Как устанавливается срок хранения документов по государственным закупкам, согласно положениям 44-ФЗ?

Какой срок установлен для хранения документов о закупках по 44-ФЗ

Однако рекомендуем вам соблюдать сроки хранения документов, установленные Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, которым расширен перечень документов и увеличен до пяти лет минимальный срок хранения. Это снизит риск претензий со стороны контрольных органов и позволит вам предоставлять нужные сведения при проверках.

Также вы вправе принять свой внутренний регламент и установить сроки, учитывая Приказ Минкультуры, а также расширить список документов и увеличить сроки хранения.

Обратите внимание: для документов о крупных и наиболее важных закупках Приказ предусматривает постоянное хранение. Однако критериев отнесения закупки к важной или крупной нет. Самостоятельно определите, что будете хранить бессрочно.

Установите начало отсчета срока хранения с 1 января года, следующего за годом, в котором произвели закупку.

Для установления сроков хранения конкретных документов воспользуйтесь таблицей:

Документы
Срок хранения
Планы закупок, планы-графики Постоянно
Документация, извещения об осуществлении закупок, уведомления, информационные карты, технические задания, вносимые в них изменения Протоколы, журналы регистрации протоколов
Аудиозаписи, запросы, графики, календарные планы, доверенности, копии контрактов
Заявки, журналы регистрации заявок на участие, журналы регистрации представителей потенциальных поставщиков (подрядчиков, исполнителей), сводные заявки
Переписки о проведении процедур определения поставщика
Государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг Пять лет после исполнения
Положения о комиссиях по осуществлению закупок

См. также: Создание комиссии по закупкам в рамках Закона N 44-ФЗ

Постоянно
Реестры контрактов, заключенных заказчиком Постоянно
Отчеты по государственным, муниципальным контрактам Постоянно
Сведения о заключенных государственных, муниципальных контрактах, их изменении, об исполнении (прекращении действия) контрактов Постоянно
Реестры закупок товаров, работ, услуг, осуществляемых организацией без заключения государственного или муниципального контракта Пять лет после совершения закупки

Рекомендуем:

Не нашли ответа на свой вопрос?

Узнайте, как решить

именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта . Или позвоните нам по телефонам:
Санкт-Петербург +7 812 467-31-19
Москва +7 499 938-55-47
Федеральный номер 8 800 511-38-53

Как устанавливается срок хранения документов по государственным закупкам, согласно положениям 44-ФЗ?

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Письмо Министерства экономического развития РФ от 24 апреля 2017 г. N Д28и-1805 “О применении положений Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ”

Департамент развития контрактной системы Минэкономразвития России рассмотрел обращение по вопросу о разъяснении положений Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд” (далее – Закон N 44-ФЗ) и сообщает.

Частью 15 статьи 28 Закона N 44-ФЗ установлено, что протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем три года.

В соответствии с частью 13 статьи 90 Закона N 44-ФЗ протокол рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокол закрытого аукциона, заявки на участие в закрытом аукционе, документация о закрытом аукционе, изменения, внесенные в документацию о закрытом аукционе, и разъяснения документации о закрытом аукционе хранятся заказчиком в течение трех лет.

Таким образом, согласно положениям Закона N 44-ФЗ установлен минимальный срок хранения указанных документов – 3 года.

При этом заказчик своим регламентом вправе расширить перечень документов и увеличить сроки их хранения.

В отношении хранения документов, связанных с закупочной деятельностью уполномоченного учреждения по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для государственных и муниципальных заказчиков следует отметить, что данное учреждение также вправе установить свой перечень документов и сроки их хранения, в соответствие с полномочиями, которые возложены на данное учреждение. При этом сроки хранения документов, связанных с закупками, не могут быть менее установленных Законом N 44-ФЗ сроков.

Одновременно обращаем внимание, что юридическую силу имеют разъяснения органа государственной власти, в случае если данный орган наделен в соответствии с законодательством Российской Федерации специальной компетенцией издавать разъяснения по применению положений нормативных правовых актов.

В соответствии с Положением о Минэкономразвития России, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. N 437, Минэкономразвития России не наделено полномочиями по разъяснению законодательства Российской Федерации.

Директор Департамента
развития контрактной системы
М.В. Чемерисов

Обзор документа

Законом N 44-ФЗ установлено, что протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация и иные документы хранятся заказчиком не менее 3 лет.

При этом заказчик своим регламентом вправе расширить перечень документов и увеличить (но не уменьшить) сроки их хранения.

Сколько нужно хранить документы о закупках

Как хранить документы

Закупочная документация заказчика хранится как в электронном, так и в бумажном виде. Срок хранения всех документов по закупкам устанавливается не в 44-ФЗ. В законе о контрактной системе прописаны правила только для бумажных процедур. В частности:

  • конкурсная документация с изменениями и разъяснениями, заявки на участие в конкурсе, все протоколы и аудиозаписи вскрытия конвертов хранятся в течение не менее 3 лет (ч. 15 ст. 53 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017);
  • документация с изменениями и разъяснениями о закрытом аукционе, заявки на участие, все протоколы хранятся в течение минимум 3 лет (ч. 13 ст. 90 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017).

Минимальный срок хранения документов по закупкам по 44-ФЗ составляет три года. По истечении этого периода организация либо продолжает хранить регистры, либо уничтожает их.

Порядок сохранности документальных материалов прописан в следующих нормативно-правовых актах:

  1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
  2. Приказ Министерства культуры № 558 от 25.08.2010.

В пунктах 272-279 Приказа Минкульта № 558 от 25.08.2010 указано, сколько хранится документация по закупкам 44 ФЗ — минимум 5 лет. А для материалов по крупным и особо крупным заказам срок составляет не менее 10 лет.

Таблица сроков хранения

В таблице разделили длительность по типам документов.

Вид регистра Период сохранности, лет
Срок хранения контрактов по 44 ФЗ (государственных и муниципальных контрактов) 5 (после исполнения)
Весь номенклатурный список закупочной документации, в том числе и переписки, как у организации-заказчика, так и у иных учреждений 5 (после завершения процедур, заключения контракта, признания заказа несостоявшимся)
Положения о комиссиях (единой, приемочной, экспертной и т. п.) Постоянно
План закупок, план-график Постоянно
Все журналы регистрации 5
Реестры контрактов Постоянно
Отчеты по контрактам Постоянно
Реестры закупок, осуществляемых учреждением без заключения госконтракта 5 (после совершения процедуры)

Как установить сроки хранения

Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и сроки хранения документов в архиве по 44 ФЗ. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения.

Во внутреннем приказе организации-заказчика надлежит определить ответственное лицо и начало отсчета периода сохранности (1 января, следующее за годом осуществления процедуры).

Приказом утверждается перечень документации, которую хранит заказчик, и состав экспертной комиссии, ответственной за порядок учета таких материалов.

Распоряжение подписывается руководителем. Все перечисленные в нем ответственные лица должны поставить подписи, подтверждающие факт ознакомления с содержанием указа.

Срок хранения документов о закупках по 44-ФЗ

После проведения закупки на руках у заказчика остается большое количество документов: план-графиков, планов, протоколов, контракта и так далее. Их необходимо заархивировать и отправить на хранение. Это делается на случай возникновения претензионных споров или проверки контролирующих органов. Но встает резонный вопрос, сколько лет следует хранить у себя эти документы.

Регламентируемые сроки

Однозначного ответа на вопрос 44-ФЗ не дает. Но в нем можно найти указания на сроки хранение документов, оставшихся после отдельных процедур. Так, в соответствии со статьей 53 заявки на участие в конкурсе, протоколы, вся конкурсная документация и изменения к ней подлежат хранению на протяжении трех лет. После этого заказчик на свое усмотрение может продолжить ее хранение или передать на уничтожение.

Аналогичная информация касается и закрытых аукционов. Порядок хранения документации, всех протоколов, а также разъяснений документации прописан в части 13 статья 90 44-ФЗ. Согласно этому пункту срок хранения составляет не менее трех лет.

Ответственность за хранение документации, связанной с электронными аукционами возлагается также и на электронные торговые площадки. Это установлено пунктом 10 статьи 60.

Трехгодичный срок хранения документов подтверждается и статьей 196 Гражданского кодекса. Именно такой период считается сроком исковой давности. Соответственно, более длительное хранение с точки зрения разрешения претензионных ситуаций не имеет смысла.

Одновременно с этим Министерство культуры издало приказ №558 от 25.08.2010, в пунктах 272-279 утверждается перечень документов, подлежащих длительному хранению. Из этого приказа следует вывод, что всю документацию, имеющую отношение к закупкам государственных учреждений, необходимо хранить на протяжении пяти лет. Сведения о крупных закупках должны храниться не менее 10 лет.

Что же делать заказчику?

Приказ Минкультуры идет в разрез с 44-ФЗ. Согласно российскому законодательству федеральные законы имеют приоритет над приказами отдельных министерств. В связи с этим во избежание конфликтных ситуаций заказчику стоит руководствоваться следующими правилами:

  1. Документы, которые относятся к закрытым аукционам и конкурсам, хранить на протяжении минимум трех лет.
  2. Документы по всем остальным видам закупок хранить на протяжении пяти лет.
  3. Всю документацию, которая касается крупных закупок, хранить не менее 10 лет. А по истечению этого срока передавать в архив.

Соблюдение таких правил поможет в будущем избежать конфликтных ситуаций при проверке контролирующими органами.

СРОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО 44 ФЗ

Вся закупочная документация заказчика может храниться как в электронном, так и в бумажном виде. При этом, в соответствии с действующим законодательством, есть список регистров организации-заказчика, подлежащих обязательной сохранности в бумажной форме. В 44-ФЗ нет строгого регламента по сохранению всех закупочных регистров. Хранение документов по закупкам должно включать следующие оперативные материалы: конкурсная документация с изменениями и разъяснениями, заявки на участие в конкурсе, все протоколы и аудиозаписи вскрытия конвертов хранятся в течение не менее 3 лет (ч. 15 ст. 53 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017); документация с изменениями и разъяснениями о закрытом аукционе, заявки на участие, все протоколы хранятся также в течение минимум 3 лет (ч. 13 ст. 90 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017). Таким образом, минимальный срок хранения документов по закупке, в соответствии с 44-ФЗ, составляет три года. По истечении данного периода организация может либо продолжать хранить регистры, либо уничтожить их. Порядок сохранности документальных материалов прописан также в следующих нормативно-правовых актах: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Приказ Министерства культуры № 558 от 25.08.2010. В пунктах 272-279 Приказа Минкульта также затрагивается хранение документации по закупкам. Согласно данной норме, все закупочные регистры надлежит хранить минимум 5 лет, за исключением материалов по крупным и особо крупным заказам, которые должны сохраняться не менее 10 лет. Таблица сроков хранения Представляем данные о периоде сохранности документации госзаказа в таблице: Вид регистра Период сохранности, лет Срок хранения контрактов по 44-ФЗ (государственных и муниципальных контрактов) 5 (после исполнения) Весь номенклатурный список закупочной документации, в том числе и переписки, как у организации-заказчика, так и у иных учреждений 5 (после завершения процедур, заключения контракта, признания заказа несостоявшимся) Положения о комиссиях (единой, приемочной, экспертной и т. п.) Постоянно План закупок, срок хранения планов-графиков Постоянно Все журналы регистрации 5 Реестры контрактов Постоянно Отчеты по контрактам Постоянно Реестры закупок, осуществляемых учреждением без заключения госконтракта 5 (после совершения процедуры) Как установить сроки Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и период сохранности регистров госзаказа. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения. Период, в течение которого нужно хранить регистры госзаказа, не может быть меньше установленного в 44-ФЗ. Во внутреннем приказе организации-заказчика надлежит определить ответственное лицо и начало отсчета периода сохранности (1 января, следующее за годом осуществления процедуры). Также приказом утверждается перечень документации, которую будет хранить заказчик, и состав экспертной комиссии, ответственной за порядок учета таких материалов. Распоряжение подписывается руководителем. Все перечисленные в документе ответственные лица должны поставить свои подписи, подтверждающие факт ознакомления с содержанием указа.

Как устанавливается срок хранения документов по государственным закупкам, согласно положениям 44-ФЗ?

В ходе проведения закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ у заказчика остается на руках существенный массив документации в форме протоколов, извещений и пр. Под сроками хранения закупочной документации понимается законодательно установленный временной период, в течение которого компания должна хранить документы о закупках после завершения торгов.

Правовое регулирование

Сроки хранения документов по закупкам должны регулироваться:

  • ФЗ-44 «О контрактной системе…»;
  • ФЗ-223 «О закупках товаров и услуг….»;
  • ФЗ-125 «Об архивном деле РФ»;
  • Указом Президента №293 «Вопросы федерального архивного агентства»;
  • Приказом Минкультуры №558 «Об утверждении перечня типовых…»;
  • Методическими рекомендациями по разработке инструкций от органов исполнительной власти, которые были утверждены Росархивом в 2009 г. №76;
  • Основными правилами работы архивов организаций от 2002 г.

Сроки хранения документации по закупкам

Вся закупочная документация заказчика может храниться как в электронном, так и бумажном виде. Согласно действующему законодательству, есть определенный перечень регистров, которые должны храниться в бумажной форме.

Необходимость хранения документации обусловлена на случай возникновения претензионных споров либо проверки контролирующих инстанций.

Если вы хотите узнать, как в 2020 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

В 44-ФЗ отсутствует строгий регламент для сохранения закупочных регистров. При этом здесь указано на необходимость обеспечения должного хранения:

  1. Конкурсной документации с изменениями и разъяснениями.
  2. Заявок на участие в закупке в форме конкурса.
  3. Протоколов и аудиозаписей вскрытия конвертов.

Начальной точкой отсчета для определения периода сохранности составляет 1 января года, который следует за датой осуществления процедуры.

Ответственность за хранение документации, которая была сформирована при проведении электронного аукциона, возлагается на электронные торговые площадки. Это указано в п. 10 ст. 60 44-ФЗ.

Согласно ст. 272-279 Приказа Минкультуры, предусмотрены иные сроки хранения закупочной документации. Так, по этому документу все регистры в области закупок нужно хранить как минимум 5 лет, кроме особо крупных контрактов. Сроки хранения последних должны составлять не менее 10 лет.

Представим данные о хранении из приказа Минкультуры №558 в табличной форме.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Номер статьи Тип документа Срок хранения
272 Государственные контракты 5 лет
273 Документация по закупкам: протоколы, аудиозаписи, конкурсная документация, планы-графики, доверенности, копии договоров и пр. 5 лет
274 Положения о закупочных комиссиях, отчеты по контрактам, план закупок Бессрочно
275 Переписка о проведении конкурсов, запроса котировок, аукционов 5 лет
276-278 Журналы регистрации 5 лет

Хотя Приказ Минкультуры идет вразрез с положениями ФЗ-44, но по нормам российского законодательства федеральные законы обладают приоритетом перед Приказами отдельных ведомств. Из-за этого заказчику следует руководствоваться следующими правилами: документы по конкурсам и аукционам хранятся не менее 3 лет, по другим формам закупок – не менее 5 лет, документация по крупным закупкам должна храниться не менее 10 лет, после чего она передается в архив.

Как устанавливаются сроки хранения

Заказчик наделен правом самостоятельного регламентирования перечня и периода сохранности регистров. Для этого ответственный работник готовит внутренний приказ в свободной форме, в котором будет регулироваться сохранность материалов в области контрактной деятельности.

Приказ подписывает руководитель компании-заказчика, а также назначенные им должностные лица. Последние обязаны подписать приказ, чтобы подтвердить факт ознакомления с содержанием.

Таким образом, минимальные сроки хранения документации по 44-ФЗ составляют три года. По истечении трех лет заказчик должен либо продолжать хранение регистров, либо уничтожить их. В Приказе Минкультуры указано, что сроки хранения документов по крупным контрактам составляют от 10 лет, по другим закупкам – 5 лет. 44-ФЗ имеет приоритет перед Приказами министерств.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Как устанавливается срок хранения документов по государственным закупкам, согласно положениям 44-ФЗ?

Как долго хранят документацию по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Срок хранения закупочной документации по 223 ФЗ и 44 ФЗ — от трех до десяти лет. От чего зависит длительность и какие именно документы по госзакупкам следует хранить, прописано в законе.

Период сохранения бумаг по 44-ФЗ

Все закупочные материалы заказчика могут быть оформлены как в электронном формате, так и на бумаге. В законодательстве прописан перечень реестров компании-заказчика, которые подлежат учету именно во втором варианте.

Срок хранения документов по 44 ФЗ в закрытых аукционах и «бумажных» конкурсах — минимум три года. По окончанию этого периода компания продолжает хранить бумаги или ликвидирует их.

Правила и срок хранения аукционной документации по 44 ФЗ прописаны в:

  • 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ»;
  • Приказе Минкульта № 558 от 25.08.2010.

Пункты 272-279 Приказа Минкульта регламентируют сохранять все госзакупочные регистры минимум в течение пяти лет. Исключение сделано для материалов, касающихся крупных и особо крупных сделок, их подлежит сохранять минимум десять лет.

Сколько хранить документацию по закупкам по 223-ФЗ

Срок хранения документов по 223 ФЗ прописан в ч. 12 ст. 3.2. Он установлен только для конкурентных тендеров. Заказчикам необходимо обеспечить сохранность не менее чем в течение трех лет:

  • извещений о проведении конкурентных закупок;
  • документации (в том числе изменений и разъяснений к ней);
  • протоколов закупки;
  • заявок и финальных предложений от участников.

Таблица: сколько хранить различную документацию по закупкам

Информацию о времени учета документации по госзаказам мы собрали в таблицу.

Регистр Как долго хранить
Срок хранения контрактов по 44 ФЗ (муниципальных и государственных) Пять лет (после исполнения)
Весь перечень госзакупочной документации, включая переписку, как у компании-закупщика, так и у других учреждений Пять лет (после окончания процедур, подписания госконтракта, признания закупки несостоявшейся)
Положения о комиссиях (экспертной, приемочной, единой и пр.) Постоянно
Планы закупок, планы-графики Постоянно
Журналы регистрации Пять лет
Реестры госконтрактов Постоянно
Все отчеты по госконтрактам Постоянно
Закупочные реестры учреждений (когда госконтракт не заключался) Пять лет (после завершения)

Как устанавливается длительность

Перечень и срок хранения всей документации по закупкам устанавливается заказчиком самостоятельно. Для этих целей печатается внутренний приказ.

В приказе закрепляют:

  • лицо, которое будет отвечать за процесс;
  • начало отсчета для сохранения (1 января, следующее за годом проведения процедуры);
  • перечень документов;
  • состав комиссии экспертов.

Это распоряжение визируется руководителем. Все перечисленные в приказе ответственные лица ставят подписи и этим подтверждают, что ознакомились с содержанием и правилами.

Источники:
http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71600702/
http://goscontract.info/shablony-dokumentov/skolko-nuzhno-khranit-dokumenty-o-zakupkakh
http://goszakupkirf.ru/poleznye-stati/111-srok-khraneniya-dokumentov-po-44-fz
http://44fzrf.ru/srok-hraneniya-dokumentov-po-44-fz/
http://zakonguru.com/goszakupki/hranenie-dokumentov.html
http://gozakaz.ru/kak-dolgo-khranyat-dokumentatsiyu-po-44-fz-i-223-fz/
http://myursei.ru/osago/7746-eis-v-sfere-zakupok-chto-yeto-takoe-dlya-chego-prednaznachena-sroki-i-poryadok-registracii.html

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Ссылка на основную публикацию