенных контрактов и договоров;
  • дает возможности автоматизированного формирования пакета документов о поставке товаров от поставщика или выполнении работ либо оказании услуг на основании данных из предоставленных документов об исполнении от контрагента организации;
  • формирование пакета документов для оплаты по итогам полностью завершенного этапа исполнения контракта или всего контракта на основании информации от контрагента, поданной в виде специального пакета документов, в том числе в электронной форме.

Контроль бюджета

При осуществлении настройки программного продукта «1С: ERP Управление предприятием» возможно установить также функционал контроля бюджета организации при планировании необходимых закупок, осуществлении таковых, а также последующей оплате.

Однако в последнем случае придется дополнительно регулярно проводить контрольные проверки правильности заполнения сведений о доступных остатках денежных средств в организации.

Иные возможности

Кроме перечисленных выше возможностей «1С: ERP Управление предприятием», у данного программного продукта имеется также ряд других функций, которые позволяют добиться максимальной системы автоматизации проводимых закупок:

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72 .
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57 .
  • возможности проведения финансового мониторинга осуществляемых закупок на основании кодов счетов расходуемых средств (в случае, если имеются ограничения по размерам средств на определенных счетах, система сообщит об этом при попытке совершить необходимую закупку);
  • возможности использования уже имеющихся в памяти системы бланков договоров и контрактов с целью минимизации затрат на составление документов в случае, если условия закупки изменяются только в части сроков исполнения контрактов;
  • возможности контроля исполнения существующих контрактов и договоров, в том числе отслеживание действующих контрактов и тех соглашений, которые закрылись по факту полного исполнения или расторжения.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источники:
http://zakonguru.com/goszakupki/sistema-upravlenia.html
http://goscontract.info/shkola-goszakupok/44-fz-i-223-fz-dlya-chaynikov

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Ссылка на основную публикацию