Порядок заверения копии трудовой книжки по новым правилам . Образец трудовой книжки, заверенной по новым правилам

Содержание

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Как заверять копии трудовых книжек по новым правилам

Для чего нужна копия

Подтвердить трудоустройство придется при обращении в службы социальной поддержки при оформлении субсидий и пособий или в ПФР. Банки просят подтверждение, чтобы принять решение о выдаче кредита или ипотеки. Подтверждает стаж работы и факт трудоустройства образец заверения копии трудовой книжки.

Если вы работаете, то заверенную копию сделает сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, юрист или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы. Для безработных подлинность подтвердит нотариус (за деньги).

Где прописан порядок заверения

В 2019 году применяется новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, который устанавливает правила оформления документов и образец, как заверить копию трудовой книжки в 2019 году. Процедура заверения копии трудовой достаточно проста.

Шаг 1. Снять копии со всех заполненных листов.

Шаг 2. На каждом поставить запись «верно», указать ФИО лица, осуществившего запись, и дату.

Вот образец, как заверить трудовую книжку «Работает по настоящее время».

Так выглядит образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем, чтобы предоставить в стороннюю организацию:

Что поменял ГОСТ Р 7.0.97-2016

Обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Основное отличие — особенности заверения будут зависеть от цели. Их две: для внутреннего обращения или для сторонней организации.

Рассмотрим первый вариант. Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам для внутреннего обращения, не изменилась. В копии по-прежнему указываются:

Если же сканкопия нужна для сторонней организации, новые правила заверения копии трудовой книжки отличается наличием дополнительной фразы, указывающей на место хранения документа в оригинале. Например, фраза звучит так: «Оригинал хранится в отделе кадров МУДО ДЮСШ Аллюр». Если бы речь шла не о трудкнижке, то по правилам следовало бы указать номер дела, в котором хранится подлинный экземпляр.

Так как с 2015 года акционерные общества и ООО не обязаны иметь печать, то и ставить ее на сканкопию необязательно. Если же печать имеется, то к ее расположению предъявляются определенные требования (согласно новому ГОСТу):

  • заверять необходимо только печатью организации;
  • она не должна перекрывать подпись заверившего лица;
  • не должна захватывать подпись удостоверяющего;
  • может заходить на наименование должности, если не хватает места;
  • должна ставиться в специально отведенное место в пометкой МП — «Место печати» (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Способы заверить копию трудовой книжки

Существуют два варианта сделать образец заверения трудовой книжки с 2019 года:

Те, кто работает, обращаются с заявлением в отдел кадров, где хранится оригинал. Выдать ксерокопию вправе и бухгалтер, если в его зоне ответственности ведение кадрового документооборота. Это часто случается в небольших организациях, где отсутствует отдел кадров. Скан трудкнижки выдадут в течение трех дней после подачи заявления. Отказать не имеют права.

Если же человек временно не работает, то ему следует обратиться к нотариусу. Понадобится предъявить паспорт и саму трудкнижку. Нотариус сам отксерокопирует нужные страницы, проставит на них печати и подписи.

Сколько действует копия

Как правило, заверенная работодателем трудкнижка действительна в течение одного месяца. Если же копия заверена нотариально, то она действительна неограниченное время. Это правило и образец, как по новому заверить трудовую книжку, актуальны в 2019 году.

Имейте в виду, что если в оригинал внесли какие-то записи или изменения, то любой дубликат, в том числе и нотариальный, автоматически становится недействительным, независимо то того, когда заверена.

Частые ошибки

Одна из самых распространенных ошибок — печать организации захватывает текст и подпись кадровика. Это неправильно. Недопустимы ошибки, помарки или исправления. Если образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году, оформлен неправильно, то его не примут, так как посчитают недействительным. Чтобы исправить ошибку, придется заново отсканировать испорченные страницы и заверить их.

Порядок заверения трудовой книжки с 2019 года: образец заверенной копии

В трудовой книжке отражается вся информация о месте работы человека, а также о его предыдущем стаже. Поэтому такой документ достаточно часто требуется для предъявления в различных государственных и частных структурах. Однако храниться он должен у работодателя и выдача на руки оригинала может происходить только в исключительных случаях.

Во всех остальных ситуациях работодатель обязан выдать копию книжки, заверенную установленным образом. Я предприниматель, и поэтому мне часто приходится выдавать подобные документы. Поэтому в этой статье я расскажу вам, как должна выглядеть заверенная копия в текущем году.

Законодательство

Каждый работодатель должен знать, что книжки его сотрудников обязаны храниться у него. И он несете полную ответственность за них. Выдача книжек работникам строго регламентируется Трудовым законодательством, а именно ст.62. В ней сказано, что предоставить оригинал допускается только в случае необходимости его подачи в Соцстрах. А сотрудник, получивший ее на руки из Соцстраха, обязан вернуть работодателю ее не позднее 3 дней. Во всех остальных случаях должна выдаваться копия или выписка книжки.

В случае утери оригинала, работодатель обязан выдать его дубликат, внеся в него все сведения, которые были указаны в книжке. Однако не всегда бывает просто восстановить записи от других работодателей, так как потребуется документальное подтверждение их наличия. При отсутствии таких доказательств работодатель может только вписать имеющиеся у него сведения и общее количество трудовых лет.

За несоблюдение правил хранения книжки на работодателя и организацию может быть наложен штраф. Для должностного лица он составит не более 5 тысяч рублей, а для организации 30-50 тысяч рублей.

Поэтому чтобы избежать данной меры ответственности, документы должны храниться в сейфе в архивном порядке.

Порядок заверения

При создании копий надо начинать с первого листа книжки, где содержатся основные сведения о ее владельце. Затем копируются все страницы с записями. Последним должен быть лист с записью данного работодателя. Далее необходимо заверить сделанные копии специально предусмотренным способом. Существуют 2 основных варианта:

  1. Можно заверять каждый лист по отдельности.
  2. Можно скрепить все копии, пронумеровав предварительно каждую из них. И заверить сшитый документ.

Удобнее использовать второй способ, так как в этом случае потребуется поставить заверение только в одном месте. В случае использования первого способа, заверять придется каждую сделанную копию.

Порядок заверения будет следующий:

  1. Пишем «Верно» или «Копия верна». Обе этих формулировки можно использовать по своему усмотрению.
  2. Указываем свою должность, ФИО и подпись. Право на заверение имеют не все сотрудники, поэтому это должны делать только уполномоченные люди.
  3. Ставим печать организации, если компания ее использует. В тех случаях, когда печать отсутствует у работодателя, надо написать фразу «Верить без печати».
  4. Указываем дату.

Данную запись надо делать на каждой странице и на каждом обороте листа, если вы сделали копию с двух сторон. Аналогичным образом заполняются и прошитые копии в один документ. Но помимо этого еще потребуется указать общее количество страниц в этом документе. Нумеруется каждый лист, где есть копия.

На одном из листов обязательно надо сделать запись, что человек работает по сегодняшний день. Обычно эту надпись делают там, где сделана копия последней записи в книжке. Если все копии прошиты в один документ, то такую надпись делают на том же листе, где и осуществляется заверение.

Право на оформление копий и их заверение имеют следующие лица:

  • руководитель организации;
  • сотрудник кадрового отдела;
  • сам предприниматель;
  • бухгалтер.

Иные лица не могут указывать свою должность и ставить подписи. В противном случае документ будет считаться недействительным.

Новые правила

Данный порядок заверения действовал до 1 июля. Но теперь действуют новые правила, которые обязательны для соблюдения каждым работодателем. Помимо всех вышеперечисленных требований, была введена новая обязательная надпись, без которой копия также будет считаться недействительной. Эта надпись должна содержать сведения о месте хранения оригинала книжки.

Здесь может быть указан просто сейф отдела кадров, бухгалтерии или номер личного дела сотрудника, где хранятся все его документы. Такая подпись делается в одном месте, там же где указывается, что человек работает до настоящего момента.

Частые ошибки

Порядок заверения копий в обязательном порядке должны знать все ответственные за это сотрудники. Но в то же время и каждый работник обязан проверить правильность составления выданного ему документа. Потому что именно ему придется несколько раз ходить в организацию, где требуется эта копия, если она будет заверена не правильно. При проверке заверенной копии обращайте внимание на следующие часто допускаемые ошибки:

  1. Не на всех листах стоит подпись заверяемого лица. Эта ситуация относится только к тем случаям, когда копии не сшиты в один документ.
  2. Не везде стоит штамп «Копия верна». Иногда сотрудник торопится и ставит штампы очень быстро. Поэтому есть риск того, что он пропустит одну, две страницы. Эта ошибка также относится только к не прошитым копиям.
  3. Сотрудник, заверивший копии, не имеет полномочий. Обращайте внимание, кто именно занимается заверением документов в вашей компании.
  4. Отсутствует надпись о том, что сотрудник продолжает работать. Это очень важная надпись без которой не понятно, до какого момента работал человек.
  5. Отсутствует новое требование о наличии информации о хранении подлинника книжки. Теперь без этой надписи копия книжки не принимается.
  6. Штамп печати предприятия проставлен на белом листе бумаги, не касаясь самой копии. Штамп должен задевать хотя бы частью сделанную копию.

Зная основные нюансы и частые ошибки, надо внимательно проверить выдаваемый документ. Также и сам сотрудник должен обратить внимание на то, как заверена копия, и все ли страницы книжки отксерокопированы. Более подробно об этом можете узнать из представленного видео.

Необходимость в копии

Ситуаций, когда требуется данный документ, бывает очень много. Помните, что если вы официально трудоустроены, никто не имеет права требовать от вас оригинал книжки, кроме Соцстраха. Во всех случаях вы можете предоставить только заверенную копию. Для ее получения на крупных предприятиях обычно требуется написать письменное заявление. В небольших организациях можно сделать устный запрос. Выдать копию вам обязаны в течение 3 дней.

Копия может потребоваться:

  • при обращении в кредитную организацию;
  • при трудоустройстве на дополнительную работу;
  • при оформлении льгот, пособий;
  • при получении визы для поездки в другую страну.

Также такая копия может пригодиться и в других различных ситуациях. На основании предоставленного документа можно выяснить следующие сведения о человеке:

  1. Его общий стаж. В зависимости от количества лет работы можно определить, на сколько человек опытный и привык работать.
  2. Количество мест работы. Если работник часто меняет должности, организации, это говорит о том, что он не постоянен. Данные сведения обычно плохо сказываются при приеме на работу или выдаче кредита.
  3. Занимаемые должности. Эти сведения могут свидетельствовать об определенном уровне дохода человека, а также о его профессионализме. Если человек поднялся вверх по карьерной лестнице, то он будет вызывать большее доверие у банка.
  4. Причины увольнения. В каждом случае, когда человек меняет место работы, указывается причина, по которой он ушел. Бывают ситуации, когда это происходит не по желанию сотрудника, а по причине его халатного отношения к работе. Такая запись не пойдет на пользу работнику.

Анализируя трудовую деятельность человека, можно легко составить картину его жизни. Постоянные ответственные люди обычно редко меняют работу. А люди, находящиеся в поиске себя, как работника, обычно не задерживаются в рабочем коллективе надолго.

Как заверить копию трудовой книжки в 2019 году

Копия трудовой книжки: срок и порядок выдачи

Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек (см. также п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:

  • для должностного лица — предупреждение или штраф 1000–5000 руб.;
  • организации — штраф 30 000–50 000 руб.;
  • ИП — штраф 1000–5000 руб.

Если нарушение повторится, суммы возрастут:

  • для должностного лица — штраф 10 000–20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до трех;
  • организации — штраф 50 000–70 000 руб.;
  • ИП — штраф 10 000–20 000 руб.

Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу

Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.

Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):

Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.

Должность Подпись Расшифровка

Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:

  1. Это многостраничная копия. Поэтому заверительную надпись нужно делать на каждой странице.
  2. На последней странице обязательно нужно написать «Работает по настоящее время» и указать дату выдачи копии. Как правильно делать эту надпись, смотрите на нашем образце.
  3. Оригинал трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, поэтому указать номер дела не получится. Это не страшно — запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО “ХХХ”».

Сколько действительна копия трудовой книжки

Закон срок годности копий документов не регламентирует. Однако нужно иметь в виду, что копия трудовой книжки может строго соответствовать подлиннику только на момент ее оформления. Это документ, который в любое время может быть дополнен новой записью (о переводе, например). И тогда копия уже не будет актуальной. Если к этому моменту потребность работника в копии еще не удовлетворена, придется делать новый вариант.

Кроме того, срок действия копии трудовой книжки может быть установлен той организацией, куда ее будут представлять. Например, банки для кредита берут копии не старше одного месяца.

Образец выписки из трудовой книжки вы найдете здесь.

Заверение копий документов: новые правила

Упомянутые в статье старый и новый ГОСТы можно найти:

Делаем копии для внутреннего использования

Основное новшество состоит в том, что предъявляются разные требования к заверению в зависимости от цели изготовления копии документа (выписки из документа). Если вы делаете копию для себя (для внутреннего пользования), то заверяйте ее так же, как привыкли, по старому ГОСТу, то есть пишит е п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (далее — старый ГОСТ); п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (далее — новый ГОСТ) :

• наименование должности работника, заверившего копию документа, его подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия);

• дату заверения копии (выписки из документа).

Отметка о заверении, как и ранее, ставится под реквизитом «подпис ь» п. 5.26 нового ГОСТа ; п. 3.26 старого ГОСТа .

В отличие от старого ГОСТа, новый ГОСТ не обязывает проставлять печать при заверении копий для внутреннего пользования. Но никто не запрещает вам делать это, если так привычней — бумага с печатью смотрится более солидно.

Не нужно указывать и местонахождение подлинника, если копия «внутрення я» п. 5.26 нового ГОСТа . В старом ГОСТе, правда, также не было такого требования, однако оно есть в древнем советском Указ е п. 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X . Он применяется весьма условно, хотя и не отменен.

Чтобы было проще заверять копии, можно сделать специальный штамп, новый ГОСТ это разрешае т п. 5.26 нового ГОСТа .

Правила стандартизации применяются на добровольной основе, за исключением ГОСТов в сфере ПДД, оборонзаказа и иных сфер ограниченного доступ а пп. 1, 2 ст. 4, ст. 6, ч. 1 ст. 26 Закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ .

Для примера предположим, что вам нужно вывесить копию приказа на информационную доску организации для всеобщего ознакомления.

Приказ № 60

Об индексации заработной платы

В связи с повышением величины минимального размера оплаты труда в Российской Федерации и необходимостью обеспечить повышение уровня реального содержания заработной платы в соответствии с требованиями ст. 134 Трудового кодекса РФ

1. Проиндексировать заработную плату всех работников ООО «Рассвет» на 5,7% с 1 мая 2018 г.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Сергиенко И.Н.

Генеральный директор

Делаем копию для внешнего пользователя

Если вам нужно заверить копию документа для выдачи ее третьим лицам (в банк, работнику, контрагенту и т. д.), то к вышеназванным прибавляются еще два реквизита:

• указание на место, в котором хранится оригинал копируемого документа;

Отметим, что копии для внешнего пользования новый ГОСТ обязывает заверять именно печатью организации, тогда как по старым правилам можно было использовать и другие печати (например, отдела кадро в) п. 3.26 старого ГОСТа ; п. 5.26 нового ГОСТа .

Оттиск печати нужно ставить так, чтобы он не закрывал подпись лица, заверившего копию документ а п. 5.24 нового ГОСТа . Если у ООО в соответствии с уставом в принципе нет печати, то копия заверяется без нее. Аналогично заверяет копии и ИП, не использующий печать.

Покажем, как применяются новые правила, на примере заверения копии трудовой книжки.

Комментарий к документу

1 Строго говоря, новый ГОСТ требует писать так: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ____ за ____ год». Но если оригинал копируемого документа лежит не в папке с номером, а просто в шкафу или сейфе, то вариантов нет — указываем только название организации.

Изготавливаем многостраничные копии

Как заверять копии документов, которые состоят более чем из одного листа? На этот счет новый ГОСТ никаких правил не содержит. Поэтому можно исходить просто из деловой практики, а также из разъяснений Минфина.

Последние были даны в отношении налоговых документов, но в части заверения многостраничных документов актуальны и для остальных бума г Письмо Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 .

Итак, заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

• или отдельно заверить каждый лист копии;

• или прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Там же нужно указать количество листов. Это можно сделать, например, таким образом.

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

Инспектор отдела кадров

Подлинник документа находится в ООО «Рассвет» в деле № 3/к за 2016 г.

Сшивку нужно делать так, чтобы она:

• не мешала чтению каждого листа и снятию с него копии при необходимости;

• не расшивалась (не разваливалась) при изучении копии.

У налоговиков свои представления о правилах заверения и оформления бумажных копий документов, представляемых в ИФНС при проверках. Пока что они сформулированы только в Письмах Минфин а Письма Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 , от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 . Но уже есть проект приказа ФНС ( >02/08/02-18/00078469), в который эти правила почти полностью «переедут». Отметим, что указывать на местонахождение подлинников ни Письма, ни проект не требуют.

Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2018 года и как это было раньше

В настоящее время одним из ведущих регистров, в каком происходит фиксация даты поступления на работу и увольнения сотрудника, считается его трудовая. Этот документ относится к категории БСО, его нужно хранить в специальном защищенном месте в компании-работодателя. Однако периодически работающие обращаются с запросами на получение копии. Поэтому требуется знать, как заверить трудовую книжку по новым правилам в 2018 году.

Основные правила заверения трудовой книжки

При составлении копии и ее заверении надо руководствоваться порядком который был установлен действующими нормативами.

Основанием для выдачи копии трудовой является поданное сотрудником заявление в письменном виде. Исключение составляют только предприятия, отнесенные к малому бизнесу.

Им дано право выдавать копии этого документа по устному заявлению работника. Однако, для избежания проблем в будущем рекомендуется все же получать предварительно у сотрудника заявление.

Копировать необходимо все развороты, на которых есть записи. Делать копии надо с начального листа, где размещается информация о работающем, а заканчивать листом, на каком присутствует запись о текущем на данный момент приеме на работу.

Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку.

Далее указывается следующий по очередности номер записи, записывается текущая дата. Затем фиксируется следующая фраза: «Продолжает работать по настоящее время».

Подписать эту запись должен отдел кадров, при его отсутствии — главный бухгалтер или директор. При использовании печати – она должна присутствовать здесь.

Важно! Копия трудовой должна быть выдана сотруднику не позднее трех дней с момента поступления просьбы от него. Отдавать трудовую на руки сотруднику не следует, так как на весь этот период ответственность за сохранность бланка возлагается на руководство компании.

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года

Все выше перечисленные правила также существовали и до вступления ГОСТ Р 7.0.97-2016. Новый определяющий акт установил обязанность работодателя при заверении трудовой обязательно делать еще одну запись на последнем листе.

Такой порядок в текущее время является рекомендованным, то есть компания может применять его или использовать старую методику.

Однако, рекомендованный характер имеет ограничение по времени. Законодательством закреплено, что с 01 июля 2018 года все работодатели, как юрлица так и ИП, должны применять новый ГОСТ в строгом соответствии.

Главное отличие новых правил заключается в том, что теперь необходимо обязательно при заверении трудовой указывать, где хранится этот документ. Можно делать следующую отметку: «Подлинник трудовой хранится в сейфе отдела кадров [наименование работодателя]».

Для каких целей требуется заверять записи в трудовой

Чаще встречающимся органом, который запрашивает у гражданина предоставление копии своей трудовой, является банк, например, Сбербанк или иное кредитное учреждение.

Они чаще всего делают это при следующей необходимости:

  • Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
  • Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
  • Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
  • Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
  • Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет.

Несмотря на то, что приказ МВД отменил необходимость предоставления документа, многие отделы все равно продолжают его запрашивать. Незаконность этого решения можно будет оспорить только через суд.

Иногда копия трудовой необходима для получения визы на въезд в государство.

Иногда копию документа запрашивает кадровая служба компании, в которую осуществляется трудоустройство. Это особенно актуально, если поиск работы производится без прекращения действия договора на старом месте, а возможность показать подлинник отсутствует.

Благодаря копии новый работодатель сможет оценить предыдущие места работы и должности, как часто происходила смена работы, по какой причине проводились увольнения и т.д.

Образец заверения трудовой книжки

До 1 июля действует еще старый порядок по заверению копий этих бланков. Поэтому, не будет считаться ошибкой, если ответственное лицо выполнить процедуру без нововведений.

Рассмотрим образец заверения трудовой книжки, действующий до 1 июля 2018 года:

Инспектор отдела кадров

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года будут требовать, чтобы процедура происходила следующим образом:

КОПИЯ
№ записи Дата Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
Число Месяц Год
1 2 3 4
Общество с ограниченной ответственностью «Тюльпан» (ООО «Тюльпан»)
10 19 02 2018 Принят на должность инженера по безопасности Приказ №7-К от 19.02.2018
11 07 03 2018 Продолжает работать по настоящее время
Верно. Директор ООО «Тюльпан» Цветков А.А.
КОПИЯ
№ записи Дата Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
Число Месяц Год
1 2 3 4
Общество с ограниченной ответственностью «Тюльпан» (ООО «Тюльпан»)
10 14 08 2018 Принят на должность инженера по безопасности Приказ №54-К от 14.08.2018
11 16 10 2018 Продолжает работать по настоящее время
Верно. Директор ООО «Тюльпан» Цветков А.А. Цветков

16.10.2018

Оригинал документа хранится в сейфе отдела кадров ООО «Тюльпан»

Таким образом заверение трудовой будет выглядеть примерно так:

Основные ошибки

При заверении трудовых часто встречаются следующие ошибки:

  • Штамп «Копия» проставлен не на всех листах, а только на отдельных (например, первом и последнем);
  • На всех листах, кроме содержащего последнюю запись, не проставлена заверяющая надпись с оттиском печати;
  • На последнем листе копии не проставляется надпись «Работает по настоящее время»;
  • При заверении проставляется только подпись, без указания должности и личных данных ответственного работника;
  • Сотрудник, который производит заверение копии не обладает для этого необходимыми полномочиями (не имеет права подписи);
  • С 1 июля 2018 года будет ошибкой отсутствие ссылки на место хранения оригинала документа;
  • Оттиск печати на всех листах проставлен на «белой» части листа. Необходимо, чтобы он захватывал часть копии.

Выдавать ли сотруднику на руки трудовую книжку

Правила ведения трудовых закрепляют, что этот бланк нельзя выдавать работающему на руки, если он не увольняется, а прочит его для каких-то личных целей. Если после ее передачи работник ее потеряет или испортит, то его текущий работодатель по правилам обязан будет оформить ее полный дубликат.

Помимо этого, при выдаче происходит прямое нарушение вышеупомянутых правил. В результате, на должностное лицо может быть наложен штраф от 1 до 5 тысяч рублей, а на компанию — от 30 до 50 тысяч рублей.

Данное правило не действует для ситуации, когда сотруднику нужно предъявить трудовую для оформления пенсионных выплат. Это оговаривают внесенные в 2015 году поправки в ТК. В этой ситуации компания не может отказать просьбе сотрудника, но последний обязан в срок трех дней после возврата документа из органа принести его назад в организацию.

Как правильно заверить трудовую книжку — образец в 2019 году

Для чего необходима копия ТК

Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Например, образец заверения копии трудовой книжки 2019 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита.

Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2019.

Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы ( ст. 62 ТК РФ ). Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018, о которых мы поговорим далее.

Как заверить трудовую книжку по новым правилам 2019

С 01.07.2018 заверять документ следует, опираясь на новые требования. Поэтому обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Его планировали ввести в действие с 01.07.2017, но Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата его введения была перенесена на 01.07.2018.

Согласно новому ГОСТу, правила заверения (вообще в целом, а не только трудовой книжки) теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.

Прежде всего нужно сделать копии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2019) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году для сторонней организации:

  • на документе ставится отметка «Верно»;
  • указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
  • указывается дата заверения;
  • с 01.07.2018 нужно делать указание на то, где хранится оригинал.

Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2018 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит. Поэтому если для кредитной организации важно присутствие этой фразы, ее нужно внести.

Ниже мы разместили образец, как заверить трудовую книжку, который работает по настоящее время (2019).

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно. Предлагаем вашему вниманию образец, как по-новому заверить трудовую книжку.

Образец заверения трудовой книжки с 2018 года для внутреннего документооборота компании:

  • указывается запись «Верно»;
  • Ф.И.О., должность, подпись кадровика;
  • дата заверения.

Как заверить копию трудовой книжки с 2018 года

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа. Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)». Как правильно должно быть оформлено заверение? Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.

Где можно заверить документ

Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги должны быть выданы сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.

В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

Ошибки при оформлении документа

Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.

Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.

Как заверить трудовую книжку

Статьи по теме

Заверка документов по личному составу входит в обязанности кадровика. Узнайте, как правильно заверять оригинал и ксерокопии трудовой, без каких реквизитов документы недействительны, и что изменилось после перехода на новый ГОСТ.

Скачайте полезные документы:

Как правильно заверить трудовую книжку

Если работник трудоустроен, подлинник трудовой книжки находится в отделе кадров, где хранится в безопасном месте — сейфе или несгораемом шкафу. Титульный лист документа, а также записи, имеющие принципиальное значение, в обязательном порядке заверяются.

Новые правила в 2019 году

Актуальные правила заверения трудовой книжки устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта №2004-ст от 8.12.2016.

Согласно новым требованиям, применяемым с 1 июля 2018 года, на каждой заверенной копии следует указывать, где хранится оригинал трудовой книжки (запись-образец ищите в Системе Кадры).

Когда заверение трудовой книжки необходимо:

  1. При заполнении титульного листа. Оформляя новую трудовую книжку, первым делом заполните титул. Внесите сведения о работнике на основании паспорта, диплома и других предоставленных при трудоустройстве документов. Делать это нужно в присутствии владельца, который должен ознакомиться со всеми внесенными записями под подпись. Затем титульный лист заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации.
  2. При увольнении работника. После того, как в раздел «Сведения о работе» внесены данные о прекращении трудового договора, отступите одну строку вниз и в графе 3 укажите должность лица, оформившего запись, а также поставьте подпись с расшифровкой и печать организации.
  3. При изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения работника. Сначала внесите исправления в титульный лист. Зачеркните прежнюю запись, а новую сделайте сбоку в той же строке, если есть место, или выше. Затем на внутренней стороне обложки кратко опишите внесенные изменения, укажите реквизиты документа-основания и заверьте запись печатью организации и подписью с расшифровкой. Как выглядит образец заверения трудовой книжки после того, как сотрудница сменила фамилию, вы узнаете в статье.

Отсутствие на титульном листе обязательных реквизитов, неразборчивое заполнение или подпись, плохо поддающаяся расшифровке — ошибки, которые кадровик ни в коем случае не должен допускать. Подписывая титул, на всякий случай подстрахуйтесь и вместо личной подписи разборчивым почерком впишите свою фамилию. Узнайте, какие еще хитрости и подсказки от эксперта журнала «Кадровое дело» помогут правильно оформить трудовую книжку новому сотруднику.

Для чего нужна копия трудовой книжки, заверенная работодателем

Оригинал трудовой книжки хранится у работодателя вплоть до увольнения ее владельца и выдается на руки только в одном случае — для предъявления в Пенсионный фонд. В любой другой ситуации работнику выдается заверенная копия трудовой книжки.

Обычно оформление документов, имеющих отношение к личному составу организации, поручается кадровику, который должен знать, как правильно заверить копию трудовой книжки.

Копия трудовой книжки может понадобиться для:

  • оформления банковского кредита или ипотеки;
  • подачи в консульство или посольство при оформлении визы;
  • восстановления оригинала трудовой книжки, если он утерян или украден.

Копия документа, предназначенная для обращения в официальные инстанции, должна воспроизводить всю значимую информацию, содержащуюся в подлиннике, а также его реквизиты и внешние признаки. Просто скопировать страницы с помощью ксерокса недостаточно, их необходимо еще и заверить — только заверенная по всем правилам копия имеет юридическую силу. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как заверить копию трудовой книжки, выписку из приказа или отчета, справку с места работы и другие документы по просьбе сотрудника .

Заявление сотрудника на выдачу заверенной копии трудовой книжки

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец

Получив от работника письменное заявление, работодатель обязан в трехдневный срок подготовить и выдать затребованную копию (ст. 62 ТК РФ). Плата за оформление не взимается, отказ не допускается. Даже если сотрудник накануне уже оформлял такую же копию, заявку следует удовлетворить, какой бы ни была причина повторного обращения.

Кроме того, копии документов на одного или нескольких сотрудников могут запрашивать и надзорные органы. Например, отдел полиции, прокуратура, суд или налоговая служба. Если в организацию поступает официальный письменный запрос из государственной инстанции, имеющей право запрашивать сведения о работниках, работодатель обязан пойти навстречу, даже если речь идет о персональных данных.

Срок, в течение которого следует оформить и предоставить копии трудовых книжек, обычно указывается в тексте запроса. Но если конкретных указаний нет, уточняйте срок в телефонном режиме или ориентируйтесь на требования нормативных актов, регулирующих работу конкретного ведомства. Например, копии документов по требованию полиции следует предоставить в течение одного месяца со дня получения запроса (ст. 13 Федерального закона №3-ФЗ от 7.02.2011).

Исключение: работа по договору ГПХ

Исключение — исполнители, работающие на основании гражданско-правового договора. Действие статьи 62 ТК РФ, как и других положений трудового законодательства, на данный вид отношений не распространяется. Поэтому заказчик не обязан оформлять для исполнителя какие-либо справки и копии за исключением двухсторонних документов (самого договора ГПХ, актов о приеме выполненных работ или оказанных услуг) и справок по форме 2-НДФЛ, которые организация выдает в качестве налогового агента (ст. 230 НК РФ).

Подробнее о нюансах гражданско-правовых отношений с работниками и хитростях, позволяющих оформить договор ГПХ без штрафов и риска переквалификации, читайте в статье.

Как заверить копию трудовой книжки (образец дан ниже):

Шаг 1. Сделайте копии. Копируйте все развороты документа, на которых есть записи, в том числе — титульный лист. Если в трудовую книжку вшит вкладыш хотя бы с одной записью, его тоже скопируйте.

Шаг 2. Проставьте заверительные надписи. Разборчиво напишите «Верно» или «Копия верна» на каждой скопированной странице. Заверьте каждую надпись печатью организации и подписью кадровика или иного должностного лица, ответственного за кадровое делопроизводство. Обязательно укажите полное наименование его должности и дату заверки в формате «дд.мм.гггг».

Внимание! Если работодатель не использует печать, выдайте сотруднику справку-подтверждение со ссылкой на норму, наделяющую юридическое лицо правом, но не обязанностью иметь собственную печать — статьи 2 и 6 закона №82-ФЗ от 6.04.2015).

Шаг 3. Напишите, где хранится подлинник. Если трудовые книжки включены в номенклатуру как одно дело, укажите его номер, год формирования и название организации-работодателя.

Альтернативный способ

Когда копия содержит большое количество страниц, можно применить альтернативный способ заверки.

На лицевой стороне первого или на оборотной стороне последнего листа разборчиво напишите «Копия», а затем все страницы прошейте прочной ниткой и пронумеруйте. Концы нитки выведите на оборот последнего листа в блоке, опломбируйте и рядом сделайте запись «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов» (укажите точное количество).

Запись заверяется подписью должностного лица, уполномоченного заверять копии, с текущей датой, расшифровкой и указанием должности. Здесь же ставится печать организации, причем таким образом, чтобы часть оттиска захватывала пломбу. Именно такой порядок предложен Минфином России в разъяснительном письме №03-02-Р3/39142 от 7.08.2014. Если все сделать верно, у надзорных органов не будет претензий к оформлению.

Как оптимизировать работу

Если регулярно приходится заверять десятки и сотни копий, возникает естественное желание оптимизировать работу. Закон не запрещает пользоваться готовыми заверочными штампами, на которые уже нанесены все необходимые надписи и реквизиты.

Благодаря такому штампу заверение копии трудовой книжки не отнимет много времени: кадровику остается лишь вписать текущую дату, название компании и реквизиты дела, в котором хранится подлинник документа, а затем поставить подпись и печать.

Заверять записи в трудовых книжках, а также время от времени делать копии документа для банков, посольств и других инстанций по запросу сотрудника приходится каждому кадровику.

Чтобы ксерокопия трудовой книжки считалась действительной, соблюдайте требования нового ГОСТа, вступившие в силу с 1 июля 2018 года, и не забывайте ставить печать, если работодатель ее использует.

Источники:
http://grazhdaninu.com/trud/trud-knizhka/zaverenie.html
http://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/kak-zaverit-kopiyu-trudovoj-knizhki/
http://glavkniga.ru/elver/2018/12/3609-zaverenie_kopij_dokumentov_novie_pravila.html
http://buhproffi.ru/kadry/kak-zaverit-trudovuyu-knizhku.html
http://clubtk.ru/zavereniye-kopii-trudovoy-knizhki
http://www.kdelo.ru/art/384927-zaverit-kopiju-trudovoj-knizhki-19-m3
http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Konsultacii/zhurnaly_registratsii_i_knigi_ucheta_v_kadrovoy_rabote/kto_dolzhen_vesti_knigu_ucheta_dvizheniya_trudovykh_knizhek/

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Ссылка на основную публикацию