Понятие кадрового учета и распространенные ошибки

Содержание

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Самые распространённые ошибки кадровика в своей работе

Любое предприятие может навестить сотрудник инспекции по охране труда. Даже если к работодателю не имеется претензий со стороны работников, существуют плановые проверки. Для того чтобы на работодателя не был наложен штраф, кадровому инспектору необходимо избегать самых распространённых ошибок, встречающихся при оформлении персонала. Разберём их подробнее.

1. Наличие локальных актов и ознакомление с ними сотрудников

На каждом предприятии обязательно наличие актов:

  • об оплате вознаграждения за труд;
  • командировках;
  • личных данных сотрудников;
  • внутреннего распорядка организации.

Работники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с этими документами. Сделать это можно несколькими методами:

  • к каждому акту подкрепить специальный листок, в котором сотрудники поставят свои подписи;
  • ведётся специальный журнал, в котором работники расписываются;
  • сотрудник ставит подпись в конце трудового соглашения, подтверждая своё ознакомление с локальными актами предприятия.

Эти мероприятия являются обязательными для кадровика. В случае отсутствия локальных актов в организации или неознакомления с ними сотрудников на руководителя компании налагается административный штраф. Это необходимо знать кадровику.

2. В правилах внутреннего трудового распорядка отсутствует ответственность работодателя

Отсутствие этого пункта является грубейшим нарушением. В соответствии со статьёй 195 ТК РФ непременно указывается порядок привлечения руководителя предприятия или структурного подразделения к дисциплинарной или материальной ответственности. В соответствии со ст. 37 и 38 ТК РФ указывается и порядок привлечения сотрудника к материальным или дисциплинарным видам ответственности.

3. Не указана дата получения вознаграждения за труд

Ст.136 ТК РФ обязывает кадровика указывать дату выдачи работникам вознаграждения за труд в правилах внутреннего распорядка, индивидуальных и коллективных трудовых соглашениях. Отсутствие даты выдачи заработной платы становится грубейшим нарушением, влекущим штрафы для работодателя.

Важно! Интервал между датами выплат не может быть меньше двух недель. Если же будет указана иная частота, то работодателю будут выписаны штраф и предписание скорректировать этот период.

4. Отсутствует размер заработной платы

Чаще всего, работодатель совершает ещё одну ошибку — не указывает размер заработной платы. Это является грубейшим нарушением. Обязательно указывается размер оклада и прописываются надбавки. Например, северная или региональный коэффициент.

5. Отсутствует порядок индексации заработной платы

Законодательство обязывает работодателя своевременно индексировать заработную плату. Если человек трудится на бюджетном предприятии, то порядок изменения вознаграждения за труд индексируется государством. Коммерческие организации самостоятельно корректируют размер зарплаты сотрудников. Этот порядок прописывается в коллективном или индивидуальном трудовом соглашении. Заработная плата должна индексироваться ежегодно с учётом изменения размера прожиточного минимума и коэффициента инфляции.

Локальные акты и трудовые соглашения изучаются сотрудником Инспекции по охране труда в обязательном порядке. Если в документах не хватает некоторых пунктов, то оформите их в виде дополнительного соглашения.

Важно! Для упрощения проверки заранее распределите все документы по группам. Например: в одну стопку поместите локальные акты, а в другую — трудовые договора.

6. Отсутствует или неправильно указано место трудоустройства

В трудовом соглашении указывается не только название организации, но и её фактическое местонахождение. Если же сотрудник принимается в филиал компании, то этот факт отражается в трудовом соглашении. Обязательно указывается и адрес структурного подразделения, в которое направляется человек.

Важно! Ошибкой считается указание в трудовом договоре сведений о рабочем месте человека. Оно не имеет никакого отношения к реквизитам организации-работодателя.

7. Отсутствие информации о социальном страховании человека

В соответствии с действующим законодательством, работник подлежит обязательному социальному страхованию. Этот пункт обязательно прописывается в трудовом соглашении и локальных актах.

8. Неправильно распределены дни отдыха

В соответствии с ТК РФ работнику ежегодно предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. Его длительность составляет 28 календарных дней (для несовершеннолетних — 31 день). По соглашению сторон он может быть поделён на части. Каждая из частей не может быть менее 14 дней. Если же в правилах внутреннего распорядка прописаны другие значения, то исправьте их, ведь они ухудшают положение трудящегося человека.

9. Отсутствует информация об условиях труда

С 2014 года кадровый инспектор обязан включать в трудовое соглашение информацию об условиях труда работника. Они делятся на:

Вредные условия определяются специальной экспертной комиссией. Они бывают четырёх степеней. Вид рабочих условий отражается в договоре и локальных актах.

Если же организация только проходит проверку рабочих мест, то обязательно внесите изменения после вынесения заключения специальной экспертной комиссией.

10. Отсутствует пломба на книге учёта трудовых книжек

Законодательство не предъявляет строгих требований к материалу, из которого изготавливается пломба. Однако книга учёта трудовых книжек должна быть опломбирована. Обязательно запрашивается и приказ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение этих документов. Он должен обязательно присутствовать на предприятии. Если бумага отсутствует, её необходимо издать.

11. Неправильно ведётся табель учёта труда работников

Грубейшей ошибкой является нарушение учёта рабочего времени. Если работник трудился на предприятии в режиме 2/2, то не нужно записывать это как 8-часовой день и пятидневную неделю. Обязательно отражаются в табеле сверхурочная работа или прогулы сотрудников.

12. Работник не расписался в трудовом договоре

Трудовой договор составляется в двух экземплярах и подписывается работником и работодателем. Без подписи одной из сторон этот документ считается недействительным. Необходимо устранить эти нарушения до начала проверки.

13. Отсутствует информация в приказах

Этот документ требуется в следующих случаях:

  • приём (увольнение) сотрудника;
  • перевод на другую должность;
  • назначение взыскания;
  • иные случаи, предусмотренные законодательством.

Если в приказах нет необходимой информации, то это считается грубейшей ошибкой в кадровом делопроизводстве. Этот факт обязательно необходимо устранить.

14. Не утверждена форма расчётных листков

Перед выдачей заработный платы сотруднику обязательно выдаётся расчётный листок. Работник должен расписаться за его получение.

15. Отсутствует подпись в личной карточке работника

В этот документ вносится вся необходимая информация о сотруднике. На обратной стороне документа он должен поставить свою подпись. Обязательно проверяется наличие подписей в личных карточках перед проверкой. К уволенным сотрудникам направляется курьер, для того чтобы они могли расписаться в документе.

Обязательно внесите в личную карточку информацию о предоставленном работнику отпуске и его продолжительности.

16. Неправильно утверждён график отпусков

Действующее законодательство требует составление графика отпусков не позднее чем за 14 дней до начала следующего года. Составляйте график отпусков в утверждённые сроки.

Если работник выразил просьбу о переносе отпуска на другой период, то отразите это соответствующим приказом. Не забудьте внести коррективы в уже составленный график отпусков.

17. Неправильно составлен трудовой договор

Если с работником заключён гражданский договор, то инспектор выявит правомерность его составления. Если же в документе оговорены условия, присущие трудовым договорам, то необходимо переоформить их на таковые. В противном случае на работодателя и кадровика будут наложены штрафы.

Это типичные ошибки, совершаемые кадровиками во время своей работы. Своевременно устраняйте их, для того чтобы у работодателя и у вас не было проблем.

Десять типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

Трудовой кодекс Российской Федерации **(ТК РФ) вступил в силу с 01 февраля 2002 года, но до настоящего времени большинство руководителей малого бизнеса продолжают считать, что заключение трудовых договоров с работниками в письменной форме — право работодателя, а не его обязанность. Однако обязанность заключения трудовых договоров в письменной форме возложена на работодателя статьей 67 ТК РФ.

Таким образом, **трудовые договоры должны заключаться с работниками организаций всех форм собственности в порядке и на условиях, предусмотренных главой 10 ТК РФ. В то же время письменная форма трудового договора не исключает необходимости издания работодателем приказа о приеме на работу. В соответствии со статьей 68 ТК РФ приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Отсутствие должного внимания к системе учета кадров, несвоевременное оформление на работу приводит к необходимости формировать документы о приеме на работу значительно позже. В результате дата начала работы в приказе о приме на работу может не соответствовать дате начала работы по трудовому договору, что в итоге послужит поводом для возникновения трудовых споров с работниками.

Помимо обязанности работодателя ознакомить сотрудника с приказом о его приеме на работу, работодатель также в соответствии с положениями статьи 68 ТК РФ должен ознакомить его с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, положением о персональных данных работников и иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника. Наличие таких локальных нормативных актов многие работодатели считают обузой, не думая, какой управленческий ресурс могут содержать эти документы. Кроме того, отсутствие в организации правил внутреннего трудового распорядка и иных обязательных локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, расценивается трудовой инспекцией как нарушение действующего трудового законодательства, что может послужить основанием к привлечению организации или должностных лиц организации к административной ответственности.

Нередко приходится сталкиваться с тем, что приказы о приеме на работу либо не составляются вообще — работодатели ограничиваются заявлением работника, на котором пишут свою резолюцию и указывают размер заработной платы, — либо оформляют приказы с нарушением «Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», приведенных в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В соответствии с указанным Постановлении Госкомстата РФ для оформления учета кадров используются следующие унифицированные формы:

№ Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;

№ Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;

№ Т-2 «Личная карточка работника»;

№ Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»;

№ Т-3 «Штатное расписание»;

№ Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;

№ Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

№ Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;

№ Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

№ Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;

№ Т-7 «График отпусков»;

№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;

№ Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»;

№ Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

№ Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

№ Т-10 «Командировочное удостоверение»;

№ Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

№ Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»; № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Отсутствие указанных документов в организации может привести к привлечению организации к ответственности в виде начисления штрафных санкций, согласно статье 120 «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения» Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ).

Еще одним распространенным заблуждением работодателя является то, что расторжение трудового договора с работником, формулируемое как «по собственному желанию», происходит на основании статьи 80 ТК РФ. Однако указанная статья определяет только порядок и условия расторжения трудового договора. Основания же для прекращения трудового договора определены статьей 77 ТК РФ. В частности, расторжение трудового договора работником по собственному желанию происходит на основании пункта 3 статьи 77 ТК РФ. Следовательно, запись в трудовой книжке об увольнении должна содержать ссылку на пункт 3 статьи 77 ТК РФ, а не на статью 80 ТК РФ, как нередко встречается на практике.

Особое внимание следует уделить вопросу о ведении трудовых книжек на предприятиях малого бизнеса. В соответствии со статьей 66 ТК РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»). Согласно «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, работодатель обязан вести трудовые книжки на всех работников, проработавших в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем на платной основе.

Следует отметить, что работодатели не имеют права требовать от работника, поступающего на работу впервые, предоставления бланка трудовой книжки. Организация должна за счет собственных средств приобрести бланки трудовых книжек, как установлено «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку», утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22.12.2003 г. № 117н. Однако часто работодатели принимают от работника чистый бланк трудовой книжки, вносят туда запись, не обращая внимания на то, что с 1 января 2004 года введены в действие трудовые книжки нового образца.

Также следует отметить, что на работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек. С целью обеспечения учета и хранения трудовых книжек работодатель должен вести следующую документацию: приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к ней и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением, расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей к ней с указанием серии и номера каждого бланка. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также выданные им, с записью серии и номера. Анализ ошибок, которые встречаются при проведении проверок, правильность заполнения трудовых книжек требуют отдельного освещения.К наиболее типичным ошибкам при оформлении трудовых книжек можно отнести следующие: — зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки (вкладыша) «Сведения о работе», «Сведения о награждениях»; — внесение записи о работе в раздел «Сведения о награждениях»; — неоформление надлежащим образом выданного вкладыша (не вшит в трудовую книжку, не проставлен штамп о выдаче вкладыша на первой странице трудовой книжки).

Еще одной распространенной ошибкой является ненадлежащее оформление личных карточек работников. Личную карточку (унифицированная форма № Т-2) следует оформлять в соответствии с Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Личная карточка является документом по учету труда и заполняется на всех работников. Согласно «Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225, с каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вкладыш) о поступлении на работу, переводе, назначении, увольнении, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке (№ Т-2), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

Вопросы взаимоотношений работодателя с работниками в части регулирования оплаты труда и учета рабочего времени также требуют внимания. На малых предприятиях, как правило, отсутствуют табели учета рабочего времени. Тем не менее, в соответствии со статьей 91 ТК РФ, работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для контроля за соблюдением работниками режима рабочего времени и начисления заработной платы применяют унифицированные формы первичной учетной документации по учету рабочего времени (формы № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени»), утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Отсутствие на предприятии оформленных в соответствии с действующим трудовым законодательством документов по учету рабочего времени может послужить поводом для налоговых органов признать необоснованным включение расходов на оплату труда в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Десять типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

Трудовой кодекс Российской Федерации **(ТК РФ) вступил в силу с 01 февраля 2002 года, но до настоящего времени большинство руководителей малого бизнеса продолжают считать, что заключение трудовых договоров с работниками в письменной форме — право работодателя, а не его обязанность. Однако обязанность заключения трудовых договоров в письменной форме возложена на работодателя статьей 67 ТК РФ.

Таким образом, **трудовые договоры должны заключаться с работниками организаций всех форм собственности в порядке и на условиях, предусмотренных главой 10 ТК РФ. В то же время письменная форма трудового договора не исключает необходимости издания работодателем приказа о приеме на работу. В соответствии со статьей 68 ТК РФ приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Отсутствие должного внимания к системе учета кадров, несвоевременное оформление на работу приводит к необходимости формировать документы о приеме на работу значительно позже. В результате дата начала работы в приказе о приме на работу может не соответствовать дате начала работы по трудовому договору, что в итоге послужит поводом для возникновения трудовых споров с работниками.

Помимо обязанности работодателя ознакомить сотрудника с приказом о его приеме на работу, работодатель также в соответствии с положениями статьи 68 ТК РФ должен ознакомить его с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, положением о персональных данных работников и иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника. Наличие таких локальных нормативных актов многие работодатели считают обузой, не думая, какой управленческий ресурс могут содержать эти документы. Кроме того, отсутствие в организации правил внутреннего трудового распорядка и иных обязательных локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, расценивается трудовой инспекцией как нарушение действующего трудового законодательства, что может послужить основанием к привлечению организации или должностных лиц организации к административной ответственности.

Нередко приходится сталкиваться с тем, что приказы о приеме на работу либо не составляются вообще — работодатели ограничиваются заявлением работника, на котором пишут свою резолюцию и указывают размер заработной платы, — либо оформляют приказы с нарушением «Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», приведенных в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В соответствии с указанным Постановлении Госкомстата РФ для оформления учета кадров используются следующие унифицированные формы:

№ Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;

№ Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;

№ Т-2 «Личная карточка работника»;

№ Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»;

№ Т-3 «Штатное расписание»;

№ Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;

№ Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

№ Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;

№ Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

№ Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;

№ Т-7 «График отпусков»;

№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;

№ Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»;

№ Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

№ Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

№ Т-10 «Командировочное удостоверение»;

№ Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

№ Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»; № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Отсутствие указанных документов в организации может привести к привлечению организации к ответственности в виде начисления штрафных санкций, согласно статье 120 «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения» Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ).

Еще одним распространенным заблуждением работодателя является то, что расторжение трудового договора с работником, формулируемое как «по собственному желанию», происходит на основании статьи 80 ТК РФ. Однако указанная статья определяет только порядок и условия расторжения трудового договора. Основания же для прекращения трудового договора определены статьей 77 ТК РФ. В частности, расторжение трудового договора работником по собственному желанию происходит на основании пункта 3 статьи 77 ТК РФ. Следовательно, запись в трудовой книжке об увольнении должна содержать ссылку на пункт 3 статьи 77 ТК РФ, а не на статью 80 ТК РФ, как нередко встречается на практике.

Особое внимание следует уделить вопросу о ведении трудовых книжек на предприятиях малого бизнеса. В соответствии со статьей 66 ТК РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»). Согласно «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, работодатель обязан вести трудовые книжки на всех работников, проработавших в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем на платной основе.

Следует отметить, что работодатели не имеют права требовать от работника, поступающего на работу впервые, предоставления бланка трудовой книжки. Организация должна за счет собственных средств приобрести бланки трудовых книжек, как установлено «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку», утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22.12.2003 г. № 117н. Однако часто работодатели принимают от работника чистый бланк трудовой книжки, вносят туда запись, не обращая внимания на то, что с 1 января 2004 года введены в действие трудовые книжки нового образца.

Также следует отметить, что на работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек. С целью обеспечения учета и хранения трудовых книжек работодатель должен вести следующую документацию: приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к ней и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением, расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей к ней с указанием серии и номера каждого бланка. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также выданные им, с записью серии и номера. Анализ ошибок, которые встречаются при проведении проверок, правильность заполнения трудовых книжек требуют отдельного освещения.К наиболее типичным ошибкам при оформлении трудовых книжек можно отнести следующие: — зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки (вкладыша) «Сведения о работе», «Сведения о награждениях»; — внесение записи о работе в раздел «Сведения о награждениях»; — неоформление надлежащим образом выданного вкладыша (не вшит в трудовую книжку, не проставлен штамп о выдаче вкладыша на первой странице трудовой книжки).

Еще одной распространенной ошибкой является ненадлежащее оформление личных карточек работников. Личную карточку (унифицированная форма № Т-2) следует оформлять в соответствии с Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Личная карточка является документом по учету труда и заполняется на всех работников. Согласно «Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225, с каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вкладыш) о поступлении на работу, переводе, назначении, увольнении, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке (№ Т-2), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

Вопросы взаимоотношений работодателя с работниками в части регулирования оплаты труда и учета рабочего времени также требуют внимания. На малых предприятиях, как правило, отсутствуют табели учета рабочего времени. Тем не менее, в соответствии со статьей 91 ТК РФ, работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для контроля за соблюдением работниками режима рабочего времени и начисления заработной платы применяют унифицированные формы первичной учетной документации по учету рабочего времени (формы № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени»), утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Отсутствие на предприятии оформленных в соответствии с действующим трудовым законодательством документов по учету рабочего времени может послужить поводом для налоговых органов признать необоснованным включение расходов на оплату труда в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Новости

Рубрика: Актуальное интервью

Весну кадровые работники Красноярья ждут с нетерпением. Это и неудивительно: именно в мае проходит краевой проект «Неделя кадровика», где сотни специалистов находят ответы на свои спорные «кадровые» вопросы.

Вашему вниманию — интервью с хэдлайнером проекта «Неделя кадровика», лектором экстра-класса и просто обворожительной женщиной — МИТРОФАНОВОЙ Валентиной Васильевной, директором Института профессионального кадровика (г. Москва).

— Что означает «запрет заемного труда» и с чем он связан?

— Заемный труд — это нормальная международная практика, трехсторонние отношения, когда работник оформлен у одного юрлица, при этом он может выполнять трудовые функции у другого юрлица. Разговоры о легализации этой практики ведутся с 2001 года. Сейчас планируется встать на кардинально другую позицию — установить два возможных варианта, когда заемный труд был бы возможен. Осуществлять деятельность по предоставлению труда согласно новому 116-ФЗ от 5 мая 2014 г. «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» вправе: 1) частные агентства занятости — юридические лица, зарегистрированные на территории Российской Федерации и прошедшие аккредитацию на право осуществления данного вида деятельности, и 2) другие юридические лица, в случаях, если работники с их согласия направляются временно к юридическому лицу, являющемуся аффилированным лицом по отношению к направляющей стороне, юридическому лицу, являющемуся акционерным обществом, если направляющая сторона является стороной акционерного соглашения об осуществлении прав, удостоверенных акциями такого акционерного общества; юридическому лицу, являющемуся стороной акционерного соглашения с направляющей стороной.

— Заключать гражданско-правовые договоры вместо трудовых нельзя было и раньше, что изменилось сейчас?

— Изменения коснулись полномочий, они стали более расширенными. Было много споров с физлицами, и инспекция не имела права решать эти вопросы, она могла только помочь работнику обратиться в суд для решения спора. А теперь инспектор может принимать решение и признать ГПХ трудовым договором.

— Какие ошибки работодателей чаще всего выявляются по результатам инспекционных проверок?

— Сегодня меняется характер выявляемых нарушений. Может быть, это связано с тем, что сама инспекция пересматривает свою работу: акцент делается на нюансах. Если раньше проверяли по таким параметрам: есть трудовой договор или нет; есть ли два его экземпляра; подпись работника о том, что второй экземпляр получен на руки и т. д., то сегодня уже проверяется — на сколько дней дается отпуск, как он делится, как планируется.

Вот самые распространенные ошибки: не прописана трудовая функция в трудовом договоре; не прописаны вопросы, связанные с оплатой труда. Очень долгое время на эти нарушения инспекторы закрывали глаза. Кстати, рекомендую обратить внимание на накопление задолженности по отпуску и неуведомление работника за две недели. Это то, что проверяется всегда. Что касается увольнений — работодатель в суде может вполне адекватно объяснять, какие у него претензии к работнику, но когда дело доходит до документальных доказательств, оказывается, что нет правильно оформленных документов или есть незарегистрированные документы, с которыми работник не ознакомлен.

— Какие появились новые льготные категории работников, запрещенные к увольнению?

— Пленум ВС РФ дал широкое определение термина матери-одиночки, и сегодня под него подпадают очень многие женщины, которые раньше не имели этого статуса. Категории: женщины, отец ребенка у которых умер, отец ребенка лишен родительских прав или сидит, по медицинским показаниям не может обеспечивать ребенка.

Понятие «одинокая мать» в законодательстве отсутствует. При определении этого статуса помогут разъяснения, которые содержатся в Обзоре законодательства и судебной практики Верховного Суда РФ за первый квартал 2010 года (утв. Постановлением Президиума ВС РФ от 16.06.2010 г.). Так, обязательным для признания матери одинокой является условие о том, что отцовство ребенка не установлено. Это значит, что графа «отец» в свидетельстве о рождении не заполнена или сведения об отце ребенка внесены со слов матери. Документом, подтверждающим отсутствие отцовства, кроме свидетельства о рождении ребенка, может быть справка из органов ЗАГС об основаниях для внесения записи в свидетельство о рождении (если такая запись была внесена).

Согласно второму условию мать ребенка не должна состоять в браке. Поэтому, если работница вышла замуж, то статус одинокой матери она утрачивает. Как правило, информацию о вступлении в брак работница предоставляет работодателю сама, поскольку обычно в этом случае она меняет фамилию и возникает необходимость внести изменения в кадровые документы, свидетельство пенсионного страхования и т. д.

— Что изменилось в предоставлении учебного отпуска работнику?

— Появилась новая статья в ТК РФ по учебным отпускам работникам, которые учатся в аспирантуре, ординатуре, докторантуре. Изменения по учебным отпускам, которые являются послевузовским образованием. Обращаю внимание, что учебный отпуск предоставляется только в том случае, если обучение проходит в заочной форме (ст. 173.1 ТК РФ).

— Прием на работу — это то, с чем кадровик сталкивается чаще всего. Какие нюансы здесь следует иметь в виду?

— Прежде всего, необходимо узнать, чем этот человек занимался перед тем, как устроился к вам. Если за последние два года он был на государственной или муниципальной службе, то вы обязаны уведомить работодателя по последнему месту госслужбы об этом в течение 10 рабочих дней по форме уведомления. Если человек является военнообязанным, в течение двух недель отправляем уведомление в военный комиссариат о приме такой категории работника. Если заключаете договор о неполной занятости, необходимо уведомить об этом службу занятости. После этого составляем приказ о приеме на работу. Административные штрафы за неуведомление предусмотрены немаленькие: до 50 тыс. рублей — на физическое лицо, 50 тыс. рублей — на должностное лицо, от 100 до 500 тыс. рублей — на юридическое лицо. При этом есть проблемы с проверкой этих работников. Сегодня можно проверять государственных служащих — есть указ президента.

Если вы трудоустраиваете бывшего госслужащего, не забывайте о том, что у нас есть очень своеобразный вид госслужащих — военные. Так как ст. 64.1 ТК РФ не указывает слово «государственная гражданская служба», мы должны уведомлять все категории госслужащих: государственные правоохранительные, государственные военные, государственные гражданские и муниципальные служащие. Форма самого уведомления утверждена Постановлением Правительства РФ № 700.

Что касается процедуры приема на работу, согласно статье 68 ТК РФ, до заключения трудового договора вы должны ознакомить работника с локально-нормативными актами. При этом вы можете подтвердить факт этого ознакомления до заключения договора. Далее — прохождение вводных инструктажей по охране труда. Вы должны ознакомить с картой аттестации рабочего места под роспись. Не забудьте сделать справку из налоговой, что у работника нет дисквалификации. И только потом — заключаем трудовой договор.

Также обратите внимание на сроки подписания трудового договора — три рабочих дня после фактического допуска к работе. Сроки подписания приказа о приеме на работу — три дня после фактического допуска к работе. Трудовую книжку забираем в день приема на работу, запись в трудовой книжке делаем на шестой рабочий день. Ни в коем случае — раньше! Нарушение этого требования прописано статьей 66 ТК РФ. Трудовую книжку в книгу учета вы, конечно, регистрируете в первый день, но потом она у вас лежит чистенькая. Это время дано для того, чтобы работник решил, устраивает его или нет новое место работы. К примеру, к вам трудоустраивается работник, у которого 15 лет стажа. Вы берете в первый день трудовую книжку и, чтобы не забыть, — делаете в ней запись. Работник отрабатывает у вас три дня, ему не нравится и он увольняется. Но как же быть: запись-то о приеме уже зафиксирована? Выходит, раз есть запись о приеме, то должна быть запись об увольнении. И потом этот человек приходит к другому работодателю, где записано, что на последнем месте работы он проработал всего три дня. Скажите, вы бы взяли такого человека на работу?

Если вы заполняете новую трудовую книжку, то в течение семи дней вы обязаны ее оформить.

— Можете назвать самые типичные ошибки при приеме на работу?

Наши кадровики забывают проверять работников на дисквалификацию и не контролируют вопросы, связанные с тем, что к ним приходят категории работников, по которым необходимо производить уведомление. Это касается высших государственных и муниципальных служащих. А эта обязанность, между прочим, установлена ст. 32.11 ТК РФ.

Если мы говорим про защиту персональных данных, то эта информация должна запрашиваться на входе с соискателя. По факту получается, когда работник уже документы подписывает.

Что касается трудового договора, то практически в каждом договоре можно найти несоблюдение условий: то оплаты нет, то стимулирующие выплаты не прописаны, то гарантии по «вредникам» отсутствуют.

Хочу также указать на одну распространенную ошибку, связанную с денежной компенсацией за дополнительный ежегодный отпуск, который предоставляется за условия, приравненные к территориям Крайнего Севера. Эти выплаты являются компенсационными, и работодатель не имеет права учитывать их как денежные компенсации.

— Какие ошибки чаще всего выявляются при ведении трудовой книжки?

— Приведу наиболее частотные. На титульном листе трудовой книжки нет печати. Бланк действительный, а книжка нет. В графе организации должно быть полное наименование организационной формы. Допускается сокращенное название, если оно есть в учредительных документах. Нет полного наименования — у работника могут быть проблемы с Пенсионным фондом в дальнейшем при назначении стажа, так как трудовая книжка пока все еще остается основным документом, подтверждающим страховой стаж, а также проблемы могут быть у работника при дальнейшем трудоустройстве к другим работодателям. Далее. Записи вносятся без сокращений, никаких «ТК РФ», никаких «ст.». Все отметки должны быть заверены печатью юрлица. Никаких печатей отделов кадров, филиалов, обособленных подразделений и т. д. Также обратите внимание на эти формулировки: соглашение сторон — прекращен, истечение срока действия — прекращен, инициатива работника — расторгнут, инициатива работодателя — расторгнут.

— И последний вопрос. Валентина Васильевна, как Вам в работе помогает система КонсультантПлюс?

Сейчас, когда изменения в законодательстве происходят фактически каждую неделю, очень важно быть в курсе всех текущих корректировок. Отслеживать их через «Российскую газету» очень сложно. Поэтому, конечно, КонсультантПлюс всегда являлся моим неотъемлемым помощником в работе.

Источники:
http://www.bddo.ru/desyat-tipichnyih-oshibok-v-kadrovom-deloproizvodstve
http://www.bddo.ru/desyat-tipichnyih-oshibok-v-kadrovom-deloproizvodstve
http://ic-iskra.ru/news/490-kadrovaya-rabota-razbiraem-rasprostranennye-oshibki
http://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/deloproizvodstvo-s-nulja.html

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Ссылка на основную публикацию