Правила заполнения дубликата трудовой книжки при утере или порче старого документа сотрудника

Содержание

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

  • Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
  • Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
  • Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
  • Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
  • Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

  • персональные данные о гражданине;
  • информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
  • сведения о наградах, переводах, увольнениях;
  • ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

  • номер записи (по порядку);
  • день поступления в организацию;
  • наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
  • указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

  • бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
  • неправильно заполнен бланк (титульный лист);
  • предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

Правила заполнения дубликата трудовой книжки при утере или порче старого документа сотрудника

При утере старой трудовой книжки или при невозможности ее дальнейшего использования гражданин имеет право получить дубликат документа. Процедура оформления дубликата должна проходить в строгом соответствии с законодательством.

Что такое дубликат

Дубликат – это копия трудовой книжки. Необходимость в подобном документе возникает, если старая трудовая книжка не может по ряду причин использоваться гражданином для подтверждения своей профессиональной деятельности и стажа.

Сведения в дубликате должны полностью соответствовать сведениям, присутствующим в старой версии документа. Кадровый работник при оформлении дубликата должен действовать в соответствии с инструкцией по заполнению подобных документов.

Назначение

Дубликат может понадобиться в трех случаях:

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72 .
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57 .
  • Регионы: 8 (800) 600-36-07 .
  • трудовая книжка утеряна;
  • трудовая книжка испорчена (намочена, испачкана, порвана и т. д.);
  • в документ внесена запись, признанная недействительной (внесена ошибочно, признана недействительной на основании решения суда).

По этой причине законодательно предусмотрено право гражданина на получение по письменному заявлению дубликата.

Как оформить дубликат

Для оформления дубликата необходимо:

  1. Написать заявление на имя работодателя. Заявление подается по последнему месту работы. Срока давности по подобным обращениям не существует. То есть, даже если гражданин уволился с последнего официального места несколько лет назад, это не отменяет его права обратиться к работодателю для оформления дубликата. Срок подготовки документа – 15 дней от даты подачи соответствующего заявления. Новая организация, в которую планирует трудоустраиваться гражданин без действующей трудовой книжки, не обязана оформлять для него дубликат.
  2. Предоставить старую книжку. Этот вариант может использоваться в ситуациях, когда старый документ испорчен или в нем присутствует недействительная запись. Наличие старой книжки позволяет работодателю перенести записи из нее в новый бланк. Все сведения в старом и новом варианте должны полностью совпадать.
  3. При отсутствии книжки из-за ее утери представить документы, подтверждающие трудовой стаж: надлежащим образом оформленные справки, выписки, копии приказов, распоряжений. Все документы собираются сотрудником при содействии работодателя. Запросы организациям рассылаются от имени работодателя, но с согласия самого сотрудника. Согласие должно быть оформлено в письменном виде. Данная мера необходима в целях соблюдения норм законодательства о защите персональных данных. Если бывших работодателей найти невозможно в связи с ликвидацией организаций либо прекращением деятельности индивидуальными предпринимателями, следует попытаться найти их правопреемников (если произошло слияние, реорганизация и т. д.). При отсутствии такой возможности необходимо обратиться в территориальный архив, находящийся по бывшему месту расположения организации. Если обнаружить нужные сведения в архиве не удается, остается последний вариант – обращение в суд.

Правила заполнения

При заполнении дубликата трудовой книжки необходимо сделать следующее:

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72 .
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57 .
  • Регионы: 8 (800) 600-36-07 .
  1. В самом верху титульного листа над названием документа («Трудовая книжка») написать «Дубликат». При этом на титульном листе старого документа (при его наличии) пишется “Взамен выдан дубликат” с указанием серии, номера новой книжки.
  2. Внести в титульный лист сведения о работнике, актуальные на момент заполнения дубликата (ФИО без сокращений, дату рождения арабскими цифрами, уровень образования, специальность, дату заполнения нового бланка). Внизу страницы ставится подпись гражданина, подпись ответственного работника организации, печать организации.
  3. Внести в сведения о работе данные об общем, непрерывном стаже, присутствующем у работника до оформления к последнему работодателю.
  4. Внести в сведения о работе, данные о трудовой деятельности, наградах по последнему месту работы.

Сведения вносятся черной, синей, фиолетовой ручкой. Заполнять документ нужно разборчивым, компактным почерком. Внесение сведений в трудовую книжку самим сотрудником не допускается.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Дубликат трудовой книжки образец заполнения

Статьи по теме

Что делать, если самый важный документ, подтверждающий стаж работы, утерян или пришел в негодность? Узнайте, как восстановить ценную информацию, соблюдая права работника и не нарушая закон!

Скачайте комплект документов по теме:

Какими документами регламентируется оформление дубликата трудовой книжки?

Дубликат выдается в случае утери или кражи основного документа. Кроме того, дублирующий бланк понадобится, если трудовая книжка пришла в негодность. Например, испачкалась, обгорела или порвалась, либо содержит запись об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанную недействительной.

Право работника на получение дубликата закреплено статьей 65 ТК РФ, а общий порядок оформления и выдачи прописан в правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003. Заполняйте бланк по инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003.

Кто должен восстанавливать документ — новый или прежний работодатель

Работник потерял свою трудовую книжку, но обнаружил потерю не сразу, а когда пришло время устраиваться на новое место работы. Как сделать дубликат трудовой книжки при утере и кто должен этим заниматься — новый или прежний работодатель?

Первое, что должен сделать работник в случае утери — обратиться по месту предыдущей работы с заявлением на оформление дубликата трудовой книжки. Образец заполнения бланка, на основании которого работодатель сможет начать процедуру оформления, вы можете скачать в начале статьи .

Внимание! Поскольку особых требований к форме заявления актуальное законодательство не содержит, составлять его можно в свободной форме или на базе любого удобного шаблона. Главное — указать данные заявителя, дату и конкретную причину обращения.

Другой способ — восстановление документа

Если пропажа обнаружена не сразу, на этапе очередного трудоустройства можно выбрать и другой, вполне легальный способ восстановления трудовой книжки — подать заявление о выдаче нового документа по новому месту работы. Раньше такой возможности у работника не было, но сейчас она предусмотрена статьей 65 ТК РФ. Работодатель не вправе отказать сотруднику и обязан завести ему трудовую книжку (не дубликат!), отразив в ней документально подкрепленный стаж работы.

Через сколько дней выдается дубликат трудовой книжки, как оформить документ без лишней траты времени?

Срок выдачи дубликата составляет 15 дней. Именно за это время работодатель должен на основании письменного заявления и приложенных к нему документов, подтверждающих стаж, оформить документ и выдать его владельцу под подпись.

Сама по себе процедура не отличается сложностью и не отнимает много времени, если работник сразу предоставил все необходимые справки и выписки. Но если части документов не хватает, процесс может затянуться: придется отправлять официальные запросы предыдущим работодателям, их правопреемникам или в архивные учреждения и дожидаться ответа.

Внимание! Чтобы как можно быстрее получить на руки дубликат, работник должен заранее подготовить заверенные по всем правилам справки, оригиналы трудовых договоров, копии приказов, зарплатные ведомости и другие документы по всем периодам работы.

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец + пошаговая инструкция для кадровика)

Дубликат оформляется на чистом бланке, приобретенном работодателем для выдачи сотрудникам. В приходно-расходной книге укажите, когда был израсходован бланк, а также его серию, номер и другие обязательные сведения.

Поскольку речь идет о формах строгой отчетности, небрежное отношение к учету может в дальнейшем стать проблемой для кадровика. Эксперт уже ответил на 9 популярных вопросов о хранении и учете трудовых книжек. Вам осталось их прочитать!

Затем переходите непосредственно к оформлению (готовый образец заполнения дубликата трудовой книжки вы можете скачать в начале статьи). Придерживайтесь порядка, закрепленного разделом III Правил №225 и разделом 7 Инструкции №69.

Пошаговая инструкция

Шаг 1. Напишите слово «дубликат» в верхнем правом уголке титульного листа, рядом с серией и номером бланка. Надпись должна быть заметной и легко читаемой.

Шаг 2. Заполните титульный лист. Паспортные данные, сведения о полученном образовании и другие обязательные данные вносятся в общем порядке. Убедитесь, что они актуальны: если за время, прошедшее с момента оформления утерянной трудовой книжки, работник успел освоить новую профессию, сменить фамилию или повысить уровень образования, сразу вносите обновленные данные. Не следует отражать в документе всю историю изменений. Так происходит заполнение дубликата трудовой книжки (образец титульного листа):

Внимание! Обязательно заверьте титул подписью с расшифровкой и круглой печатью организации или отдела кадров. Достоверность и актуальность внесенной информации подтверждается подписью владельца документа.

Шаг 3. Подсчитайте общий трудовой стаж работника. Отразите его в графе 3 суммарно, указав количество отработанных лет, месяцев и дней, но не уточняя периоды работы и должности, занимаемые сотрудником. Порядковый номер записи не присваивайте, названия организаций на данном этапе не указывайте.

Шаг 4. Распишите все периоды работы у предыдущих работодателей в хронологическом порядке, исходя из имеющихся документов. Каждый период расписывается отдельно:

  • в графе 2 указывается дата приема на работу;
  • в графе 3 — должность сотрудника, структурное подразделение и название организации;
  • в графе 4 — наименование, дата и реквизиты документа, на основании которого работника приняли в штат.
  • в графе 5 — запись об увольнении.

Аналогичным образом перенесите из справок и других документов данные о прочих подтвержденных периодах работы.

Внимание! Если полные данные об отдельно взятых периодах работы отсутствуют, ограничьтесь только документально подтвержденной информацией. Не записывайте ничего со слов работника (п. 32 Правил №225)!

Шаг 5. Отразите период работы в вашей организации. Все необходимые для этого документы уже есть в распоряжении кадровой службы, нужно лишь перенести сведения в бланк. Закройте блок записью об увольнении, заверьте подписью с расшифровкой и печатью. Ниже оставьте место для подписи работника.

Образец оформления записей о последнем месте работы

Шаг 6. Выдайте дубликат на руки работнику. Дату выдачи, серию и номер документа зафиксируйте в книге учета трудовых книжек и вкладышей. В этой же книге владелец дубликата должен расписаться в его получении, иначе доказать, что документ был правильно оформлен и выдан в положенный срок, будет непросто.

Шаг 7. Удержите стоимость бланка. Если трудовая книжка утеряна или испорчена по вине работника, обсудите с ним способы возмещения расходов на закупку бланка. Выберите наиболее удобный, например, оплату наличными деньгами в кассу предприятия или перевод средств на банковский счет.

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно? Что грозит работнику, имеющему сразу две трудовые книжки?

Предполагается, что у работающего человека есть только одна трудовая книжка, в которой отражаются все периоды занятости, начиная с первого в жизни трудоустройства и вплоть до выхода на пенсию. Но на практике так бывает не всегда.

Представьте ситуацию: работник заявляет об утере трудовой книжки, получает дубликат, а через некоторое время находит оригинал. Это расхожая проблема, приводящая к тому, что на руках у владельца оказывается сразу две трудовые книжки (последствия не настолько грозные, чтобы уничтожать второй экземпляр документа). При этом по закону оригинал и дубликат имеют равную силу.

Можно ли работать по двум трудовым книжкам? Формально — нет, но иногда такое случается. Например, когда на внешнего совместителя по ошибке заводят трудовую книжку на дополнительном месте работы. Законодательной нормы, согласно которой второй документ автоматически считался бы недействительным, не существует. Более того, он содержит юридически значимые сведения о реальном стаже работника, принимаемого к зачету при начислении больничных и декретных пособий.

Можно ли иметь 2 трудовые книжки и предъявлять их при трудоустройстве? Если это произойдет, работодатель может принять работника на хранение оба экземпляра, но заполнять будет только одну трудовую книжку (как правило, более новую). Но в то же время законом не предусмотрена ни административная, ни дисциплинарная ответственность для владельца двух, трех и более трудовых книжек.

Ответственность для работника

Несмотря на отрицательный ответ на вопрос «можно ли иметь две трудовые книжки», последствия вряд ли будут негативными для самого работника. По крайней мере, до момента выхода на пенсию, поскольку ПФР принимает к рассмотрению только один экземпляр трудовой. Не отраженные в нем периоды занятости придется подтверждать справками и другими дополнительными документами.

Добавится работы и кадровикам. Когда сотрудник, предоставивший две трудовые при приеме на работу, заболеет, продолжительность его страхового стажа придется определять сразу по двум документам. Если какие-то периоды работы в обеих трудовых книжках совпадают, при расчете больничного пособия учитывается только один (см. правила подсчета и подтверждения страхового стажа, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России №91 от 6.02.2007).

Дубликат трудовой книжки оформляется в течение 15 дней по письменному заявлению работника, обнаружившего, что оригинал утерян, украден или пришел в негодность. Придерживайтесь законодательно утвержденных правил и инструкций, а чтобы в бланк не закрались ошибки, ориентируйтесь на типовой образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере. Стаж определяйте только на основании заверенных выписок, справок, договоров и других подтверждающих документов.

Как восстановить трудовую книжку

Заявление на восстановление трудовой книжки

Ситуации, когда работнику требуется восстановить свою утраченную трудовую книжку, нередки. Перспектива длительного хождения по предыдущим местам работы и архивам может ужаснуть любого. Но так ли все сложно? Как можно восстановить трудовую книжку оптимальным способом? Разберемся, что представляет собой процедура восстановления трудовой книжки и можно ли как-то ее упростить.

Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки

Начнем с того, что понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки закон не употребляет, оно используется только на практике. Закон применяет термин «дубликат», и порядок его выдачи детально регламентирован.

Случаям и порядку выдачи дубликата посвящены пункты 31 — 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), а также пункты 7.1. – 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту – Инструкция).

Рассмотрим, как можно восстановить утраченную трудовую книжку.

Когда может выдаваться дубликат утраченной трудовой книжки

С трудовыми книжками могут произойти такие неприятности, как:

  • потеря ее самим работником;
  • утрата ее работодателем, у которого она хранилась;
  • ее негодность вследствие механического и тому подобного повреждения (порвалась, обгорела полностью или частично, залита жидкостью и пр.);
  • массовая утрата из-за чрезвычайных происшествий (закон отдельно выделяет такой случай).

Во всех этих случаях Правила предписывают оформлять дубликат (фактически они регламентируют, как правильно восстановить трудовую книжку).

Отметим, что если трудоустраивается работник, не имеющий трудовой книжки и утверждающий о ее утрате, ему разрешается завести новую, а не выписывать дубликат.

Аналогично и в ситуации приема на работу гражданина с поврежденной трудовой книжкой можно оформить дубликат, а можно и завести новую.

В остальных ситуациях порядок действия работодателя имеет некоторые отличия.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником

Преобладают ситуации, когда трудовая утрачена гражданином, уволенным с работы и по этой причине имеющим на руках свой основной документ о трудовой биографии.

Однако случается, что и в период работы (когда по всем правилам книжка должна храниться у работодателя) она оказалась на руках у работника и была им утеряна.

Такое возможно, если работник попросил выдать ему трудовую книжку согласно ст. 62 ТК РФ (для представления в органы социального страхования или обеспечения).

Иных законных возможностей выдачи работающему гражданину его трудовой книжки работодатель не имеет.

Итак, если гражданин сам утратил свою трудовую (потерял, сгорела, ее украли и т.п.), он должен незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель же в течение 15 дней обязан выдать работнику этот документ.

Если работник прежде не работал нигде, кроме как в данной организации

Процедура оформления дубликата трудовой книжки детально регламентирована Правилами и Инструкцией, хотя все тонкости осветить там, безусловно, невозможно.

Разрешение вопроса о том, как восстановить трудовую книжку при утере, зависит от нескольких факторов.

Самый простой случай – когда работник прежде не имел никаких иных мест работы.

Тогда записи в трудовой книжке восстанавливаются по документам, имеющимся в отделе кадров организации.

В дубликат вносятся:

  • надпись «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы;
  • сведения о работнике — на основании представленных им паспорта (другого удостоверяющего личность документа – военного билета, водительского удостоверения и т.п.), документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома; в случае неоконченного образования — студенческого билета, зачетной книжки, справки) и профессии/специальности (свидетельство и пр.);
  • сведения о работе, включая постоянные переводы, а также об увольнении – на основании трудового договора и допсоглашений к нему, личной карточки формы Т-2, приказов и других документов. Если документов не сохранилось, вносятся только те сведения, которые подтверждены документально. Никаких иных сведений, кроме указанных в этих документах, вносить нельзя;
  • сведения о награждениях и поощрениях – согласно документам, хранящимся у работодателя (приказам, распоряжениям и пр.).

При этом конкретного перечня документов, необходимых для восстановления трудовой, закон не устанавливает. Помимо подлинников личных документов гражданина и приказов (распоряжений) работодателя, это могут быть справки, включая архивные, и т.п.

Заполнение дубликата в целом подчиняется общим правилам внесения записей в трудовые книжки, установленным Инструкцией (разделы 1 — 6).

Действия работодателя, если работник ранее трудился в иной организации

Если работник трудоустраивался, имея прежде опыт работы в другом месте, то правила в отношении заполнения дубликата трудовой книжки несколько иные.

Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется следующим образом.

Во-первых, сначала вносится информация об общем трудовом стаже в качестве работника за период, предшествующий поступлению в эту организацию, если есть подтверждающие документы.

Причем наименование организации, производящей запись, не вносится.

Запись может выглядеть так:

“Общий стаж работы составляет 7 лет 2 месяца 3 дня”.

Во-вторых, после указания наименования текущей организации вносятся записи о работе в ней, включая информацию о постоянных переводах, увольнении (на основании имеющихся в наличии документов — трудового договора, допсоглашений к нему, личной карточки ф. Т-2, приказов и пр.).

Сведения о награждениях вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки также исключительно на основании имеющихся документов (приказов).

Представленные работником документы из иных организаций, на основании которых вносятся сведения в дубликат, должны быть надлежащим образом заверены.

Инструкцией установлена обязанность работодателя содействовать работнику в получении подтверждающих стаж его работы документов, в том числе находящихся в предыдущих местах работы гражданина

Восстановление трудовой книжки при утере ее работодателем или в результате чрезвычайной ситуации

В случаях, когда вина в утрате трудовой книжки работника лежит на работодателе, он обязан сам восстановить этот документ, не возлагая на работника сбор подтверждающих документов.

Порядок действий по оформлению дубликата общий.

Но от работника тут не требуется написания заявления об оформлении дубликата утраченной трудовой книжки.

Как восстановить трудовую книжку, если ликвидировано предприятие (организация), где прежде трудился работник

Это, пожалуй, самая сложная ситуация, ведь при ней придется искать правопреемника ликвидированного юридического лица либо ходить по различным архивам в поиске документов.

Итогом этого должны стать либо документы-первоисточники (их заверенные копии), упоминавшиеся выше, либо архивные справки.

Запрос в архив оформляется в виде заявления в свободной форме на имя директора. Там должны быть указаны следующие данные:

  • ФИО заявителя;
  • интересующий период;
  • суть запроса и цель, для которой запрашивается информация;
  • контактные данные заявителя (адрес и телефон).

Единого утвержденного образца архивной справки для восстановления трудовой книжки не существует.

Скачать образец архивной справки для восстановления трудовой книжки

Разумеется, только надлежаще заверенная подписью и печатью организации справка будет являться основанием для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки.

Возможно ли восстановить трудовую книжку по ее копии

Часто на практике возникает вопрос, можно ли и как восстановить трудовую книжку, если есть ее ксерокопия.

Из Правил и Инструкции однозначно следует, что ксерокопия, пусть даже она заверена подписью должностного лица и печатью работодателя, не может являться основанием для заполнения дубликата, поскольку не обладает должной юридической силой.

Но польза от такой копии трудовой, безусловно, может быть: в процессе восстановления не будут пропущены прежние места работы и должности гражданина, и по отраженным в ксерокопии реквизитам приказов (распоряжений) их будет проще отыскать.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ

Строго говоря, ПФ РФ в восстановлении утраченной трудовой книжки участия не принимает, он может лишь подтвердить уплату пенсионных взносов работником, а также его трудовой (ныне страховой) стаж. А это косвенно подтверждает факт его работы в определенный период у конкретного работодателя, но не более.

Иными сведениями, необходимыми для заполнения дубликата (о должности, на которую принимался работник, переводе на другую постоянную работу, дате и основании увольнения, сведениях о награждениях, наконец, приказах, послуживших основанием для внесения записей в трудовую книжку), ПФ не обладает. Следовательно, справок — оснований для записей в дубликат трудовой книжки ПФ РФ выдавать не может.

Тем не менее наличие в Пенсионном Фонде информация о страховом стаже работника делает в некоторых случаях нецелесообразным само восстановление трудовой книжки после ее утери.

Речь идет о ситуациях, когда работник начал свою трудовую деятельность после 2002 года (именно тогда началась регистрация граждан в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования), до этого времени факт работы подтверждался только записями в трудовых книжках, трудовыми договорами и др. бумажными документами.

В подобных случаях не возникает проблем с тем, как восстановить страховой стаж при утере трудовой книжки.

Однако не стоит забывать, что записи в трудовой книжке имеют значение не столько для социального страхования или пенсионного обеспечения в далеком будущем, но и для подтверждения опыта работы по конкретной специальности (профессии) при трудоустройстве в данный момент. Поэтому трудовые книжки восстанавливают и довольно молодые работники, имеющие важную для их карьеры информацию в этом утраченном документе.

Заявление на восстановление трудовой книжки

Такое заявление работника имеет первостепенное значение для старта оформления дубликата: им работодатель одновременно извещается об утере трудовой книжки и необходимости в 15-днев ный срок подготовить фактически новую трудовую книжку работника.

Скачать образец заявления об оформлении дубликата трудовой книжки взамен утерянной

Дубликат трудовой книжки: образец заполнения 2019

Статьи по теме

Утрата трудовой книжки возможна по самым разным причинам. Отчаиваться не стоит, утраченные данные возможно внести в дубликат. Читайте о том, как его оформить, скачайте образец документа.

Читайте в нашей статье:

Как оформить дубликат трудовой книжки после ее утери

Оформление дубликата трудовой книжки в 2019 году – процедура непростая и трудоемкая, требующая особой внимательности. Общие ее правила прописаны в Постановлении Правительства РФ №225 от 16.04.2003 г. Алгоритм действий таков:

Шаг 1. Обнаружив, что трудовая книжка пропала или пришла в негодность, ее владелец подает своему работодателю заявление об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утратой.

Скачать документы из статьи:

Шаг 2. Наниматель обязан принять прошение, если заявитель является его действующим сотрудником или уволенным, но пока не трудоустроившимся. Заявление регистрируется в книге учета.

Шаг 3. Если это прописано в ЛНА, руководитель в ответ на заявление издает приказ о выдаче дубликата. Если нет, этот шаг можно пропустить и начать процедуру восстановления сразу вслед за заявкой.

Шаг 4. Необходимо собрать документальные подтверждения стажа. Эта обязанность, как уже упоминалось, возлагается на виновника утери/порчи формуляра. Тем не менее, даже если владелец книжки сам ее потерял или испортил, предприятие обязано ему помочь, предоставив перечень нужных документов и подготовив все имеющиеся подтверждения, касающиеся его работы на данном конкретном предприятии:

  • личное дело;
  • трудовые договора;
  • заверенные копии приказов или выписок из них;
  • копии трудовой;
  • справки, доказывающие факты и периоды трудоустройства;
  • документы о награждении.

Подойдут и сохранившиеся остатки испорченной книжки, а идеальным вариантом станет заверенная копия документа, сделанная заранее.

Компания обязана хранить кадровые документы. Если работник, ГИТ или суд потребуют документы, а вы не сможете их предоставить, компанию оштрафуют, а процедуру отменят. Чтобы этого не произошло, разберем, какие документы можно дублировать и как поступить, если восстановить их нельзя.

Шаг 5. Помимо подтверждений с текущего места работы, нужно собрать такие же бумаги со всех прежних мест трудоустройства.

Шаг 6. Если по каким-то причинам не представляется возможным получить нужные подтверждения со всех или некоторых мест работы, можно попытаться восстановить их через ПФ или через архив (выдают в качестве основания справки). В особо сложных случаях сведения о трудовом стаже приходится подтверждать в суде (выдает в качестве основания решение суда).

Шаг 7. Когда вся документация, подтверждающая стаж, собрана, заявитель передает ее в отдел кадров своего действующего (или последнего) нанимателя. На основании представленных сведений ответственный сотрудник заполняет бланк дубликата.

Шаг 8. Законом на восстановление формуляра положено 15 рабочих дней с момента подачи прошения.

Шаг 9. В книге движения ТК отмечается выдача под роспись получателя.

Плата за выдачу

Все затраты, связанные с покупкой нового бланка трудовой книжки, ложатся на работодателя, если утрата произошла по его вине, в противном случае, за приобретение бланка должен будет платить сотрудник. Сама процедура оформления является полностью бесплатной.

Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки

Распоряжение о выдаче дубликата не предусмотрено законодательством, также как и приказ о выдаче трудовой при приеме на работу. Оно оформляется только в случае регулирующего его наличие ЛНА работодателя.

Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки составляется в свободной форме. В качестве основания указывается заявление сотрудника и назначаются ответственные за выполнение.

Как заполнить дубликат

Первое и главное правило заполнения дубликата трудовой книжки в 2019 году: в него заносится только официально подтвержденная информация! Если какие-то сведения не имеют документальных доказательств, вносить их в формуляр нельзя, даже если они кажутся правдоподобными. В идеале копия должна полностью соответствовать утраченному оригиналу. Оформляется документ на обычном бланке трудовой книжки. Правила заполнения дубликата аналогичны оформлению трудовой, но есть некоторые нюансы. Порядок следующий:

Шаг 1. На новом бланке чуть выше оглавления документа от руки вносится надпись «дубликат».

Шаг 2. Заполняется титульный лист, проставляются соответствующие подписи и печать. Если в старом формуляре было исправление фамилии при официальной ее смене, то в восстановленном документе прописывается новая (на основании соответствующего свидетельства).

Шаг 3. Основная часть. На первых строках, без проставления порядковой нумерации, указывается полный подтвержденный стаж сотрудника до

Шаг 4. Далее начинается нумерация событий, которые записываются в хронологическом порядке. Здесь нужно обратить внимание на отличие от порядка внесения записей в оригинал. Если в исходном документе названия организаций выносятся в шапку, а нумерация касается только событий (прием, перевод, увольнение), то в дубликате фиксируются только сами факты в формате «принят на должность электромонтера в ПАО МОЭСК», «переведен на должность инженера по наладке оборудования» и т.п.

Шаг 5. Напротив каждого события проставляются реквизиты документа-основания.

Шаг 6. Каждая запись, даже о тех событиях, которые происходили с работником на других местах работы, заверяется печатью организации, занимающейся восстановлением документа и подписью ее руководителя.

Шаг 7. Если в свое время сотруднику был выдан вкладыш, то, скорее всего, он также был утерян вместе с основным документом. Поэтому по вкладышу тоже оформляется дубликат на тех же основания, что и по трудовой.

Шаг 8. Если в процессе заполнения была допущена ошибка, целесообразно списать бланк, составив соответствующий акт, и начать новый.

Ваш идеальный документ

Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

В каких случаях требуется дубликат

При утере в первую очередь надо выяснить, чья это вина, но в любом случае восстановить потерянную трудовую книжку можно. Если виноват в инциденте владелец книжки, то ему следует обратиться за дубликатом к своему действующему или, если человек безработный, к последнему работодателю.

Мероприятиями по сбору документов он занимается самостоятельно, а также оплачивает из своих средств покупку нового бланка, на предприятии лишь проводят процедуру заполнения формуляра и заверяют его. Доказать, что обладатель книжки сам потерял ее, несложно. Документ выдается на руки только при увольнении или при подаче его в ПФ, причем исключительно под расписку владельца книжки.

Утеря книжек по вине работодателя происходит редко, поскольку руководитель несет личную ответственность за их сохранность, и подходит к этому вопросу максимально серьезно. Если все же документ утерян, всю процедуру оформления дубликата компания берет на себя – от сбора документов до закупки нового бланка.

Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.

Может трудовая и прийти в негодность – порваться, обгореть, намокнуть, вследствие чего данные, содержащиеся в ней, теряются или становятся нечитаемыми. Если хотя бы часть их сохранилась, желательно сделать копию документа, это облегчит оформление дубликата. Также к понятию «негодность» можно отнести случаи внесения ошибочных или недействительных данных, неправильный формат исправлений, в результате которых записи в документе стали путаными и непонятными.

Массовая утрата предприятием трудовых книжек может произойти в результате ЧП – пожара, стихийного бедствия и т.п. Численность персонала может быть достаточно большой, поэтому для массового восстановления документов требуется создание специальной комиссии, которая определяет стаж каждого сотрудника, лишившегося книжки. По результатам работы комиссии составляется акт, на основании которого инициируется процесс оформления дубликатов. На компанию возлагаются и расходы, связанные с покупкой бланков.

Что делать, если утерян дубликат

Алгоритм повторного оформления полностью идентичен получению первого дубликата.

Дубликат трудовой книжки: как заполнить в 2019 году

Основным документом, подтверждающим наличие у человека опыта работы, можно считать трудовую книжку. При утрате можно сделать дубликат трудовой книжки. Образец заполнения в 2019 году остался прежним. Рассмотрим, какие есть правила в отношении дубликата книжки.

Как получить дубликат трудовой книжки при утере

Любое трудоустройство сопровождает предъявление в отдел кадров ряда документов, среди которых есть и трудовая книжка. Она содержит обобщенные сведения о предыдущей деятельности соискателя. Исключением выступает лишь взятие на работу совместителей. Для них записи в трудовую вносят по желанию.

При отсутствии трудовой вообще работодатель оформляет этот документ с нуля, если прежде человек нигде не работал. Либо заполняет дубликат трудовой книжки при утере ее сотрудником.

Если перед началом очередной трудовой деятельности документ отсутствует, руководству необходимо потребовать с работника объяснение в письменном виде с указанием причин.

Соискатель вправе восстановить утерянный документ. Для этого может потребоваться:

  1. Изначально необходимо заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. С ним следует обратиться на прежнее место занятости.
  2. Предыдущий работодатель формирует всю доступную информацию об общем стаже, полученных поощрениях, периоде работы и вносит соответствующие записи не позднее 15-ти рабочих дней.
  3. Если трудовая деятельность имела ранее место у нескольких нанимателей, то образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере должен соответствовать реальным фактам. Данные вносят на основании справок и иных документов. Иногда можно воспользоваться даже показаниями свидетелей о наличии стажа. А при факте ликвидации предприятия требуемую информацию обычно ищут в местных архивах.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки

Каждый сотрудник предоставляет свою трудовую при устройстве на вакансию. Книжку хранит кадровый отдел организации на протяжении полного периода занятости у данного работодателя. При этом в исключительных случаях допустима выдача книжки сотруднику лично под расписку по усмотрению руководства. Как правило, оригинал книжки требуют сотрудники ПФР.

Так кто выдает дубликат трудовой книжки при утере? Последний работодатель обязан оформить бланк заново, если соискатель после него не вел трудовую деятельность и потерял книжку. На новом же месте есть возможность получить только чистую трудовую книжку.

Нередко документ утерян или приходит в негодность по вине самого сотрудника. В таких случаях обращаются на прежнее место трудоустройства за оформлением дубликата трудовой книжки.

Иногда книжка пропадает по вине руководства или в результате стихийных бедствий, катастроф, по иным причинам. Тогда ответственным за корректный пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере становится виновный работодатель. В его обязанности входит восстановление документа по заявлению работника.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Вслед за обращением бывшего сотрудника за выдачей дубликата утерянного документа закон дает руководству 15 рабочих дней для восстановления книжки. При этом изначально потребуется получить письменное прошение сотрудника. Единой обязательной формы для такого обращения нет. Поэтому совсем не трудно составить заявление на выдачу дубликата трудовой книжки. Образец может быть выполнен в произвольной форме.

Заносить информацию в восстановленный документ допустимо лишь на основании подтверждающих справок, лицевых счетов, выписок из приказов, зарплатных ведомостей и прочих аналогичных источников. А при предъявлении работником дополнительной информации о стаже может потребоваться уточнение этого. В целом образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам совпадает с общими принципами оформления этого документа.

Бывает и так, что предприятия, где ранее трудился сотрудник, уже давно ликвидированы. Тогда возникает необходимость обращения в архивные службы за получением дополнительной информации. Работодателю следует оказать содействие своему сотруднику в этом.

Кроме того, оформлению дубликата трудовой книжки по образцу может предшествовать создание особой комиссии из чиновников и работодателей. Делают это в случае непредвиденных бедствий и т. п. Комиссия собирает информацию о работнике: стаже, должности, периоде исполнения трудовых обязанностей. Она также привлекает сведения о стаже их других организаций.

В состав комиссии, по итогам деятельности которой нужно сгенерировать образец оформления дубликата трудовой книжки по справкам, могут входить руководители подразделений, представители профсоюзов и прочие заинтересованные лица.

Установление факта работы допустимо на основе показаний не менее 2-х свидетелей.

По результатам проведенных исследований составляют акт, содержащий необходимые сведения о стаже. В итоге выдачу дубликата трудовой книжки сопровождает использование полученной информации.

При невозможности получения сведений об опыте работы иным путем допустимо установление стажа и в судебном порядке.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Используя полученные данные, работодатель вносит соответствующие записи. Среди них могут быть и сведения об имеющихся трудовых наградах. Если документы не содержат все требуемые показатели, то заносят лишь имеющиеся сведения. Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере следующий:

1 Указывают общий стаж работы, который есть у сотрудника до поступления к работодателю, ответственному за выдачу дубликата.
2 В первой графе проставляют порядковый номер записи. Как правило, это – № 1.
3 Графа 2 содержит сведения о дате события.
4 В графу 3 заносят информацию о занимаемой должности. Данные о работодателях в дубликате трудовой книжки приводят после указания даты (в отличие от оригинала). Затем действует общий порядок: наименование места работы предшествует данным графы 2.
5 Перечисляют документы, сведения которых позволили внести запись о работе, стаже.

Помимо данных о приеме на работу, следует указывать информацию об увольнениях. Образец, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки в этом случае полностью соответствует приведенному выше алгоритму.

После внесения в продублированный документ данных о местах работы и отражении продолжительности стажа наниматель, согласно требованиям законодательства, снимает копии со всех предоставленных справок, приказов и прочих документов, возвращая оригиналы владельцу книжки. Те же действия проводят и при необходимости оформить дубликат вкладыша в трудовую книжку.

Если записи в трудовую были занесены работодателем неправильно, допустимо просто заменить документ, продублировав данные и исправив некорректные сведения.

Выдачу дубликата восстановленного документа фиксируют в книге по учету движения трудовых книжек. С указанием даты этого события и подписи самого работника.

На нашем сайте бланк этой книги можно скачать здесь.

Теперь вы знаете, как оформить дубликат трудовой книжки по образцу 2019-го года. Процедура особой сложности не представляет. Достаточно иметь заявление сотрудника и внести требуемые сведения в новый бланк с пометкой «дубликат».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Образец дубликата трудовой книжки, а также образец заполнения сведений о работе

Часто мы что-то теряем. Это связано с различными жизненными факторами.

Например, кто-то по чистой случайности выронил из рук ключи, оставил в метро сотовый телефон. Что-то у нас крадут. Кошелек из сумочки, шарфик из рукава, а раздевалке, ценные вещи. Но иногда наша невнимательность приводит нас к тому, что мы теряем не только любимые, дорогие и ценные вещи, но и важные документы, утеря которых грозит нам различного рода проблемами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

Общая информация

Наверняка многие теряли или слышали от знакомых об утере паспорта гражданина нашей страны. Конечно ситуация не из приятных, но согласитесь, паспорт можно восстановить так как вся информация содержащаяся в нем хранится в отделении УФМС.

По-другому же обстоит вопрос с восстановлением трудовых книжек. Если потерял трудовую книжку, как завести новую и какие записи делать? Как правильно заполнить новую трудовую книжку если старая утеряна?

Это значит, что при ее утере практически невозможно должным образом восстановить всю содержащуюся в них информацию. Как бы это ни было печально, но такие ситуации случаются достаточно часто.

Кто-то теряет трудовую самостоятельно, у кого-то она пропадает в архиве организации.

Так или иначе, но если подобная ситуация произошла, в срочном порядке необходима новая трудовая книжка взамен утерянной.

Так же часто возникает вопрос, если закончилась трудовая книжка, как начать новую? Попытаемся ответить на эти вопросы в нашей статье. Итак, как правильно оформить новую трудовую книжку?

Можно ли завести новую, если потерял старую?

Как завести новую трудовую книжку? Если вы потеряли трудовую книжку то, конечно же, встает вопрос как оформить дубликат трудовой книжки после её утери?

К сожалению, осуществлять трудовую официальную деятельность в нашей стране имеют право только граждане, которые имеют трудовую книжку.

Поэтому вам необходимо получить, но не трудовую книжку, а ее дубликат.

Часто бывает так, что трудовая книжка становится объектом потери, но по закону у работника может быть лишь один трудовой документ. Это значит, что работник получает на руки не трудовую книжку, а ее дубликат.

Законодатель разрешает получить дубликат трудовой книжки при утере, но предупреждает, что его выдачей также должен заниматься именно работодатель, а не работник. Поэтому оформление новой трудовой книжки (образец мы приводим ниже) лежит на плечах работников отдела кадров предприятия.

Как выглядит дубликат трудовой книжки (фото):

Когда выдается дубликат?

Попробуем разобраться, в каких случаях выдается, и где взять дубликат трудовой книжки.

При утере

Если утеряна трудовая книжка, могут ли выписать новую? Потеря трудовой книжки конечно печальное событие. Заполнение дубликата трудовой книжки при утере осложняется тем, что вы не видите перед собой даже кусочка старой трудовой, а значит, не можете восстановить хотя бы частично все ваши записи.

Как оформить дубликат трудовой книжки после её утери (пример):

При порче

Если трудовая книжка испорчена, при этом совсем неважно, каким образом это произошло, если записи нечитаемы, то работник также должен задуматься о получении дубликата.

Испорченная трудовая книжка равносильно утерянной, ведь информация с нее становится также недоступной для людей.

При массовой утрате работодателем

Если по каким-то причинам трудовые книжки были утрачены и не по вине работника, а по вине непосредственного работодателя– это знак того, что на плечи работодателя ложится ответственность за их восстановление. Утрата книжек может произойти как по вине работодателя, так и по вине обстоятельств от него не зависящих.

Как поменять трудовую, если она закончилась?

Если закончилась трудовая книжка, что делать и как начать новую? В этом случае нет нужды в том чтобы заводить дубликат.

Другие случаи

Если в трудовую книжку некорректно внесли записи о работнике, а также в ней появились записи не имеющие отношения к трудовой – происходит замена трудовой книжки.

Ее следует менять на дубликат. Тоже самое касается порчи трудовой в виде неправильной постановки печати. Оформление дубликата трудовой книжки происходит по последнему месту работы.

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки

Выдача дубликата трудовой книжки при утере происходит на основании заявления.

Образец заявления на восстановление трудовой книжки вы найдете в нашей статье.

Заявление на дубликат трудовой книжки подается от имени работника на имя работодателя или непосредственно организации.

В заявлении в первую очередь указывается основание, по которому была утрачена трудовая, а потом излагается просьба. Ставится непосредственная дата написания заявления и подпись работника. Можно печатать на компьютере или написать от руки понятным почерком.

Кому писать заявление?

Заявление пишется на имя работодателя или на имя самой организации. Но в написании заявления нельзя обращаться к сотрудникам отдела кадров. Как правило, в шапке пишется информация о работодателе, а именно его фамилия имя и отчество, а также название организации и ее непосредственные контакты.

Как правильно написать?

Правильно написанное заявление о выдаче новой трудовой книжки содержит в себе контактную информацию, причину утери, подпись и просьбу о выдаче дубликата. Если в организации есть специальный бланк для этого – воспользуйтесь им.

Заявление должно быть написано максимально грамотно. Практически недопустимо оставление ошибок в заявлении. Также нежелательно наличие в заявлении зачеркиваний.

Написано заявление, как и любой другой документ, может быть от руки или же напечатано на компьютере, однако печать и подпись должны быть проставлены индивидуально на каждом заявлении самим работодателем.

Текст заявления должен быть максимально кратким и четким. Не допускается наличие так называемой воды в описании ситуации.

Требуется четкое изложение фактов.

Образец заявления на дубликат трудовой книжки:

Приказ о выдаче дубликата

Если работодатель согласен с заявлением, он готовит выдачу дубликата. Для этого по организации издается соответствующий приказ, согласно которому работнику разрешают выдачу дубликата. Приказ обязателен для издания и предоставляется на ознакомление не только работникам отдела кадров, но и всем работникам организации.

Приказ имеет свой четный номер. Номер ставится в зависимости от количества опубликованных приказов в этом году.

Также не стоит забывать, что приказ может быть написан только на компьютере. Рукописное издание приказа не допускается.

Приказ должен содержать основные тезисы, которые бы закрепляли возможность выдачи дубликата трудовой книжки.

Приказ должен висеть на самом видном месте организации, где каждый может иметь возможность для ознакомления. Если же такое место отсутствует, то приказ просто на просто подается каждому гражданину для прочтения. Если не делать подобных действий выдача приказа является недействительной от начала до конца.

Срок выдачи

Дубликат трудовой книжки выдается в ближайшие дни после подачи и принятия заявления, но по факту срок выдачи дубликата трудовой книжки согласно законодательству — пятнадцать календарных дней. В этот срок необходимо уложится в вопросе выдачи дубликата.

Сотрудники отдела кадров знают как оформить дубликат трудовой книжки, образец мы приводим ниже.

Заполнение новой трудовой

Как заполнить дубликат трудовой книжки? Правила заполнения дубликата трудовой книжки прописаны в разделе 7. Постановления Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» №69 от 10 октября 2003 г.

Рассмотрим подробнее как правильно оформить дубликат трудовой книжки.

Как оформляется?

Итак, как сделать дубликат трудовой книжки?

Оформление дубликата происходит точно также как и трудовой.

Ставятся инициалы работника, ставятся печати организации и пишется вся необходимая информация.

По возможности попытайтесь восстановить все записи которые были в трудовой.

Это законодательно установлено и пока ГОСзнаком не придумана альтернатива таким документам при выдачи их дубликатов.

Какие записи необходимо сделать?

В трудовой книжке по возможности нужно восстановить все записи. Для этого необходимо обратиться ко всем бывшим работодателям. В противном случае, если восстановление невозможно – сами не думайте писать записи о своей прошлой работе.

Дубликат трудовой книжки должен оформляться с такой же аккуратностью, что и трудовая книжка. Если быть точными, то все правила, характерные для заполнения трудовой, то есть аккуратность, грамотность и последовательность также характерны и для заполнения дубликата.

Оформление дубликата трудовой книжки (образец):

Какая вноситься запись выдаче дубликата?

Однако дубликат должен быть подписан как дубликат, чтобы ни у кого не возникло путаницы из-за мыслей, что это оригинал. На титульном листе сотрудником отдела кадров большими буквами пишется слово «Дубликат».

Образец трудовой книжки (дубликата):


Запись в дубликат трудовой книжки должна быть выполнена соответствующим образом, однако практика насчитывает разные способы написания подобной фразы. Можно поставить слово дубликат и указать дату его выдачи, а можно написать фразу «дубликат выдан такого то числа» и это также будет считаться верной записью.

Дубликат трудовой книжки (образец заполнения):

Что делать, если старая трудовая закончилась?

Можно ли завести новую трудовую книжку, если старая закончилась? В этом случае в старую трудовую книжку сотрудник отдела кадров вставляет новые бланки на которых продолжают осуществляться записи.

Если нет возможности вставить бланк в трудовую, то нужно заменить трудовую книжку. Для этого все данные с титульного листа и все данные из трудового бланка переносятся в новый документ.

Если нет возможности восстановить все записи – сделайте их ксерокопии.

Они понадобятся во время обращения в пенсионный фонд.

Если трудовая книжка была закончена, то в новой трудовой пишется фраза: «трудовая книжка выдана в замен утраченной» и ставится соответствующая дата. Также ставит запись сотрудник отдела кадров.

Можно ли избавиться от трудовой?

У некоторых возникает вопрос: «Можно ли выкинуть трудовую книжку и завести новую?» Если потерял трудовую книжку и завел новую — это стандартная ситуация. Но вот выкидывать трудовую книжку нельзя. То что вы сами стали причиной утраты документа тем более умышленно ведет к наложению на вас административного наказания в виде штрафа.

Полезное видео

Как завести новую трудовую книжку при утере, смотрите в видео ниже.

Заключение

Трудовая книжка – это очень важный и нужный документ. Оформление дубликата трудовой книжки при утере зачастую может быть невозможным, если не удастся восстановить информацию из нее.

Поэтому, даже зная как сделать новую трудовую книжку, необходимо следить за самим документом, ведь всякое может происходить, но именно ваша трудовая является абсолютным гарантом выплаты вашей будущей пенсии. Поэтому берегите свой стаж и документ, в котором он заключен.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-47 (Москва)
+7 (812) 467-40-53 (Санкт-Петербург)

Источники:
http://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/dublikat.html
http://www.kdelo.ru/art/384430-dublikat-trudovoy-knijki-19-m3
http://glavkniga.ru/situations/s503075
http://www.pro-personal.ru/article/1098035-18-m8-dublikat-trudovoy-knijki-obrazets-zapolneniya-2019
http://buhguru.com/kadrovaya-rabota/dublikat-tk-2.html
http://naim.guru/trudovaya-knijka/vosstanovlenie/obrazets-zapolneniya-dublikata.html
http://mageric-region.ru/trudovoe-pravo/4408-odnovremennoe-vladenie-i-ispolzovanie-dvukh-trudovykh-knizhek-vozmozhnosti-i-posledstviya.html

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Ссылка на основную публикацию