Бларность с занесением в трудовую книжку: на каком основании вносить и как это сделать правильно?

Содержание

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Какая ответственность грозит за невнесение записи в трудовую книжку

Трудовая книжка – это основной документ, сопровождающий трудовые взаимоотношения сотрудника и работодателя. На его основании осуществляется прием на новую должность. На базе сведений из книжки начисляется пенсия. Закон предъявляет строгие требования к ее заполнению. Одно из этих требований – обязательное внесение сведений в документ при увольнении сотрудника. В день увольнения работнику обязательно выдают книжку со всеми необходимыми записями.

Обязанность по внесению записей в книжку

И компании, и ИП обязаны делать записи в книжках своих сотрудников. В статье 66 ТК РФ указано, что книжка является ключевым документом, на основании которого проводится учет стажа работы специалиста. На его базе определяются также прочие сведения о сотруднике. Особенности ведения утверждены этими актами:

  • Правилами, установленными Правительственным Постановлением №225.
  • Инструкцией, установленной Постановлением Минтруда №69.

В пункте 4 Правил №225 указано, какие именно данные нужно заносить в книжку:

  • Данные о сотруднике: должность, специальность.
  • Исполняемую работу.
  • Перевод на другие должности.
  • Основание увольнения сотрудника.
  • Награждения.

Представитель кадровой службы не может как не вносить сведения, так и вносить лишние данные. В статье 22 ТК РФ указано, что работодатель должен соблюдать все положения законодательства. То есть при заполнении книжки он не может действовать по своему усмотрению.

Самые частые нарушения при заполнении книжки

Ответственность за неверное заполнение книжки накладывается на основании статьи 419 ТК РФ. Для того чтобы избежать наказания, нужно сначала проверить соответствие уже имеющихся записей закону. Только потом следует вносить новые записи.

При заполнении обычно забывают внести эти сведения:

  • Образование.
  • Должность и специальность.
  • Вознаграждения сотрудника, если они есть.
  • Запись о расторжении соглашения с сотрудником с указанием актуальной даты.
  • Изменение наименования компании или отдела, если это произошло на протяжении работы сотрудника.
  • Порядковый номер записи.
  • Дату внесения записи.
  • Информацию о присвоении квалификации.

Правильность внесения сведений в книжку должен проверять работодатель, так как именно он несет ответственность за ошибки. Однако и сотруднику рекомендуется проверять внесенные сведения, так как они могут повлиять на дальнейшее трудоустройство и определение стажа.

ВАЖНО! Работодатель может не просто забыть внести какие-то сведения. Он может вообще не внести запись о том, что сотрудник работал в фирме. Это очень серьезное правонарушение. Оно чревато для работника.

Рассмотрим пример. Человек 5 лет работает в фирме. При увольнении в его ТК не внесли никакую запись. Из-за этого сотрудник не сможет доказать новому работодателю, что он занимал определенную должность. Кроме того, зафиксированный стаж будет меньше фактического.

ВНИМАНИЕ! В трудовой книжке не должно быть подтирок и зачеркиваний.

Что делать, если запись не внесена

Что делать, если нужная запись не была прописана своевременно? Нужно ее внести. Для этого просто проставляется пропущенная запись. Вносится она после последних записей, если они есть. Указываются эти сведения:

  • Порядковый номер.
  • Дата.
  • Основная информация.
  • Номер приказа и дата его издания.

В записи указываются актуальные сведения приема на работу и увольнения. Что делать, если пропуск записи обнаружен уже тогда, когда сотрудник устроился на новую работу? Необходимо обратиться в кадровую службу работодателя, который не внес информацию. Если прошлый работодатель ликвидировался, пропущенная запись может быть внесена в кадровом отделе нового работодателя.

Порядок действий в случае наличия ошибок оговорен в разделе 3 Правил №225. Однако это общие рекомендации. Порядок работы в случае отсутствия записи Правилами не установлен. А потому в рассматриваемом случае следует руководствоваться стандартным порядком исправления ошибок.

В пункте 27 Правил №225 указано, что ошибки в книжке должны исправляться бывшим работодателем. Но иногда это невозможно. В данном случае исправленная запись может вноситься новым работодателем. Но делается это на основании документов с прошлого места работы.

В пункте 29 Правил №225 указано, что записи в книжку вносятся на основании таких документов, как трудовой договор, приказ руководителя о приеме на работу/увольнении. Записи в трудовой книжке и данные в бумагах должны соответствовать друг другу.

Ответственность за пропуск записи

В пункте 45 Правил №225 указано, что именно работодатель несет ответственность за заполнение книжек. В подпункте «б» пункта 10 Положения о трудовом надзоре №875 от 1 сентября 2012 года указано, что, если на работодателя поступит жалоба относительно нарушений в заполнении книжки, его ожидает внеплановая проверка. Итогом контрольных мероприятий может стать административная ответственность на основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

В частности, это или предупреждение, или штраф:

  • 1 000-5 000 рублей для должностных лиц и ИП.
  • 30 000-50 000 рублей для ЮЛ.

При обнаружении повторного нарушения штраф будет увеличен.

Что делать сотруднику, если работодатель не внес запись в трудовую

Отсутствие записи – это всегда проблема для работника. Даже если новый работодатель не заметил отсутствующей записи, сложности возникнут в определении стажа деятельности при установлении размера пенсии. А потому на данный просчет можно и нужно обращать внимание.

У работника есть следующие варианты действий:

  • Основной вариант – обращение к бывшему работодателю с просьбой внести отсутствующую запись.
  • Если прошлое место работы было ликвидировано, то имеет смысл обратиться к нынешнему работодателю. Ему нужно предоставить все документы, подтверждающие, что сотрудник реально работал в компании. К примеру, это может быть трудовой договор.

Рассмотрим еще одну ситуацию. Прежний работодатель отказывается вносить запись. В данном случае сотруднику имеет смысл направить жалобу в трудовую инспекцию. Но здесь встает новая проблема – для жалобы человеку нужно подтвердить, что он действительно работал в компании.

Как ему это сделать, если отсутствует и запись в книжке, и трудовой договор? Даже в этом случае трудящийся защищен с точки зрения закона. Существуют соответствующие прецеденты. К примеру, это решение коллегии Хабаровского краевого суда.

Коллегия рассматривала следующее дело: сотрудник был принят в компанию, однако его «провели» мимо кадрового отдела. С ним не заключили трудовое соглашение. Его книжку приняли, но не поставили в ней никаких записей. Книжка была отдана обратно без всяких записей.

Трудящийся подал иск в суд. Первые иски были отклонены на том основании, что нет доказательств факта работы в компании. Однако в дальнейшем иск был принят. В ходе судебных прений удалось доказать, что сотрудник работал в фирме. В качестве аргумента были использованы свидетельские показания. Кроме того, в статье 16 ТК РФ указано, что основание образования трудовых отношений – фактическое допущение к деятельности. То есть даже если нет документов, это вовсе не значит отсутствие трудовых взаимоотношений. Истцу удалось выиграть дело.

Правила и порядок внесения в трудовую книжку информации о наградах и поощрениях

Трудовая деятельность занимает внушительную часть жизни каждого гражданина. Карьерные успехи служащих необходимо отмечать, чтобы стимулировать их дальнейшую деятельность. В отличие от нареканий и дисциплинарных взысканий, поощрения и награждения в трудовой книжке работника отражаются и сохраняются, что может помочь ему в дальнейшем продвижении по служебной лестнице.

Для правильного заполнения этой информации следует соблюдать определенные правила.

Нормативная основа внесения поощрений

Рекомендации к заполнению этих граф содержатся в различных нормативно-правовых актах, посвященных карьерной деятельности. Это:

  1. Трудовой кодекс Российской Федерации, статья 66 которого указывает непосредственно на возможность внесения данных о награждении в акт персонального учета работника;
  2. Постановление Министерства Труда Российской Федерации № 69 от 10 октября 2003 года «Об утверждении Инструкций по заполнению». В 4 статье акта делается указание на порядок внесения сведений о поощрениях;
  3. Постановление Правительства Российской Федерации № 225, указывающее на общие положения по ведению трудовых документов.

Вышеуказанные акты обязательны к исполнению всеми организациями и корпорациями Российской Федерации. Однако список вариантов поощрений, содержащийся в ст. 191 ТК РФ, не является закрытым, поэтому некоторые способы стоит рассмотреть отдельно.

Скачать для просмотра и печати:

Виды наград

Виды поощрения работников разнообразны. К самым распространенным мерам относятся:

  • ценные подарки от организации;
  • выписка грамоты, а равно благодарности или диплома внутри компании;
  • выдача денежной премии (при этом такое поощрение не должно быть планомерным и иметь систематический характер, так как в таком случае сама суть приближается к обычной заработной плате);
  • символическое нахождение фотографии работника на доске или в книге почета организации;

Награды имеют широкий спектр. Они могут быть:

  • государственного или муниципального образца;
  • памятными знаками, в том числе нагрудными, знаками отличия и дипломами и т. п.

Для сведения! В редких случаях начальство может вручить звание «лучшего по профессии» с последующей записью в трудовой. Однако такое поощрение используется нечасто, так как награждение им требует проведение конкурсов, создание экспертных комиссий или анализ достижений всех сотрудников.

Естественно, это не весь список возможных поощрений ценных работников. Диплом или грамота могут быть посвящены участию сотрудника в корпоративном конкурсе, установке профессионального рекорда, выполнению важной задачи. Исходя из этого будут разниться и названия. Отдельные виды похвалы могут быть установлены в уставе компании, коллективных договорах или актах исполнительных органов власти субъекта или муниципалитета.

Общим отличительным признаком для мер такого рода является их формальная закрепленность. Это означает, что такие события должны быть документально подтверждены локальными актами предприятий. В случае, если награда носит государственный характер и уже имеется соответствующее постановление, внутренний приказ также издается дополнительно.

Не вносится в трудовую книжку неформальное поощрение, вынесение которого не обусловлено соответствующим документом. К ним можно отнести рукопожатие, памятное фото, ежемесячную премию.

Существует возможность внести в трудовую и запись о поощрениях во время армейской службы. Однако подобные награды четко регламентированы уставами и требуют дополнительного контроля с целью недопустимости подлога. В таком случае сотрудник должен предоставить военный билет, в котором также ставится дополнительная отметка и документ о награждении (при наличии). Только после подобных проверок можно смело вносить награду в соответствующую графу.

Внесение сведений в трудовую книжку

Для начала следует разобраться, кто имеет право вносить изменения в трудовую книжку. Общепринятым является вариант, когда за подобные манипуляции отвечает работник кадрового отдела либо, при его отсутствии, бухгалтерия. Когда дополнительных органов у предприятия нет, такие полномочия воплощает директор предприятия либо, в случае с ИП , сам субъект предпринимательской деятельности.

Изменения вносятся в акт персонифицированного учета только ручкой с синим или черным стержнем. Цветная запись недопустима и лишь портит документ сотрудника. Почерк должен быть читаемым и аккуратным, буквы — исключительно прописными. Наличие сокращений или аббревиатур недопустимо. В этом правило заполнения этого раздела ничем не отличается от остальных.

Перед началом заполнения сотрудники, которые были внесены в локальный приказ о награждении, должны ознакомиться с ним, а при необходимости — подписать бланк ознакомления.

Затем кадровая служба отыскивает личное дело служащего, которое должно храниться в сейфе, и начинает работу по внесению записи надлежащего формата в трудовую книжку. Она имеет специальные страницы, предназначенные для ввода информации о наградах и поощрениях служащего. Такой раздел находится после сведений о работе и также имеет несколько граф.

В первой из них указывается порядковый номер такой благодарности, затем вносится дата события в формате день-месяц-год.

В следующем столбце записывают саму фабулу похвалы — повод (за что награжден гражданин, например, перевыполнение плана сбора деталей) и тип награды (от выдачи грамоты или памятного приза до помещения фотографии на доски почета). Следует указать и источник награды — организацию, в которой сотрудник получил карьерное поощрение. Здесь же необходимо поставить фирменную печать и подпись кадровика, подтверждающие подлинность записи.

Наконец, последняя графа — нормативное основание похвалы. Указывается номер, дата издания и, при наличии, название приказа. В таком акте также пишут основание награды, перечисляют заслуги. После этого можно выдать документ работнику для визуальной проверки соответствия внесенных данных и вернуть обратно на хранение.

Пример внесения благодарности:

Когда закончилось место

Иногда на практике происходят случаи, когда у особо ответственного и талантливого работника в акте персонального учета внесено так много благодарностей, что места для новых попросту не хватает. Особой проблемы в этом нет. По аналогии с основной частью документа, для раздела награждений также можно оформить вкладыш. Он оформляется и ведется в соответствии с общими правилами, а на титульном листе ставится соответствующая отметка и серия бланка.

Таким образом, бояться большого количества наград не стоит — всем хватит места.

Если кадровик не хочет вносить информацию

Порой нежелание выполнять служебные обязанности может нарушить законный интерес работника. Так происходит и в случае, когда от ответственного лица поступает отказ во внесении строки о поощрении либо пометка появляется чересчур долго. В случае, когда акт издает сама компания, длительность не должна превышать неделю. Если похвала имеет государственный, муниципальный или другой внешний характер, процесс может затянуться, однако срок должен быть разумным. А в случае обещания награды стоит требовать издания приказа о ней.

В ином случае награждаемый имеет полное право обратиться в суд или трудовую инспекцию для защиты своих законных интересов. И это следует сделать, ведь иногда заполненная графа может играть важную роль.

Привилегии награжденным

Положительная отметка достижений дает сразу несколько преимуществ как официальных, так и неформальных. К ним можно отнести:

  • увеличение престижа служащего в своей сфере;
  • улучшение позиций в резюме;
  • ускорение продвижения по карьерной лестнице;
  • смягчение наказания при дисциплинарном взыскании;
  • преимущественное право оставления на рабочем месте при сокращении персонала.

Логично, что, имея большое количество поощрений на старом месте работы, на новое также возьмут охотно.

Государственные и муниципальные награды также дают определенные преимущества, причем зачастую более весомые.

Например, звание «Ветерана труда» позволяет бесплатно ездить на общественном транспорте, снижает стоимость коммунальных услуг и медицинского обслуживания.

Регионы также дают заслуженным рабочим льготы. В Санкт-Петербурге такое звание подразумевает дополнительное материальное стимулирование.

Ошибки при ведении

Резюмируя вышесказанное, можно с уверенностью заявить о важности правильного заполнения рассматриваемых граф. Стоит рассмотреть наиболее распространенные ошибки.

Иногда кадровики невнимательно заполняют строки страниц, в результате чего появляются опечатки, путаются столбцы, некоторые слова выходят неразборчиво. Реже может возникнуть ошибка разделов: например, запись об увольнении может быть случайно помещена в рассматриваемую часть акта персонального учета.

Решение всех вопросов можно найти в инструкции по заполнению.

Внимание! Зачеркивать и исправлять ничего в документе нельзя — это влечет его недействительность и последующую утилизацию.

Правильный алгоритм действий такой: после ошибочной записи вносится новая, которая указывает на недействительность уже имеющейся. Далее кадровик пишет следующую, исправляя неточности. После чего это подкрепляется печатью организации и личной подписью.


Образец записи благодарности в трудовой книжке

Виды вознаграждений

Для примерных сотрудников, чьи достижения хотят вознаградить, трудовой кодекс предусмотрел:

  • премию;
  • благодарность;
  • почетную грамоту;
  • ценный приз;
  • звание «Лучший по роду деятельности»;

Существуют и иные виды вознаграждения за высокие достижения, но они устанавливаются коллективно или начальством по договоренности в общепринятом порядке или индивидуально для каждого работника.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Нередко начальство решает вопрос о применении одновременно несколько видов вознаграждения:

  • Благодарность провозглашается в сопутствии с финансовой поддержкой.
  • Награждение грамотой с материальной выплатой.
  • Иной вид поощрения.

Нематериальное признание заслуг работника

К такому мотивирующему методу, как обнародование заслуг и достижений, современное руководство прибегает довольно нечасто. Однако похвальная речь в присутствии всего коллектива служит хорошим стимулом как для самого отличившегося, так и для остальных сотрудников.

Более того, перед сотрудником, которому объявлена благодарность, открываются двери к новым возможностям, например:

  • Получение премии.
  • Расширение соц. пакета.
  • Получение повышения.
  • Льготы при взятии займа.

Существуют наиболее популярные методы нематериального поощрения сотрудника:

  • Признание образцом работы сотрудника для всего отдела/компании.
  • Возвещение благодарности за проделанную работу.
  • Вручение почетного символа (грамоты, кубка, медали).
  • Звание «гуру» в своей профессии.

Положение о поощрении

Нормативный акт предполагает последовательную запись о поощрениях. Всякий вид вознаграждения при желании оформляется в отдельный документ, но не запрещается оформление одним документом, т.е. в нем сразу пропишется количество рабочих и виды благодарности, а также можно указать и людей, которые претендуют в будущем на объявление благодарности.

Законодательством правила по поводу содержания положения не установлены. Это говорит о том, что заявление составляется в свободной форме.

Однако, есть несколько пунктов касательно содержания, которые необходимо внести:

  • Перечень условий, при которых объявляется благодарность.
  • Круг работников, которым объявлена благодарность.
  • Вид благодарности.
  • Периодичность объявления благодарности.

Приказ об объявлении благодарности за работу

Сколько организаций, столько и своих правил и различий в оформлении документов встречается. Так некоторые перед подачей приказа составляют ходатайство.

Свободная форма также характерна для него. Однако должны иметь место нижеприведенные сведения:

  • Личные данный сотрудника(ФИО).
  • Текущая должность.
  • Название компании.
  • Право (перечень достижений) на получение поощрения.

Как правило, к ходатайству прилагаются и особые документы, подтверждающие заслуги сотрудника, а также перечень предыдущих наград и достижений, если таковые имеются.

После одобрения ходатайства готовится приказ. Существуют формы приказов № Т-11 или Т-11а. Российский Госкомстат издал положение об этой форме приказа от 05.01.2004 № 1. Ими можно воспользоваться.

Благодарственная запись в трудовой книжке

Перед составлением благодарственного текста и вписыванием в трудовую книжку, вы должны определиться с причинами. То есть понять, на чем будет основываться запись.

Чаще всего они указываются так:

  • Существенное увеличение КПД труда.
  • Показательное выступление в важных для компании мероприятиях.
  • Удачное осуществление больших проектов.
  • Новаторство идей и предложений в различных сферах деятельности.
  • Повышение эффективности организации труда.
  • Грамотное руководство над юным специалистами и их обучение.

Формулировка благодарности в трудовую книжку

Формулировать благодарственную запись нужно согласно заслугам и наградам человека. Запись лучше начинать с названия и числа приказа, а затем за что награжден сотрудник и чем: «Приказом №…от числа…сотрудник (Ф.И.О.) …за такие-то успехи…награжден…». Иногда, если сотрудник получил повышение, то формулировка записи начинается со слов «Принят на должность … Сотрудник такой-то компании (название организации и ФИО сотрудника)…в связи с такими-то заслугами».

В целом эффектность благодарственной речи напрямую зависит от таланта кадровика. Только нужно учитывать, что помета составляется официальным грамотным языком.

Учимся правильно вносить в трудовую книжку запись

Соответственно приказу РФ №225 от 16.04.03 в связи с появлением новообразцовых книжек, правила относительно их заполнения тоже претерпели изменения.

Когда вы вносите информацию о поощрении, то должны не забыть указать причины:

  • Поощрения и награждения за успех в труде.
  • Поощрения за внесение улучшений в дисциплину труда, установленную уставом предприятия. Кроме информации о поощрениях должны также быть прописаны данные о награждениях, если таковые существуют.
  • На основании указов и решений награждения наградами государственного образца или присвоением почетного звания.
  • При получении почетного звания или нагрудного знака сопутствующие награждение дипломом, в ином случае с грамотой.

Образец записи

Ввиду приказа о вознаграждении выделившегося работника, в трудовую книжку регистрируется помета.Российский Минтруд от 10.10.2003 издал положение № 69. в 4 пункте вы обнаружите рекомендации к порядку и принципу записи.

Давайте пошагово разберемся, куда и как нужно вносить запись:

  • Ищем пункт “Сведения о поощрениях (награждениях)”.
  • 3 графа (заголовок) должна содержать полное/ сокращенное название организации.
  • 1 столбец должен содержать номер записи по порядку (по нарастающей деятельности сотрудника за весь год).
  • 2 столбец — дата рождения.
  • 3 столбец – кем произведено поощрение и за какие заслуги сотрудника.
  • 4 столбец — это название документа, согласно которому будет оформлена помета в трудовую книжку, не забудьте указать данные документа (дата и номер).

Частые проблемы и ошибки

Следует отметить насущную проблему, связанную с употреблением терминов «поощрения» и «награды». Термин «поощрение» обозначает родовое понятие (благодарность, повышение, премиальная выплата). Термин же «награждение» обозначает видовое понятие, то есть вид награждения (грамота, диплом, медаль и т.д.)

Распространенной ошибкой является объявление благодарности без занесения это в трудовую книжку. Будьте начеку, т.к. согласно законодательству вы вправе требовать от работодателя пометы заслуг в трудовую книжку.

Прежде чем радоваться и отмечать свои профессиональные достижения, проверьте свою трудовую книжку. Убедитесь, чтобы все внесенные изменения были подкреплены должными документами, иначе запись будет считаться недействительной.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

Как внести запись о награждении сотрудника в трудовую книжку?

В трудовой книжке существует два раздела. Записи в «Сведениях о работе» делаются в случаях приема на работу, при переводах, увольнениях.

В «Сведениях о награждениях» содержится вся информация о достижениях человека, о его трудовых подвигах, оцененных непосредственным работодателем, вышестоящими органами, ведомственными организациями.

Между тем «Сведения о награждениях» заполняются не во всех организациях. Очень часто у них нет повода для осуществления записи.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Бывает и так, что кадровики вписывают лишние сведения: о премировании, благодарностях без обоснования. В статье подробно рассмотрим, когда нужно делать запись. Какие поощрения лучше оставить без внимания, а какие отражать в трудовой книжке обязательно? Как правильно отразить награду? Нужны ли для записи обоснования?

Какие награды записывают?

В трудовую книжку непременно вносятся:

    Получение государственных наград.

Награды от имени организации, где трудится человек. В основном объявляют благодарность, вручают почетные грамоты, присуждают звания лучшего по профессии. Также могут быть вручены различные знаки отличия, значки, дипломы.

  • Правилами внутреннего трудового распорядка, Коллективным договором организации в частном порядке могут быть учреждены свои награды, получение которых также отражают в трудовой книжке.
  • Регулярные премии, иные денежные поощрения, предусмотренные Положением об оплате труда, не вносят.

    Они не выражают исключительность трудовых подвигов сотрудника, выплачиваются на основе системы оплаты.

    Ведомственные награды наиболее существенны для работника.

    Они в будущем позволяют претендовать на более высокие звания. Но государственные и ведомственные награды всегда требует поступательного движения.

    То есть, получить Почетную грамоту от Министерства РФ проблематично, пока сотруднику не вручат такую же грамоту либо Благодарность от Министерства субъекта, где он проживает. А для него, в свою очередь, сотрудник должен быть награжден на уровне района, города.

    То же самое и со званиями. Без «Заслуженного» не дадут «Народного». Исключения бывают, но редко.

    Когда вносится запись?

    Любая награда имеет свое документальное подтверждение. Обычно это приказ либо письмо. Запись в трудовую книжку вносится только после того, как на руках окажется документ, где написано, что конкретному сотруднику объявлена Благодарность, выдана премия, вручена Почетная грамота.

    Тем более в Инструкции не определен срок внесения записи. Там рассмотрен лишь конкретный случай, относящийся к наградам работодателя. Сведения о поощрениях от учреждения заносят в течение недели после издания соответствующего приказа. Все остальное не регламентировано. Но целесообразнее делать запись в разумный срок, а не тянуть долго.

    Наградной материал и основания для внесения

    Обычно для получения Почетных грамот, Благодарностей, Знаков отличия, в общем любых серьезных наград (ордена Александра Невского) отделу кадров приходится серьезно поработать.

    Они готовят документы:

    выдвижения кандидата путем ходатайствования;

    заполнение Наградного листа;

    письмо в вышестоящую организацию;

    В каждом конкретном случае составляется свой пакет документов. В положение к награде прописано все, что требуется при выдвижении соискателей.

    Рассмотрев поданные документы, вышестоящая организация решает, достоин ли работник искомой награды. Свой вердикт она оформляет в виде приказа, которая в последующем станет основанием для вручения награды, перечисления премии, внесения записи.

    Инструкция

    Как сделать запись? Инструкция по заполнению трудовых книжек определяет, как именно вносится запись в трудовую книжку сотрудника.

    Перед тем, как сделать саму надпись, указывают наименование организации. Желательно прописывать полное, сокращенное наименование ручкой. Но проставление штампа также не противоречит требованиям.

    Первая графа предназначена для ведения нумерации записей. Она не перекликается с разделом «Сведения о работе» и начинается с единицы. При внесение следующей записи уже в другой организации цифры идут по нарастающей и нигде не прерываются.

    Графа 3 содержит сведения о том, кем был награжден работник, какое звание/награду он получил. Также следует указать, за что дается та или иная награда. То есть прописываются достижения работника.

    Н-р, за многолетний труд в сфере строительства. В приказе о вручении награды обоснование продублируют. Кадровику остается лишь переписать данные из документа.

    В графе 4 прописывают название, реквизиты документа, на основании которого делали запись. При этом стоит писать не просто слово приказ, а с указанием конкретной организации (н-р, Приказ Министерства здравоохранения).

    Если отсутствует место

    Раздел о наградах заполнен. Что делать?

    Приклеивать пустые листы, делать запись в «Сведениях о работе», на обложке недопустимо.

    Единственный выход – завести вкладыш. Даже если в нем будет всего одна запись о вручение награды от работодателя, вкладыш необходим.

    На практике многие кадровики забывают делать записи о поощрениях, либо не принимают их всерьез. Но их действия неправомерны.

    Любые поощрения, будь то объявление Благодарности, вручение Почетной грамоты, обязательно должны отражаться в соответствующем разделе Трудовой книжки. Об этом ясно сказано в соответствующей инструкции.

    Еще следует помнить, что при увольнении раздел о наградах закрывают печатью организации и подписью кадровика по аналогии с разделом о работе.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    +7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

    Как правильно внести запись в трудовую книжку, что работник занесен на доску почета.

    Вопрос-ответ по теме

    Вопрос

    Подскажите пожалуйста, как правильно сделать запись в трудовой книжке о занесении работника на районную Доску почета согласно Решения Совета депутатов Муниципального образования. Спасибо.

    Ответ

    Сведения о награждении (поощрении) вносятся в трудовую книжку в соответствии с п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и разд. 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

    О восстановлении трудовой книжки читайте подробнее по ссылке.

    В трудовую книжку вносятся записи о награждении, произведенном работодателем или компетентным государственным органом. Следовательно, в связи с тем, что к награждению работника представили вы (т.е. ваша организация), то вы вполне можете внести запись о награждении в общем порядке:

    – в графе 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации;

    – под заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всей трудовой деятельности сотрудника);

    – в графе 2 укажите дату награждения;

    – в графе 3 напишите, кем награжден сотрудник, за какие достижения и какой наградой;

    – в графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого внесена запись.

    Что касается проставления печати, то в соответствии с п. пунктом 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, при увольнении работника все записи, которые работодатель внес в его трудовую книжку, заверяют: подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

    Таким образом, при увольнении работника из вашей организации, все записи о награждении в период работы в вашей организации, нужно будет также заверить печатью именно вашей организации. Проставлять печати других организаций за период работы у вас будет не правомерно.

    Подробности в материалах Системы:

    1. Ответ: Как внести записи о работе в трудовую книжку

    Запись о награждении

    За время работы в организации сотрудник может быть награжден. В трудовую книжку вносите сведения о следующих награждениях (поощрениях) за трудовые заслуги сотрудника:

    • о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
    • о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организацией, в которой сотрудник работает;
    • о других видах поощрения, предусмотренных законодательством, коллективными договорами, Правилами трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

    Записи о премиях, которые предусмотрены действующей в организации системой оплаты труда или выплачиваются на регулярной основе, в трудовые книжки не вносите.

    Запись о награждении (поощрении) в трудовую книжку сотрудника внесите на основании соответствующего приказа не позднее недельного срока в следующем порядке. Вначале в графе 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всей трудовой деятельности сотрудника). В графе 2 укажите дату награждения. В графе 3 напишите, кем награжден сотрудник, за какие достижения и какой наградой. В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого внесена запись.

    Ситуация:Нужно ли заверять печатью компании записи о награждении в трудовой книжке при увольнении сотрудника

    При увольнении работника все записи, которые работодатель внес в его трудовую книжку, заверяют:

    • подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
    • печатью работодателя;
    • подписью самого работника.

    Это правило относится и к сведениям о награждениях. Никаких исключений пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, не устанавливает.

    Поэтому если за время работы в организации в трудовую книжку работника были внесены записи о награждениях или поощрениях, то при увольнении их нужно заверить в том же порядке, что и записи о работе.

    Иван Шкловец,
    заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

    Утверждена
    постановлением Правительства РФ
    от 16 апреля 2003 г. № 255

    Сведения о награждении


    записи
    Дата Сведения о награждении
    (поощрении)
    Наименование, дата и номер
    документа, на основании которого
    внесена запись
    число месяц год
    1 2 3 4
    Обществос ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)
    3 16 08 2013 Поощрен путем помещения фотографии на муниципальную Доску почета Решение органа местного самоуправления от.. №...

    С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

    эксперт кадровой справочной системы «Система Кадры»

    Порядок внесения исправления в трудовую книжку в 2019 году: образец

    Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

    В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

    Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:

    1. Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
    2. Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

    Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а заполняется новый бланк.

    Исправления могут вноситься следующими способами:

    1. Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
    2. Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.

    Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.

    Общие правила

    Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

    Запись неверна

    Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

    Запись можно признать недействительной двумя способами:

    1. Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
    2. В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

    Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.

    Все записи нумеруются в хронологическом порядке.

    Текст внесен другой организацией

    Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

    1. Организацией, допустившей ошибку.
    2. Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

    Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

    Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

    Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.

    Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.

    Указаны не те даты

    В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.

    Неправильно внесены реквизиты приказа

    Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.

    Исправление сведений о награждении

    В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

    Замена сведений на титульном листе

    В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:

    1. Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
    2. На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.

    Таким же образом изменяют и дату рождения.

    Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.

    Исправление неточностей во вкладыше

    Все исправления и внесения изменения во вкладыш вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

    Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

    Запись недействительна

    Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.

    Ошибка может быть как фактической, так и орфографической. Например, допущена опечатка в должности. Такую запись также нужно исправить, особенно если должность входит в список тех, которые дают определенные льготы (досрочный уход на пенсию).

    Аннулирование, если запись внесена ошибочно

    В случае если запись внесена ошибочно, например, кадровик заполнил не ту трудовую, то ее нужно аннулировать. Запись будет выглядеть следующим образом: «Запись за № 18 аннулирована, внесена ошибочно».

    Записи, не подлежащие исправлению

    Если в данных на титульном листе допущена именно ошибка, а не произошли изменения, то по поводу таких данных существует два мнения:

    1. Исправить ошибку, в порядке, указанном в законодательстве. Мотивируется это тем, что там нет прямого указания, что такие ошибки исправлять нельзя или указания, что исправлять можно только сведения о работе или награждениях.
    2. Оставить все как есть, поскольку на титульный лист можно вносить только изменения.

    И в том, и в другом случае может быть много подводных камней. В первом случае организация может попасть в ситуацию, когда внесет исправления недобросовестному работнику, присвоившему чужую трудовую книжку. Во втором случае, работнику придется доказывать, что это именно его документ.

    Во избежание таких казусов кадровику при заполнении данных следует быть очень внимательным и заполнять только на основании документа, а работнику внимательно читать данные, перед тем как поставить свою подпись.

    Должны ли заносить в трудовую книжку благодарственные письма сторонних организаций?

    Здравствуйте! Я научный сотрудник (руковожу небольшим структурным подразделением), работаю в одном из институтов РАН (ныне подведомственны ФАНО). В последние годы активно выступал с научно-просветительскими лекциями и докладами, за что получаю Благодарственные письма от различных организаций и институтов (Школы, университеты и т.п.). Однако Отдел кадров моего института отказывается как-либо учитывать сведения об этих Благодарственных письмах, на основании того, что на них не указан номер приказа награждающей организации (хотя есть подпись руководителя и гербовая печать, прикрепляю пример). Правильно ли это? Должны ли как-то учитывать Благодарственные письма сторонних организаций (заносить в Трудовую книжку, в личное дело и т.п.)? Если да, то на что можно сослаться в разговоре с работником Отдела кадров?

    Ответы юристов ( 1 )

    • 10,0 рейтинг
    • 2937 отзывов эксперт

    24. В трудовую книжку вносятся следующие сведенияо награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

    а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
    б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
    в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

    25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
    Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»)

    Таким образом, работодатель не обязан вносить в вашу трудовую книжку сведения о благодарственных письмах от организаций, которые к тому же не являются вашими работодателями, если иное не закреплено в вашем коллективном договоре или ПВТР.

    Источники:
    http://potrebitel.guru/rabota/vnesenie-v-trudovuyu-knizhku-zapisi-o-nagrazhdeniyah-i-pooshchreniyah.html
    http://consultwork.ru/upravlenie-personalom/uchet/trudovaya/zapis-o-blagodarnosti.html
    http://101million.com/dokumenty/trudovaya-knizhka/nagrazhdeniya.html
    http://www.kdelo.ru/qa/1329-qqkss2-kak-pravilno-vnesti-zapis-v-trudovuyu-knijku-chto-rabotnik-zanesen-na-dosku-pocheta
    http://truddogovor.ru/poryadok-vneseniya-ispravleniya-v-trudovuyu-knizhku-v-2019-godu-obrazec/
    http://pravoved.ru/question/1825153/
    http://assistentus.ru/trudovaya-knizhka/dublikat-pri-utere/

    Бесплатная консультация юриста по телефону:

    Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

    СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

    Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

    Ссылка на основную публикацию