Акт приема-передачи трудовых книжек: особенности документа и требования к его составлению и оформлению

Содержание

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Акт приема-передачи трудовых книжек

Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.

Процесс передачи трудовых книжек

Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.

  1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
  2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.

Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.

Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

Создание комиссии

Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.

Задача комиссии – проверить все ли трудовые книжки находятся на месте, удостовериться в том, что все необходимые записи наличествуют и соответствуют действительности, а также заверить факт передачи от одного лица другому.

Как составлять документ

Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет. Компании могут выбрать один из дух способов:

  • либо каждый раз писать акт в произвольном виде (что не очень удобно),
  • либо разработать шаблон документа, исходя из своего видения и потребностей, но в этом случае он должен быть утвержден в учетной политике организации.

Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать в себя следующие данные:

  • информацию о компании,
  • составе комиссии, участвующей в передаче документов,
  • сведения о самих трудовых книжках, вкладышах в них и новых бланках – это лучше оформить в виде таблицы.

Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.

При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников. Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить». Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.

Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек

Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.

Важно соблюсти одно непреложное условие: акт должен содержать «живые» автографы всех членов комиссии или участвующих в передаче-приеме трудовых книжек лиц, а также утверждающую подпись директора.

Ставить печать на нем не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости визировать печатями и штампами свои бумаги.

Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.

Образец составления акта приема-передачи трудовых книжек

Заполнение информационной шапки документа

  1. Вначале посередине строки пишется полное наименование компании и название документа.
  2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
  3. После этого справа (или слева – это роли не играет) отводится несколько строк для утверждения руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, фамилию-имя-отчество, а также поставить дату утверждения.
  4. Далее вписывается сотрудник, который передает трудовые книжки и сотрудник, который их принимает: здесь также указываются их должности и персональные данные.

Заполнение перечня трудовых книжек и вкладышей

Таблица, в которую вписывается все самое основное о трудовых книжках:

  • фамилии-имена-отчества владельцев,
  • серии и номера документов,
  • наличие вкладышей,
  • а также отдельно пишутся необходимые примечания: состояние, сведения о записях, востребованности или невостребованности и т.д.

Под таблицей указывается общее количество внесенных в акт документов.


Вторая таблица отражает информацию о вкладышах и чистых бланках трудовых книжек, хранящихся на предприятии. Здесь точно также фиксируются их серии и номера, но никакие дополнительные данные можно не указывать.


В завершение акт необходимо удостоверить подписями передающего и принимающего сотрудника, а также членов комиссии, которые принимали участие в процедуре передачи трудовых книжек. У всех у них нужно указать должности, а подписи должны быть с расшифровками.

Акт приема-передачи трудовых книжек: особенности документа и требования к его составлению и оформлению

Сдала Приняла Бухгалтер Специалист по кадрам Сидорова С.С. Сидорова Петрова П.П. Петрова 29.05.2009 29.05.2009 Члены комиссии: Главный бухгалтер Игнатова А.П. Игнатова Юрисконсульт Сомов С.О. Сомов Секретарь Филина О.С.

При таком строгом порядке смена ответственного предполагает оформление акта приема-передачи трудовых книжек. Акт является подтверждением того, что один сотрудник передал документы, а второй — получил их в полном объеме и в надлежащей сохранности. В соответствии с действующим законодательством трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, которые находятся в ведении ответственного лица, назначенного таковым локальными актами предприятия.

Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек

Процедура приема-передачи трудовых книжек освобождает нового кадрового работника от ответственности за отсутствие документов, поэтому нужно уделить ей необходимое внимание.

Любая передача трудовых книжек должна быть зафиксирована документально, чтобы работодатель в любой момент мог предоставить сведения об их движении . Акт передачи составляется, когда перемещается большое количество книжек. Это может быть в следующих случаях:

  • Смена лица, на которое в организации возложена обязанность по ведению и учету этих документов;
  • Реорганизация юридического лица, в случае, когда происходит выделение нового предприятия, либо одно поглощает другое.
  • Передача части трудовых книжек в обособленные структурные подразделения и т.д.

Обязанности на работника возлагаются путем издания соответствующего приказа, который будет выступать в качестве подтверждения того факта, что другое лицо будет нести ответственность за учет и оформление трудовых книжек. После того, как распоряжение стало действительным, кадровый сотрудник полностью отвечает за учет и сохранение этих бланков.

О списании испорченных бланков

Образцы и типовые формы документов, сформированные в результате исполнения государственной функции по осуществлению контроля и координации за деятельностью государственных бюджетных учреждений Московской области.
Также в акте передачи трудовых книжек необходимо отразить фактическое количество чистых бланков, имеющихся у работодателя, т. к. бланки трудовых книжек согласно п. 41 Правил также подлежат учету в организации.

Бланк акта приема-передачи трудовых книжек должен содержать графу «Примечание». В нее вносите все найденные в ходе процедуры передачи документов замечания. Они могут касаться отсутствия, повреждения, неправильного оформления записей. Составляется для передачи другому сотруднику кадровой службы, назначенному приказом руководителя ответственным за ведение и хранение бланков. Документы в этом случае передаются по акту в соответствии с книгой учета движения книжек. В нем указывается перечень передаваемых документов, также вносится информация о наличие вкладышей. После этого производится передача.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Акт приема-передачи трудовых книжек потребуется при смене или увольнении лица, уполномоченного за учет и хранение этих документов. Как правильно составить и оформить акт, расскажем в статье.

В день увольнения сотруднику возвращается книжка. В случае, если по каким-то причинам он отказывается ее забирать, составляется акт. Он подписывается сотрудником отдела кадров, а также двумя свидетелями отказа. В нем указывается ФИО работника, должность, причина увольнения, а также то, что ему было предложено получить документ в отделе кадров предприятия. Желательно указать мотивы отказа от получения и дату составления. Это имеет большое значение при возникновении трудовых споров.

Указываются лица, принимающие и передающие обязанности, а также общее число полученных документов и общее число вкладышей. Обязательным является наличие подписей. Отдельно составляется акт передачи трудовой книжки работнику на руки. Он необходим для того, чтобы работодатель получил подтверждение от уволенного сотрудника о том, что документ был выдан на руки в день увольнения. После подписания риск предъявления претензий со стороны уволенного работника является минимальным.
При составлении акта передачи трудовых книжек необходимо соблюсти все формальные требования, такие как указание даты, места, должностей и фамилий сотрудников, подписывающих акт. Очень важно проверить соответствие фактического количества передаваемых документов данным, указанным в акте, т. к. отвечать за отсутствие трудовой книжки после подписания документа будет уже новый сотрудник.

Когда составляется акт передачи трудовых книжек

Сайт-помощник по составлению различных договоров. Шаблоны и бланки. Всё готово, от вас — вставить в редакторе свои данные и распечатать. Также на основании актов компании уполномоченное лицо не только занимается ведением трудовых книжек, но и ежемесячно отчитывается за все вверенные ему книжки и вкладыши к ним и несет персональную ответственность за их сохранность.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Процесс передачи трудовых книжек

Как правило, ведением оговоренных журналов, а также хранением и учетом книжек о труде занимается кадровый работник, который уполномочен на подобные действия приказом по предприятию.

Итого трудовых книжек — 85 (в том числе две невостребованных), вкладышей в них — 14. Всего трудовых книжек и вкладышей в них — 99.

При проверке и передаче обязанностей составляется специальный документ, с помощью которого выполняется учет всех трудовых книжек и вкладышей в них. В этих официальных бумагах содержится информация о документации каждого работника. Вносятся следующие сведения:

  • ФИО владельца;
  • Номер вкладыша и его серия;
  • При наличии замечаний следует их отменить;
  • Общее число документов (в том числе и невостребованные, являющиеся собственностью ранее уволенных сотрудников).

Трудовые книжки и вкладыши в них приравниваются к документам строгой отчетности. Они содержат персональные данные и сведения о периодах трудовой деятельности, на основании которых будет назначаться пенсия. Поэтому к ведению, хранению и учету трудовых книжек предъявляют особые требования. Они установлены «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

О непредоставлении трудовой книжки

При передаче обязанностей две стороны сверяют количество документов. Если лицо, принимающее права, ставит подпись под актом, то оно тем самым становится ответственным за бланки и вкладыши всех работников. Конкретный порядок установлен в специальном Постановлении Правительства. Большинство предприятий используют официально утвержденные инструкции и правила.
Если же гражданин не только отказывается забирать бумаги, но и не явился в день увольнения на предприятие, работодатель должен направить ему уведомление с просьбой явиться в отдел кадров, или дать разрешение на их пересылку почтой. В случае отказа, он вправе оформить акт об отказе в получении трудовой книжки.
Расходная книга ведется для учета приобретенных на основании кассового ордера бланков, а журнал движения отражает прием и увольнение сотрудников с указанием серий трудовых книжек и даты поступления либо заведения оговоренного документа.
До момента передачи трудовых книжек должен быть издан приказ о назначении ответственного лица. Трудовые книжки необходимо передавать по акту в соответствии с журналом учета движения трудовых книжек.

Порядок заполнения и хранения книжек о труде и вкладышей к ним регламентируется нормами Постановления Правительства РФ № 225, в котором не только утверждены бланки оговоренных документов, но и разработана Инструкция их ведения, а также Правила заполнения и хранения. Также на основании актов компании уполномоченное лицо не только занимается ведением трудовых книжек, но и ежемесячно отчитывается за все вверенные ему книжки и вкладыши к ним и несет персональную ответственность за их сохранность.

На предприятии регулируется законодательством. Работодатель должен обеспечить сохранность этих документов. Поэтому необходима периодическая проверка трудовых книжек , особенно при смене лица, которое назначено ответственным за их ведение. Трудовые книжки являются важнейшим видом документации для работников. Именно по ним работодатели смогут узнавать об опыте соискателей, и именно по ним исчисляется стаж при расчете пенсии. Изначально ответственным за хранение этих документов является работодатель. Он же выбирает кадрового сотрудника, который должен будет взять на себя соответствующие функции. Если этот работник увольняется или переводится в другую организацию, то ему придется передать свои обязанности. Перед этой процедурой проводится проверка наличия всех книг и оценивается, насколько добросовестно работник делал свою работу.

Приказ о передаче дел оформляют в любом случае, даже когда в должностной инструкции оговорена обязанность работать с трудовыми книжками и вкладышами в них.
Завершающая часть документа — это подписи лиц, которые передают и принимают трудовые книжки. Также нужно указать их должности и фамилии.

Оформляется в случае, если новый сотрудник приступил к выполнению своих профессиональных обязанностей, отработал неделю, но бланк для оформления рабочих отношений не сдал работодателю. Трудовая книжка, как и паспорт, – незаменимый документ каждого человека. Этот учетный регистр также имеет свою форму заполнения, правила заполнения и хранения, передачи между субъектами. Передача трудовых книжек может происходить в нескольких видах.

Акт приема-передачи трудовых книжек: особенности документа и требования к его составлению и оформлению

Трудовая книжка заводится при первом официальном трудоустройстве гражданина, после чего в нее вносится вся основная информация о его трудовой деятельности. Главная функция трудовых книжек заключается в отражении фактического трудового стажа, причин увольнения с каждого из мест работы, а также сведений об образовании, квалификации и наличии трудовых поощрений либо взысканий.

Все операции по ведению и хранению данных документов осуществляются уполномоченными сотрудниками кадровых служб организаций-работодателей в соответствии с законодательно утвержденными правилами. Кроме того, законодательством также строго регламентирована процедура передачи хранящихся в организации действительных трудовых книжек (а также чистых бланков) от одного уполномоченного лица другому.

Одним из основных документов, обязательных к составлению (и последующему хранению в течение законодательно утвержденного срока) при реализации означенной процедуры, является акт приема-передачи трудовых книжек.

Передача полномочий по ведению, хранению и учету трудовых книжек

В том случае, если ответственный за ведение, хранение и учет трудовых книжек сотрудник больше не может исполнять свои трудовые обязанности в означенной части (чаще всего – по причинам увольнения либо перевода на другую должность), вместе со своими полномочиями он также передает новому ответственному лицу хранящиеся в организации трудовые книжки сотрудников, а также чистые бланки.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

В соответствии с требованиями законодательства, процедура передачи требует документального оформления, прежде всего – составления соответствующего приказа руководителя организации, а также акта приема-передачи:

  1. В приказе приводятся основания для назначения нового лица, ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек.
  2. Приемо-передаточный акт составляется на основании приказа. В свою очередь, на основании акта осуществляется непосредственно передача книжек (в т. ч. вкладышей и чистых бланков) от одного уполномоченного лица другому.

В случае необходимости, для осуществления рассматриваемой процедуры также может быть учреждена специальная комиссия в составе как минимум двух сотрудников организации. По окончании процедуры приема-передачи все сведения о ней фиксируются в журнале учета движения трудовых книжек, также передающемся в ведение нового ответственного лица.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Законодательно установленной формы акта приема-передачи трудовых книжек не существует. При этом в большинстве организаций, как правило, имеется собственный утвержденный шаблон данного документа, составленный с учетом конкретных пожеланий и требований руководства к кадровому делопроизводству.

Несмотря на отсутствие унифицированной формы, каждый акт приема-передачи должен содержать сведения:

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72 .
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57 .
  • Регионы: 8 (800) 600-36-07 .
  • об организации: наименование, правовой статус, место государственной регистрации;
  • о передающей и принимающей сторонах (а также о составе комиссии при условии ее наличия): фамилии, инициалы и занимаемые должности;
  • о передаваемых документах: подробная опись книжек, вкладышей к ним, а также новых бланков.

Оформление

Акт приема-передачи должен быть составлен на чистом листе формата A4 либо на бланке организации. При этом документ может быть написан как от руки, так и создан в электронном виде и распечатан на принтере. При этом независимо от способа составления, подписи всех ответственных лиц ставятся от руки.

Документ может быть оформлен как на одном листе, так и на нескольких – в зависимости от количества передаваемых экземпляров книжек и бланков. После составления акта все листы сшиваются нитью, на последней внешней странице указывается общее количество листов и дата оформления акта. Затем проставляются подписи сторон, а также печать организации (поверх сшивающей нити).

Корректировка сведений допускается лишь в ходе процедуры приема-передачи: обязательное условие при этом – визирование всех исправлений подписями сторон и надписью «исправленному верить» либо аналогичной по смыслу.

Составление

Существующий на практике порядок составления приемо-передаточных актов требует внесения в подготавливаемый документ следующих пунктов:

  1. Шапка. Полное наименование организации (с указанием вышеозначенных сведений), название (с указанием порядкового номера в том случае, если в архиве организации уже имеются аналогичные акты) и дата составления документа.
  2. Согласование руководителя организации (с указанием должности, фамилии, инициалов и даты согласования).
  3. Основной текст документа, определяющий принимающую и передающую стороны.
  4. Опись передаваемых книжек и вкладышей.
  5. Опись находящихся на хранении чистых бланков книжек и вкладышей.
  6. Подписи сторон.

Наиболее распространенным (и в большинстве случаев оптимальным) вариантом описи трудовых книжек является составление таблицы, состоящей из нижеперечисленных столбцов:

  • номер строки;
  • ФИО владельца книжки;
  • серия и номер книжки (в т. ч. вкладыша при условии его наличия);
  • примечания, включающие в себя те или иные сведения разъяснительного характера: о состоянии документа, наличествующих (или отсутствующих) в нем записях, а также его возможной невостребованности.

В конце таблицы приводится общее количество указанных в ней книжек, а также возможные пояснения. Опись чистых бланков целесообразно сделать по аналогии с описью трудовых книжек, но без столбцов «ФИО владельца» и «Примечания».

Акт составляется в единственном экземпляре. По завершении процедуры приема-передачи (в том случае, если все указанные в документе данные совпали с фактическими) акт должен быть передан в архив на хранение и впоследствии утилизирован в законодательно установленном порядке.

Составление акта приема-передачи трудовых книжек при вступлении в должность нового ответственного за их ведение, учет и хранение лица – необходимая мера, обеспечивающая как соблюдение установленных трудовым законодательством требований, так и позволяющая избежать потери документов либо своевременно ее выявить. Таким образом, с нового уполномоченного сотрудника будет снята какая бы то ни было ответственность за возможные нарушения, допущенные его предшественниками.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Акт приема-передачи трудовых книжек

Статьи по теме

Акт приема-передачи трудовых книжек потребуется при смене или увольнении лица, уполномоченного за учет и хранение этих документов. Как правильно составить и оформить акт, расскажем в статье.

Скачайте полезный документ:

Когда нужен акт приема-передачи трудовых книжек

Трудовые книжки и вкладыши в них приравниваются к документам строгой отчетности. Они содержат персональные данные и сведения о периодах трудовой деятельности, на основании которых будет назначаться пенсия. Поэтому к ведению, хранению и учету трудовых книжек предъявляют особые требования. Они установлены «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

В соответствии с Правилами, для учета бланков, заполненных трудовых книжек и вкладышей организация ведет специальные журналы:

  • Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
  • Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Ответственные за учет, хранение и ведение назначаются приказом директора.

При таком строгом порядке смена ответственного предполагает оформление акта приема-передачи трудовых книжек. Акт является подтверждением того, что один сотрудник передал документы, а второй — получил их в полном объеме и в надлежащей сохранности.

Как принять документы по акту приема-передачи трудовых книжек

Шаг 1. Убедитесь, что теперь ответственным за учет и хранение трудовых книжек назначены вы. Приказ о передаче дел оформляют в любом случае, даже когда в должностной инструкции оговорена обязанность работать с трудовыми книжками и вкладышами в них.

Шаг 2. Проверьте место хранения трудовых книжек. Для этого должен быть выделен сейф или несгораемый шкаф.

Шаг 3. Проверьте информацию. Перед тем, как заполнить акт приема-передачи трудовых книжек (образец):

  1. Проверьте, совпадает ли количество книжек, указанных в акте, с поименным списком сотрудников компании.
  2. Пересчитайте сдаваемые бланки, убедитесь, что их количество соответствует тому, что указано в акте.
  3. Ознакомьтесь с заполненными документами. Узнайте, внесены ли в них актуальные на текущую дату сведения.

Бланк акта приема-передачи трудовых книжек должен содержать графу «Примечание». В нее вносите все найденные в ходе процедуры передачи документов замечания. Они могут касаться отсутствия, повреждения, неправильного оформления записей.

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

Прием кадровых документов — ответственная процедура. Хорошо, если предшественник сможет все объяснить, поможет разобраться. Но что делать, если вы обнаружили ошибки? В журнале «Кадровое дело» рассказали, как принять дела на новом месте, чтобы не отвечать за ошибки бывших кадровиков .

Как утвердить акт приема-передачи трудовых книжек (образец)

Законодательство не предусматривает регламентов и правил по составлению акта приема-передачи трудовых книжек. Эти регламенты и правила работодатель может разработать и утвердить внутренним нормативным актом. Например, Положением о делопроизводстве или Положением о кадровой службе.

Если предприятие крупное и численность его сотрудников превышает несколько сот человек, может потребоваться специальная комиссия. В этом случае Положением оговаривается:

  • Порядок создания комиссии, которая принимает участие в проверке и передаче кадровых документов, ее состав.
  • Порядок работы комиссии: процедура сверки документов, форма акта приема передачи трудовых книжек, образец его бланка и заполнения.

Как оформить акт приема-передачи трудовых книжек

При составлении бланка акта учтите, что с 1 июля 2018 года действует новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он устанавливает основные требования к оформлению распорядительной документации.

Как правило, акт приема-передачи трудовых книжек оформляется в виде таблицы. В нее вносят:

  • фамилию, имя и отчество владельца документа,
  • вид бланка (книжка или вкладыш),
  • серию и номер.

При передаче бланков в таблице будет достаточно указать порядковый номер, серию и номер документа. Под каждой таблицей указывается общее количество документов каждого вида.

Заполненный акт заверяют подписями лица, сдавшего документы и лица (лиц) принявших их. Перед подписями должна быть указана должность подписавшего лица, а также стоять расшифровка. При утере документов составляется отдельный акт, в котором передающий книжки сотрудник должен указать причины их отсутствия.

Ответственным за сохранность трудовых книжек является работодатель. Они хранятся у него в течение всего периода работы. Но в некоторых случаях, например, для подсчета стажа при оформлении пенсии, работнику может потребоваться этот документ для предъявления в Пенсионный фонд. Учтите, что акт приема-передачи трудовой книжки работнику составлять не нужно — в качестве подтверждения того, что документ им получен, он может составить расписку и поставить заверяющую подпись в книге учета движения трудовых книжек. Образец такой расписки представлен на рисунке.

Расписка в получении трудовой книжки

Образец акта приема-передачи трудовых книжек необходимо разработать организации самостоятельно. Он заполняется при передаче кадровых документов и гарантирует своевременное обнаружение нарушений порядка учета и хранения трудовых книжек.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Акт приема-передачи трудовых книжек

Похожие публикации

Ведение и учет трудовых книжек на предприятии регулируется законодательством. Работодатель должен обеспечить сохранность этих документов. Поэтому необходима периодическая проверка трудовых книжек, особенно при смене лица, которое назначено ответственным за их ведение.

Когда составляется акт передачи трудовых книжек

Любая передача трудовых книжек должна быть зафиксирована документально, чтобы работодатель в любой момент мог предоставить сведения об их движении. Акт передачи составляется, когда перемещается большое количество книжек. Это может быть в следующих случаях:

  • Смена лица, на которое в организации возложена обязанность по ведению и учету этих документов;
  • Реорганизация юридического лица, в случае, когда происходит выделение нового предприятия, либо одно поглощает другое.
  • Передача части трудовых книжек в обособленные структурные подразделения и т.д.

Иначе говоря, любая передача книжек, за исключением временной выдачи на руки владельцу, должна быть оформлена актом.

Кто составляет акт

Акт должен составляться комиссией, которая должна состоять из трех человек и более. Она назначается приказом организации.

Лицо, передающее бланки и лицо, их принимающее в состав комиссии не должны входить.

В комиссии назначается председатель, который и руководит передачей трудовых книжек.

В конце акта все члены комиссии должны поставить свои подписи.

Утверждает акт руководитель предприятия. Если книжки передаются из одной организации в другую, то утвердить акт может руководитель любой из них.

Акт приема – передачи трудовых книжек: образец

Скачать заполненный образец акта можно ниже. А сейчас мы расскажем о порядке и правилах заполнения этого документа.

Порядок заполнения

Бланк акта приема – передачи трудовых книжек не утвержден на законодательном уровне, поэтому организация может разработать его самостоятельно. В сложившейся практике кадрового делопроизводства акт проверки трудовых книжек содержит следующие реквизиты и сведения:

  • Полное наименование организации. Акт можно составлять на официальном бланке компании.
  • Дата и место составления документа.
  • В правом углу ставиться гриф утверждения. Если у юридического лица есть печать, то она ставится на подпись руководителя.
  • Состав комиссии и причина передачи трудовых книжек.
  • Сведения о передаваемых книжках. Это самый главный раздел акта. Для удобства восприятия информации составляют таблицу, в которую вносят следующие данные: ФИО владельца книжки, ее серия и номер, особые отметки (например, невостребованная книжка или выдана владельцу на руки). Вкладыши указывают отдельно.
  • Итоговое количество книжек.
  • Подписи должностных лиц, участвующих в передачи: члены комиссии и работники, сдающие и принимающие трудовые.

В акт также можно внести сведения о сотрудниках, работающих по совместительству, на которых не ведется книжка и о наличии чистых бланков и вкладышей.

Акт составляется в 2 экземплярах, которые хранятся у передающей и принимающей стороны.

Правила составления

При составлении акта нужно соблюдать следующие правила делопроизводства:

  • Акт составляется в письменном виде, заполняется на компьютере или пишется от руки;
  • Документ не должен содержать помарок или исправлений. Написанный от руки должен быть полностью читаемым;
  • Все подписи должны быть проставлены лично их владельцами;
  • Если в акте больше одного листа, то все страницы нумеруются и сшиваются;

Если акт составлен с нарушениями требования, то он не будет иметь силы юридического документа.

При перемещении трудовых от одного работодателя к другому, либо при смене лиц, ответственных за их ведение, составляется акт передачи трудовых книжек. Образец скачать можно по ссылке ниже, либо составить самостоятельно. Но при этом он должен содержать сведения о передаваемых книжках и лицах, которые участвуют в передаче.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Статьи по теме

Акт приема-передачи трудовых книжек потребуется при смене или увольнении лица, уполномоченного за учет и хранение этих документов. Как правильно составить и оформить акт, расскажем в статье.

Скачайте полезный документ:

Когда нужен акт приема-передачи трудовых книжек

Трудовые книжки и вкладыши в них приравниваются к документам строгой отчетности. Они содержат персональные данные и сведения о периодах трудовой деятельности, на основании которых будет назначаться пенсия. Поэтому к ведению, хранению и учету трудовых книжек предъявляют особые требования. Они установлены «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

В соответствии с Правилами, для учета бланков, заполненных трудовых книжек и вкладышей организация ведет специальные журналы:

  • Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
  • Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Ответственные за учет, хранение и ведение назначаются приказом директора.

При таком строгом порядке смена ответственного предполагает оформление акта приема-передачи трудовых книжек. Акт является подтверждением того, что один сотрудник передал документы, а второй — получил их в полном объеме и в надлежащей сохранности.

Как принять документы по акту приема-передачи трудовых книжек

Шаг 1. Убедитесь, что теперь ответственным за учет и хранение трудовых книжек назначены вы. Приказ о передаче дел оформляют в любом случае, даже когда в должностной инструкции оговорена обязанность работать с трудовыми книжками и вкладышами в них.

Шаг 2. Проверьте место хранения трудовых книжек. Для этого должен быть выделен сейф или несгораемый шкаф.

Шаг 3. Проверьте информацию. Перед тем, как заполнить акт приема-передачи трудовых книжек (образец):

  1. Проверьте, совпадает ли количество книжек, указанных в акте, с поименным списком сотрудников компании.
  2. Пересчитайте сдаваемые бланки, убедитесь, что их количество соответствует тому, что указано в акте.
  3. Ознакомьтесь с заполненными документами. Узнайте, внесены ли в них актуальные на текущую дату сведения.

Бланк акта приема-передачи трудовых книжек должен содержать графу «Примечание». В нее вносите все найденные в ходе процедуры передачи документов замечания. Они могут касаться отсутствия, повреждения, неправильного оформления записей.

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

Прием кадровых документов — ответственная процедура. Хорошо, если предшественник сможет все объяснить, поможет разобраться. Но что делать, если вы обнаружили ошибки? В журнале «Кадровое дело» рассказали, как принять дела на новом месте, чтобы не отвечать за ошибки бывших кадровиков .

Как утвердить акт приема-передачи трудовых книжек (образец)

Законодательство не предусматривает регламентов и правил по составлению акта приема-передачи трудовых книжек. Эти регламенты и правила работодатель может разработать и утвердить внутренним нормативным актом. Например, Положением о делопроизводстве или Положением о кадровой службе.

Если предприятие крупное и численность его сотрудников превышает несколько сот человек, может потребоваться специальная комиссия. В этом случае Положением оговаривается:

  • Порядок создания комиссии, которая принимает участие в проверке и передаче кадровых документов, ее состав.
  • Порядок работы комиссии: процедура сверки документов, форма акта приема передачи трудовых книжек, образец его бланка и заполнения.

Как оформить акт приема-передачи трудовых книжек

При составлении бланка акта учтите, что с 1 июля 2018 года действует новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он устанавливает основные требования к оформлению распорядительной документации.

Как правило, акт приема-передачи трудовых книжек оформляется в виде таблицы. В нее вносят:

  • фамилию, имя и отчество владельца документа,
  • вид бланка (книжка или вкладыш),
  • серию и номер.

При передаче бланков в таблице будет достаточно указать порядковый номер, серию и номер документа. Под каждой таблицей указывается общее количество документов каждого вида.

Заполненный акт заверяют подписями лица, сдавшего документы и лица (лиц) принявших их. Перед подписями должна быть указана должность подписавшего лица, а также стоять расшифровка. При утере документов составляется отдельный акт, в котором передающий книжки сотрудник должен указать причины их отсутствия.

Ответственным за сохранность трудовых книжек является работодатель. Они хранятся у него в течение всего периода работы. Но в некоторых случаях, например, для подсчета стажа при оформлении пенсии, работнику может потребоваться этот документ для предъявления в Пенсионный фонд. Учтите, что акт приема-передачи трудовой книжки работнику составлять не нужно — в качестве подтверждения того, что документ им получен, он может составить расписку и поставить заверяющую подпись в книге учета движения трудовых книжек. Образец такой расписки представлен на рисунке.

Расписка в получении трудовой книжки

Образец акта приема-передачи трудовых книжек необходимо разработать организации самостоятельно. Он заполняется при передаче кадровых документов и гарантирует своевременное обнаружение нарушений порядка учета и хранения трудовых книжек.

Источники:
http://assistentus.ru/forma/akt-priema-peredachi-trudovyh-knizhek/
http://rustat-it.ru/pravo-sobstvennosti/6494-akt-priema-peredachi-trudovykh-knizhek-osobennosti-dokumenta-i-trebovaniya-k-ego-sostavleniyu-i-oformleniyu.html
http://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/akt.html
http://www.kdelo.ru/art/385376-akt-priema-peredachi-trudovyh-knijek-19-m3
http://spmag.ru/articles/akt-priema-peredachi-trudovyh-knizhek
http://www.kdelo.ru/art/385376-akt-priema-peredachi-trudovyh-knijek-19-m3
http://assistentus.ru/trudovaya-knizhka/otvetstvennost-za-nevnesenie-zapisi-v-trudovuyu-knizhku/

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Ссылка на основную публикацию