Получение трудовой: как отправить уведомление работнику

Содержание

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Правила выдачи трудовой книжки работнику при увольнении

Что говорит законодательство

Согласно ст. 84.1 ТК РФ, руководитель компании не только не имеет права удерживать бланк работника, но и несет ответственность за это. Задержка выдачи документа при увольнении сотрудника может быть расценена как административное правонарушение. В таком случае работодателю придется отвечать в соответствии с п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и платить штраф до 50 000 рублей. Кроме того, компанию могут обязать возместить сотруднику материальный ущерб на основании статьи 234 ТК РФ.

Судебная практика

Судебная практика в этой сфере противоречивая. Так, согласно Апелляционному определению Верховного суда Республики Марий Эл от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018, на компенсацию может претендовать работник, только если докажет, что:

  • пытался трудоустроиться без трудовой;
  • потенциальные работодатели ему отказывали по причине отсутствия документа о трудовом стаже.

Отметим, что аналогичные выводы содержатся еще в Апелляционном определении Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018, Апелляционном определении Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016, Апелляционном определении Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018, иных решениях.

В то же время есть и другая позиция. Например, в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017 заявлено, что невыдача трудовой книжки своевременно — обстоятельство, лишающее работника возможности трудоустроиться. И никаких иных доказательств для получения компенсации за задержку документа предъявлять не надо. Такой подход можно найти также в Апелляционном определении Верховного суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016, Апелляционном определении Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016, иных решениях.

Алгоритм действий работодателя

Чтобы обезопасить себя, кадровому специалисту необходимо знать, как действовать в разных ситуациях:

  1. Если работник явился в последний рабочий день и получил на руки документы, необходимо зафиксировать факт их своевременного вручения. В частности, сотрудник расписывается в книге учета трудовых книжек и личной карточке.
  2. Если работник не пришел за документом, кадровику прежде всего нужно зафиксировать этот факт документально и проставить отметку в табеле учета рабочего времени.
  3. После этого следует направить гражданину уведомление о необходимости получить трудовую книжку (образец приведен в статье) лично или дать согласие на ее пересылку по почте. С момента отправки заказного письма работодатель не несет ответственности за задержку выдачи бланка. Помните, что направление документа по почте без получения на это предварительного согласия его владельца является нарушением ст. 84.1 ТК РФ.

Документ направляется заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении. И не стоит экономить на таких дополнительных услугах, как опись вложения и уведомление о вручении. Судебная практика показывает, что это поможет доказать выполнение работодателем своих обязанностей. Конкретный пример — Апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу № 33-15689/2018. Из материалов дела следует, что работник попросил отправить ему трудовую книжку по почте. Когда письмо пришло, в конверте документа не оказалось. На этом основании работник обратился в суд и потребовал выплатить компенсацию. Работодателю пришлось заплатить, потому что суду была предоставлена квитанция об отправке письма, но доказательств, что в нем была трудовая книжка бывшего работника, не нашлось: при отправке опись вложения не составлялась.

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, нет четкой информации о том, по какому адресу нужно направить письмо. Чаще всего его отправляют на адрес, указанный в личной карточке работника. Но если у работодателя имеются другие адреса, предоставленные сотрудником, направлять документ нужно на все имеющиеся адреса, по которым гражданин может проживать. Это будет свидетельствовать о том, что руководитель принял максимально возможные меры для вручения бланка. Как должно быть оформлено письмо о получении трудовой книжки при увольнении — образец представлен ниже.

Также может быть отправлено повторное уведомление о получении трудовой книжки.

Образец уведомления о получении трудовой книжки при увольнении

Если после отправки заказного письма от уволившегося сотрудника не получено письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте, то ее следует хранить в отделе кадров предприятия в специально отведенном для этого сейфе до момента выдачи сотруднику. Установленный срок хранения документа составляет 75 лет.

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте: подробные правила

Законодательством установлена обязанность отдать трудовую книжку в последний день работы сотрудника. На практике реализовать требования закона достаточно сложно. Избежать ответственности позволит направление отчетного кадрового документа работнику по почте.

В каких случаях допустимо применение такого способа, как правило, составить заявление на пересылку документа, как оформляется согласие на отправление. Об особенностях оформления писем и взаимодействия с Почтой России вы узнаете из этого материала.

В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?

Пересылка трудовой книжки по почте возможна исключительно в случаях, предусмотренных законом. К ним относятся:

  • нахождение на должности сотрудника в удаленном офисе, находящемся в другом регионе, чем головное управление компании;
  • увольнение во время командировки или стажировки в отдаленном районе;
  • при отъезде сотрудника в отпуск с подачей заявления на отдых с последующим увольнением;
  • в иных случаях на практике, когда получение документа лично сотрудником не представляется возможным.

Как правильно отправить?

Для процедуры пересылки трудовой книжки характерно несколько важных моментов:

  • отправка документа почтой по инициативе работодателя не всегда уместна. Необходима она только в случаях, когда данная мера допускается положениями законодательства. Не влияет на эти правила и нормы статей 62 и 77 ТК РФ о необходимо передачи трудовой книжки работнику в последний день исполнения им обязательств.
  • направление документа Почтой России возможно только в случаях, когда работник самостоятельно заявил о своем желании получить трудовую книжку по почте. Он может заявить об этом работодателю или дать разрешение на получение книжки таким способом в ответ на уведомление предприятия.
  • даже при увольнении работника в связи с привлечением его к административной или дисциплинарной ответственности требуется предварительное получение письменного согласия на пересылку трудовой книжки по почте.

Заявление работника об отправлении трудовой книжки через почтовое отделение

Если сотрудник не может прийти явиться в кадровый отдел работодателя для получения трудовой книжки в связи с длительным отъездом или по другим причинам, он может подать заявление об отправлении документа почтой.

Форма заявления

Единой формы заявления не установлено. В заявлении должны присутствовать следующие реквизиты:

  • Ф. И. О. работника;
  • название организации и/или ответственного лица кадрового отдела за хранение и выдачу трудовых книжек;
  • название документа – уведомление;
  • сообщение о необходимо отправки книжки по почте;
  • дата составления;
  • собственноручная подпись сотрудника, при представлении его интересов – нотариально заверенная доверенность с указанием полномочия на оформление таких бумаг.

Как написать?

Заявление на направление трудовой книжки почтой работник составляет и подписывает самостоятельно. По нотариально заверенной доверенности такие действия вправе осуществлять законный представитель, защищающий трудовые права сотрудника. Оказать содействие при оформлении договора вправе трудовая инспекция.

Согласие на отправление

Заявление с выражением согласия на получение трудовой книжки по почте составляется в произвольной форме, единого унифицированного вида не существует.

Допускается указание на согласие отправить трудовую книжку по почте следующими способами:

  • вписанием фразы «Согласен на отправление трудовой книжки по почте на адрес работника» при составлении заявления на увольнение;
  • отдельным документом, независимо от факта прекращения трудовых отношений;
  • при направлении телеграммы, удостоверенной работником телеграфа.

Оформление разрешения на отправку трудовой книжки по почте осуществляется в следующем порядке:

  • составляется уведомление и подписывается работником;
  • передается сотруднику Почты России для заверения, в конверт вкладывается опись, дубликат остается у заявителя с отметкой почтового отделения о принятии, требуется заполнение уведомления о получении письма, форма отправления – заказная;
  • документ предъявляется для пересылки, оплачивается пошлина;
  • при получении письма представителем работодателя уведомление возвращается в отделение Почты России или на адрес сотрудника с отметкой о получении.

Как забрать из другого города?

Если сотрудник находится в ином населенном пункте к моменту, когда трудовая книжка должна быть получена у работодателя в связи с увольнением, он может получить документ способами:

  • направив по почте заявление об отправке документа в другой город;
  • выписав доверенность и заверением ее у нотариуса на получение кадрового документа у работодателя во исполнение трудовых прав сотрудника.

Письмо-уведомление

Работодатель в случае отсутствия сотрудника на рабочем месте или его пребывании в отдаленном районе вправе составить письмо-уведомление о необходимости явки в кадровый отдел или предоставлении письменного согласия об отправке трудовой книжки Почтой России.

Как получить по почте?

При направлении уведомления о необходимости явки за получением трудовой книжки в офис компании или получения согласия на отправку документа по почте, следует правильно оформить получение.

По извещению работник должен явиться в отделение почтовой связи и получить письмо. Трудовая книжка изымается из письма сотрудником самостоятельно. Уведомление заполняется, проставляется подпись в получении и осуществляется его отправка на адрес предприятия в подтверждение выемки письма с документацией.

Если в течение длительного времени сотрудник не является в почтовое отделение, то трудовая книжка хранится до востребования. При истечении сроков она возвращается на предприятие, куда должен явиться работник для ее получения. В ином случае он должен отправить другое заявление с просьбой выслать документ по другому адресу его пребывания.

Законодательная база

Как осуществляется отправка трудовой книжки по почте, форма уведомления о согласии на пересылку документа прописаны в нормативной базе:

Получение трудовой: как отправить уведомление работнику

Трудовые книжки — обязательные «спутники» трудовой деятельности любого работающего гражданина.

Попав на вакантное место впервые, работник получает от работодателя правильно оформленную книжку — с этого момента хранение документа ложится на плечи работодателя.

Он обязан позаботиться о своевременном и точном внесении всей информации, касающейся работника: его приёме на свободное место, переводах с одной должности на другую, поощрениях за добросовестный труд, а также увольнении.

В отдельных случаях книжка может быть выдана работнику на руки под подпись. Например, такое происходит при увольнении вне зависимости от того, что послужило причиной прекращения действующего между работником и работодателем договора. Нередки также ситуации, когда работник по какой-либо причине не явился за трудовой.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Функции документа

Основная функция этого документа — это вовремя сообщить бывшему сотруднику в письменном виде, что процесс его увольнения завершён, и работник может явиться за своей трудовой книжкой.

Очевидно, что работник, самостоятельно изъявивший желание покинуть рабочее место, в таком уведомлении не нуждается. Он пишет заявление, в котором указывает точную дату окончательного расчёта. На неё ориентируется руководство при составлении приказа. В этот же день, считающийся последним днём работы, на руки выдаётся трудовая книга.

Например, срок действия срочного договора может подходить к концу. Положения этого документа являются достаточным основанием для инициации процесса увольнения. В этом случае также отправляется уведомление.

Точно таким же способом оповещают «пропавших» сотрудников, по какой-либо причине не забравших вовремя свои трудовые книжки. Бывший работодатель не обязан хранить эти документы. Кроме того, книжки понадобятся при новом трудоустройстве, так как они входят в перечень обязательных документов.

Структура и образец

Единой формы у этого документа, предусмотренной на законодательном уровне, нет. Поэтому сотрудники ориентируются только на правила ведения деловой переписки. Уведомление должно содержать определённую информацию и иметь при этом структуру, характерную для подобных документов.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Допускается как написание от руки, так и заполнение уже утверждённого на предприятии или в организации (учреждении) бланка типовой формы.

Такой бланк включает в себя следующие пункты и разделы:

  • Вверху на первой строке указывается наименование юридического лица (предприятия, организации, учреждения). На следующей строке вносятся его реквизиты. Обычно указывается адрес данного юридического лица и его телефон.
  • Ниже справа указывается, кому именно предназначено уведомление. Вносится фамилия, имя и отчество работника, занимаемая им должность. Указывается структурное подразделение, в котором он занят трудовой деятельностью. Затем вписывается его адрес в том виде, который указывается при пересылке писем через почту (индекс, название населённого пункта и так далее).
  • Под шапкой документа вписывается его название и порядковый (регистрационный) номер. Из названия должно быть чётко видно, что речь идёт именно о получении трудовой книги.
  • Под названием указывается дата составления этого документа (число, месяц и год отправки работнику).
  • Внизу в краткой форме излагается суть данного уведомления. От имени работодателя сотрудник кадрового отдела обращается к работнику или работнице и ссылается на причины получения книжки (например, в связи с завершением срока действия договора). Затем следует объяснение, куда именно следует явиться за документом.
  • Указывается полный адрес (местоположение) отдела кадров, часы и дни его работы, обеденные перерывы.
  • Внизу делается приписка, что в случае неявки у бывшего сотрудника просят дать письменное разрешение на пересылку документа через обычное почтовое отделение.
  • Уведомление подписывается руководителем организации или предприятия. Подпись включает расшифровку и указание должности, занимаемой руководителем.

Что делать, если работодатель не платит зарплату? В нашем материале вы найдете нужную вам информацию на эту тему.

В случае задержки зарплаты больше чем на две недели — вам положена компенсация. Подробнее читайте в этой статье.

Все о сдельной оплате вашего труда — узнайте об этом здесь.

Нюансы оформления

У работодателя и сотрудников кадрового отдела есть два законных способа отправки таких документов — это:

  • передача в руки при личной встрече;
  • почтовая пересылка, если невозможно встретиться с бывшим сотрудником лично.

Одна из которых будет передана работнику, а вторая помещена в архив кадрового отдела данного юридического лица. Причём копия, оставленная на хранение, должна быть подписана бывшим работником — он ставит свою подпись и дату ознакомления.

Если трудовую необходимо выслать почтой, работодатель обязан заручиться письменным согласием бывшего сотрудника. Для этого в уведомление вносится соответствующая графа (внизу документа), напротив которой работник выражает своё согласие, например, пишет «пересылку разрешаю» и ставит дату с подписью.

На документе обязательно ставится мокрая печать. Только после её постановки уведомление передаётся для ознакомления бывшему работнику либо пересылается ему по почте. Датой отправки документа через почтовое отделение считается дата, отображённая на почтовом штемпеле.

Если работник не явился за трудовой книгой, работодатель может снять с себя ответственность, выполнив следующие действия:

  • переслав уведомление по почте с просьбой дать разрешение на пересылку книжки;
  • составив акт об отказе в такой пересылке или о не получении согласия на пересылку.

Копия уведомления помещается в личное дело работника, которое хранится в архиве предприятия или организации. Книжки ожидают выдачи (находятся в зарезервированном состоянии) в течение трёх месяцев.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Как правильно оформить и отправить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении?

При стандартной процедуре расторжения трудового договора с сотрудником никакие уведомления отправлять не требуется. Это может понадобиться только в случае, если работник в силу определенных причин не получил трудовую книжку на руки при увольнении. Отправка уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой или о предоставлении согласия на отправку ее почтой позволяет работодателю избежать ответственности за нарушение норм трудового права.

Какими правовыми нормами регулируется

Вся процедура расторжения трудового договора с сотрудником строго регулируется Трудовым кодексом. Это сделано для недопущения злоупотреблений со стороны работодателя и сотрудника при расторжении трудового договора.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98 .
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .
  • Регионы: +7 (800) 600-36-17 .

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Трудовая книжка передается работодателю на хранение при приеме сотрудника на работу (на основании ст. 65 ТК РФ). Работодатель обязан выдать документ только после расторжения с работником трудового договора.

Трудовой договор расторгается как по инициативе работодателя, так и по желанию сотрудника или по соглашению сторон. Но независимо от этого действует общий порядок увольнения. Согласно ст. 84.1 Трудового кодекса, сотрудник должен получить в последний рабочий день все заработанные им деньги за период работы (в частности, зарплату, компенсацию неиспользованного отпуска и, если это предусмотрено, – выходное пособие).

Помимо Трудового кодекса, процедура ведения, хранения и заполнения трудовых книжек регламентируется Правилами Постановления Правительства от №225 и Инструкцией Минтруда от 2003 года.

Согласно п. 36 Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 2003 года №225, бывшему сотруднику должно быть направлено пись­мен­ное уведомление о необ­хо­ди­мо­сти по­лу­чить тру­до­вую книж­ку, если он не сделал этого при увольнении.

В каких случаях требуется

На основании трактования норм Трудового кодекса ст. 84.1, подготовка и отправка работнику уведомления о необходимости получить трудовую книжку нужна в случае, если он не мог в последний рабочий день получить документ:

  • по личным мотивам;
  • в результате возникновения обстоятельств, на которые стороны не могли оказать никакого влияния.

Приведем перечень типовых ситуаций, требующих отправки уведомления о необходимости забрать трудовую книжку:

  1. Сотрудник отсутствовал на работе в последний рабочий день, трудовой договор с ним расторгнут.
  2. Работник, несмотря на увольнение, отказался от получения трудовой книжки по своим соображениям.
  3. При увольнении осужденного сотрудника: он должен дать согласие на пересылку трудовой или получение ее доверенным лицом. В последнем случае необходима доверенность на представление интересов, которую вправе заверить начальник колонии (по ст. 185 ГК).
  4. При увольнении сотрудника, который был призван для прохождения военной службы. Трудовой договор с ним расторгается автоматически на основании ст. 83 ТК.
  5. В случае смерти работника. При этом уведомление направляется в адрес одного из родственников.

Когда уведомление направлено, с работодателя снимается ответственность за невыдачу трудовой книжки.

Стоит учесть, что в уведомлении работодатель не только оповещает сотрудника о необходимости явиться за трудовой книжкой, но и спрашивает его согласия на отправку трудовой заказным письмом с описью вложения.

При этом, согласно п. 36 Правил №255 от 2003 года, отправка трудовой книжки почтой без предварительного согласия работника не допускается.

Как составить

В законодательстве лишь в общих чертах регулируется порядок действий работодателя в случае отказа сотрудника от получения трудовой книжки или при невозможности забрать ее лично. Но образцы необходимых документов, которыми следует руководствоваться работодателю при отправке уведомления, здесь не приведены. Нет их не только в Трудовом кодексе, но и в Правилах №225, и в Инструкции №69. Поэтому работодатель составляет уведомление в свободном формате, но с учетом положений ст. 84.1 Трудового кодекса.

В уведомлении в адрес сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку нужно прописать такие сведения:

  1. Дата составления и исходящий номер документа (согласно внутренней системе нумерации).
  2. Фамилия, имя и отчество сотрудника, с которым расторгли трудовой договор, и его адрес.
  3. Сообщение о том, что с сотрудником расторгли трудовой договор.
  4. Дата прекращения трудовых отношений.
  5. Указание на необходимость забрать трудовую книжку, которая осталась на предприятии.
  6. Адрес, по которому она хранится, и время, когда можно забрать документ.
  7. Просьба предоставить письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте.
  8. Должность уполномоченного лица от имени работодателя, его подпись и расшифровка.
  9. Печать работодателя (при ее наличии).

На­ли­чие всех указанных рек­ви­зи­тов поз­во­лит утвер­ждать, что сотрудник был должным образом уведомлен о необходимости забрать трудовую книжку.

Сроки оформления уведомления

Работодатель обязан отдать трудовую книжку работнику, который не получил ее при увольнении, в течение 3 дней после поступления от него такого заявления. Но если трудовая книжка была утрачена работодателем, то на него возлагается ответственность за выдачу ее дубликата.

Как правильно отправить

Уведомление допускается направить в адрес работника одним из следующих способов:

  1. «Почтой России» – желательно сделать отправление посредством ценного письма с описью вложения. Само уведомление о вручении не нужно, так как отслеживание движения письма возможно по трек-номеру с помощью электронных сервисов.
  2. Собственной курьерской службой компании или сторонней курьерской компанией. Подтверждением отправки уведомления станет подпись сотрудника в накладной или специальной ведомости.

Ответственность за неотправку

Независимо от причины, по которой работодатель не выдал трудовую книжку, от наличия или отсутствия его вины в этом за нарушение положений Трудового кодекса предусмотрено наказание. Оно содержится в ст. 5.27 КоАП РФ.

По ст. 234 КоАП предусматривается компенсация за невыдачу трудовой книжки в пользу сотрудника. Ее размер определяется на основании неполученного заработка за период с момента увольнения до передачи физлицу документа.

Негативные последствия для работодателя наступают, только если он не отправил сотруднику уведомление о выдаче трудовой книжки. Такой порядок действий допустим, если сотрудник уклоняется от получения трудовой книжки или не имеет возможности явиться за ней лично. Порядок действий прописан в ст. 84.1 Трудового кодекса.

Но если же работодатель умышленно не выдает трудовую книжку работнику, то ему грозит ответственность. Работник вправе обратиться в суд, а также с жалобой на действия компании в трудовую инспекцию.

В случае если работодатель так и не отправил уведомление, то, согласно ст. 234 Трудового кодекса и п. 35 Правил №225, он должен придерживаться такого порядка действий:

  1. Издать новый приказ о расторжении трудового договора. Приказ издается на день получения сотрудником трудовой книжки или день отправки уведомления .
  2. Если в трудовой книжке уже содержится запись об увольнении сотрудника, то работодателю следует ее аннулировать и признать недействительной. Затем вносится запись с другой датой увольнения.
  3. Сотруднику возмещается весь недополученный им заработок за период задержки с выдачей трудовой книжки. Средний заработок определяется как среднедневной заработок, умноженный на количество дней до момента получения трудовой книжки или до дня отправки уведомления (такая позиция содержится в судебной практике).

Таким образом, работодатель несет материальные потери в случае неотправки уведомления в размере среднего заработка сотрудника за каждый день просрочки.

Таким образом, уведомление о трудовой книжке при увольнении составляется в случае, если этот документ не выдали непосредственно при расторжении трудового договора в последний рабочий день. Работодатель должен учесть два важнейших требования при отправке уведомления: в него следует включить требование о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку почтой; уведомление должно быть отправлено способом, который бы обеспечил доказательства его получения сотрудником. Если работодатель не отправит уведомление и задержит трудовую книжку физлицу, то на предприятие накладываются комплексные санкции: это штраф за нарушение трудового законодательства по КоАП РФ и дополнительные выплаты в адрес сотрудника из-за необходимости изменения даты увольнения.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Уведомление о явке за трудовой книжкой. Образец

На территории Российской Федерации трудовая книжка является основным документом, служащим для подтверждения стажа и факта исполнения должностных обязанностей гражданином. Для достижения указанных целей нормативными актами России детально прописан порядок ведения, хранения и выдачи названного формуляра работникам. Если гражданин отказывается от получения книжки или отсутствует на работе, то такому лицу необходимо направить уведомление о явке за трудовой книжкой.

Скачать образец уведомления о явке за трудовой книжкой

Трудовая книжка

Статьей 65 ТК РФ прямо предусмотрено, что новый работник при оформлении на работу должен представить предприятию свою трудовую книжку.

Исключением из этого правила являются случаи:

  • первого оформления гражданина на работу;
  • отсутствия у соискателя формуляра в связи с его порчей, утратой.

При наличии любой из указанных причин организация или предприниматель выдает работнику трудовую книжку.

Названный документ находится у работодателя весь период исполнения физическим лицом должностных обязанностей и возвращается гражданину только в случае его увольнения.

Все записи в трудовую книжку должны вноситься в строгом соответствии с формулировками закона и распорядительных документов предприятия.

Ведение, хранение и заполнение формуляров осуществляется в строгом соответствии с предписаниями Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, а также Инструкцией, введенной в действие Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Несоблюдение предписаний, содержащихся в вышеназванных нормативных актах, может повлечь за собой порчу трудовой книжки или признание записей, содержащихся в ней, недействительными.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Статьей 84.1 ТК РФ установлен порядок действий сторон трудового договора при его расторжении.

В день увольнения гражданина, являющийся его последним рабочим днем, предприятием издается приказ о расторжении трудового договора, с которым физическое лицо должно быть ознакомлено под подпись.

В этот же день гражданину выдаются все причитающиеся ему денежные средства и трудовая книжка, содержащая необходимые записи и отметки.

Согласно пункту 35 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, все отметки, сделанные предприятием в трудовой книжке, должны быть заверены:

  • подписью должностного лица;
  • печатью компании;
  • собственноручной подписью бывшего сотрудника.

Как следует из предписаний пункта 41 вышеназванных Правил, физическое лицо, получающее свою трудовую книжку, обязано подтвердить факт ее выдачи путем проставления подписей в личной карточке и журнале учета соответствующих формуляров.

Без указанных отметок работодатель рискует понести негативные последствия, связанные с невыдачей трудовой книжки.

Работник не получил трудовую книжку

На практике нередки случаи увольнения работников, конфликтующих с предприятием и отказывающихся от получения трудовой книжки. Также сотрудник может отсутствовать на месте в свой последний рабочий день.

В случае наступления вышеуказанных событий нормы законодательных актов Российской Федерации содержат исчерпывающие инструкции, предусматривающие необходимые действия предприятия.

Статья 84.1 ТК РФ указывает, что если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, то предприятие должно выслать ему заказным письмом с описью вложения уведомление о необходимости явиться за формуляром или же согласиться на его направление почтовой связью.

Пунктом 36 Правил, введенных в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, предусмотрена обязанность предприятия направить бывшему сотруднику письменное извещение о необходимости получить трудовую книжку.

Такое сообщение должно быть вручено бывшему сотруднику в руки, что подтверждается его распиской с указанием даты получения уведомления.

Если предприятие проигнорирует описанную обязанность и не направит гражданину уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, то работодатель может быть привлечен к ответственности за невыдачу формуляра. Размер таких негативных последствий определяется неполученным заработком за период с момента увольнения до даты вручения трудовой книжки или направления сообщения.

Не допускается задержка выдачи или невыдача физическому лицу его трудовой книжки по вине работодателя. Помимо того, что на предприятие могут быть наложены финансовые санкции, оно должно будет изменить дату увольнения сотрудника. Указанные последствия прямо вытекают из содержания пункта 35 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Образец уведомления о вручении трудовой книжки

Устанавливая общий порядок действий работодателя при отказе сотрудника от получения трудовой книжки, положения ТК РФ не предусматривают образцы необходимых документов.

Не разработаны примеры соответствующих уведомлений и в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, и в Инструкции, введенной в действие Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

С учетом существенных санкций за невыдачу трудовой книжки содержание сообщения о необходимости ее получения приобретает особое значение.

Как следует из буквального толкования статьи 84.1 ТК РФ, уведомление работника должно содержать:

  • фамилию, имя, отчество гражданина;
  • его адрес жительства;
  • наименование предприятия, направляющего сообщение;
  • исходящий номер и дату;
  • дату увольнения сотрудника;
  • указание на факт неполучения трудовой книжки;
  • информацию о необходимости явиться к работодателю для получения формуляра или предоставить письменное согласие на его направление почтовой связью;
  • адрес для прибытия гражданина и высылки ответа, а также режим работы;
  • фамилию, имя, отчество и подпись ответственного сотрудника;
  • печать работодателя.

Наличие описанных реквизитов позволит утверждать о надлежащем извещении бывшего работника.

Как доказать отправку уведомления работнику о необходимости забрать трудовую книжку?

если отправить уведомление о необходимости забрать трудовую книжку обычным письмом без уведомления а просто зарегистрировать его в журнале исходящей документации, может ли эта запись быть доказательством отправки письма сотруднику?

Ответы юристов ( 6 )

В данном случае нужно доказать именно факт отправки и получения данного уведомления работником, через журнал это недоказуемо, по этому отправляйте заказное письмо у с уведомлением о вручении с описью вложения. Кроме того, в ТК РФ сказано, что такое уведомление именно направляется.

9. Если в последний день службы в органах внутренних дел сотрудником органов внутренних дел не получена на руки трудовая книжка по причинам, не зависящим от действий уполномоченного руководителя, сотруднику направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправление по почте. Со дня направления указанного уведомления уполномоченный руководитель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

  • 9,5 рейтинг
  • 9536 отзывов

Виктория, добрый день.

может ли эта запись быть доказательством отправки письма сотруднику?
Виктория

Объективно может, но далеко не всегда суды принимают ее во внимание при вынесении решения, полагая, что отправка корреспонденции таким образом не доказана и свидетельствовать об отправке и вложении в почтовое отправление могут только оформленные почтовые уведомления и опись вложения.

Поскольку представить на обозрение суда Вы данные документы ен сможете, Вам стоит исходить из того, что имеете. Дополнительно можно подготовить еще реестр отправялемой корреспонденции, почтовая квитанция об отправке письма (если она сохарнилась). Если имеется идентификатор почтового отправления, то по нему через функционал отслеживания почтовых отправлений можно проследить его получение. Но еще раз повторюсь далеко не всегда суд примет все это во внимание в качестве доказательств отправки уведомления.

  • 8,3 рейтинг
  • 2528 отзывов эксперт

В дополнение к ответам коллег еще дам ссылку на полезную статью «ПЕРЕДАЕМ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ УВОЛЕННОМУ РАБОТНИКУ»

С Уважением, Олег Рябинин.

Здравствуйте, полагаю, что нет, работник может в случае спора в суде ссылаться на факт неполучения письма.Рекомендую, если работник не будет получать письмо позвонить ему зафиксировав телефонный разговор. В случае неявки уволившегося сотрудника за своей книжкой, в течение трех рабочих дней после увольнения составьте уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, но имеет статус документа. Оно содержит: Фамилию и инициалы лица, которому адресовано. Оповещение о том, что он уволен с указанием даты. Сообщение, что он должен был забрать ТК, но не сделал этого. Требование забрать документ незамедлительно. Предложение выслать документ почтой, для чего необходим письменный запрос владельца ТК.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 настоящего Кодекса, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего Кодекса. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Получение трудовой как отправить уведомление работнику

Основания для выдачи бланка рабочему на руки

Единственным основанием выдачи на руки работнику важного документа служит увольнение последнего. До тех пор, пока служащий остается в списках штатных сотрудников, ответственность за сохранность его документов несет служащий отдела кадров.

Поэтому даже расписка работника не является основанием для выдачи документа ему на руки. Такое требование обусловлено трудовым законодательством РФ. А в соответствии с КоАП, на работников отдела кадров налагаются штрафные санкции в случае их нарушения. Если трудовая книжка будет утеряна работником в период его трудовой деятельности на предприятии, кадровику потребуется собственными силами восстанавливать необходимую информацию для заполнения новой.

Процедура для отдела кадров по правилам

Трудовая книжка предъявляется при устройстве на работу в подтверждение стажа. Ее предоставляют в Пенсионный фонд РФ для установления стажа работы и положенных государственных отчислений.

Формуляр остается на ответственном хранении работодателя до момента оставления сотрудником своих обязательств.

Запись об увольнении фиксируется на основании приказа, подписанного руководителем с основанием прекращения трудового контракта.

При прекращении отношений со специалистом кадровый отдел возвращает формуляр сотруднику. Передать его необходимо лично в последний день исполнения должностных обязанностей. Если осуществляется перевод обязанности по выдаче документа не предусмотрено, достаточно внести запись на основании соответствующего приказа.

У работодателя и сотрудников кадрового отдела есть два законных способа отправки таких документов — это:

  • передача в руки при личной встрече;
  • почтовая пересылка, если невозможно встретиться с бывшим сотрудником лично.

Если идёт речь о личной передаче из рук в руки, следует подготовить две копии документа.

Одна из которых будет передана работнику, а вторая помещена в архив кадрового отдела данного юридического лица. Причём копия, оставленная на хранение, должна быть подписана бывшим работником — он ставит свою подпись и дату ознакомления.

Если трудовую необходимо выслать почтой, работодатель обязан заручиться письменным согласием бывшего сотрудника. Для этого в уведомление вносится соответствующая графа (внизу документа), напротив которой работник выражает своё согласие, например, пишет «пересылку разрешаю» и ставит дату с подписью.

На документе обязательно ставится мокрая печать. Только после её постановки уведомление передаётся для ознакомления бывшему работнику либо пересылается ему по почте. Датой отправки документа через почтовое отделение считается дата, отображённая на почтовом штемпеле.

Если работник не явился за трудовой книгой, работодатель может снять с себя ответственность, выполнив следующие действия:

  • переслав уведомление по почте с просьбой дать разрешение на пересылку книжки;
  • составив акт об отказе в такой пересылке или о не получении согласия на пересылку.

Копия уведомления помещается в личное дело работника, которое хранится в архиве предприятия или организации. Книжки ожидают выдачи (находятся в зарезервированном состоянии) в течение трёх месяцев.

Затем переносятся в отдельную ячейку сейфа на ближайшие два года, после чего направляются в архив.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему,

звоните по телефонам

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Итак, если работник вовремя не получил трудовую книжку, он может направить работодателю письмо с просьбой выслать трудовую книжку по почте. Такое письмо можно передать работодателю лично или послать по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Такое письмо может именоваться заявлением, уведомлением или согласием.

В согласии работника направить трудовую книжку почтой нужно указать наименование работодателя, его адрес, Ф.И.О., контактные данные бывшего работника, а также адрес, по которому работник просит отправить свою трудовую книжку. В письме можно также привести конкретные реквизиты извещения, полученного ранее от работодателя с просьбой решить судьбу трудовой книжки.

Приведем заполненный образец заявления на отправку трудовой книжки почтой.

В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ, кадровики обязаны в день увольнения выдать работнику грамотно оформленный документ. В противном случае, за нарушение установленных сроков работодатель вынужден нести ответственность. Несвоевременный возврат документа влечет за собой наложение штрафных санкций. Если уволенный не забрал трудовую книжку в день расчета, то утром следующего дня ему отправляют уведомление. Следующим считается день после даты последнего рабочего дня уволившегося.

В случае, когда на уведомление ответ не получен, а по истечении времени работник обращается с просьбой о выдаче книжки, его заявление полежит удовлетворению в срок не более 3-х дней.

Ответственность за удержание бланка свыше положенного срока регламентируется ст. 84.1 ТК РФ. Законодательный акт расценивает задержку как административное нарушение. Поэтому, руководитель может получить определенное наказание:

  1. Привлечение к материальной ответственности. Нарушение трудового законодательства грозит штрафом от 30 тыс. до 50 тыс. рублей руководителю и от 1 тыс. до 5 тыс. рублей кадровику, ответственному за выдачу документа (ст. 5.27 КоАП РФ).
  2. Возмещение материального ущерба уволенному сотруднику в случае, если из-за отсутствия документа он не смог устроиться на новую должность. Возмещению подлежит сумма неполученного заработка (Правила ведения и хранения трудовых книжек, п.35).

Предупредить возможность наказания позволит своевременная отправка уведомления. Также есть еще исключение, снимающее ответственность с руководителя. Оно работает, когда последний день работы служащего совпал с его прогулом или осуждением к наказанию.

Рассмотрим подробно алгоритм составления данных документов. Чтобы правильно составить требуемые документы, нужно знать, какую информацию они должны содержать.

Наименование документа Обязательная информация
Акт 1. Время составления.

3. Список присутствующих.

4. Алгоритм дальнейших действий работника отдела кадров.

Уведомление 1. Точные реквизиты работодателя.

2. Номер регистрации документа.

3. Данные уволенного работника.

4. Суть уведомления состоит в просьбе явиться для получения книжки.

5. Второй вариант – согласие на отправку документа почтой.

С даты отправления уведомления, работодатель освобожден от ответственности за несвоевременную выдачу книжки работнику (ст. 84.1 ТК РФ).

Документ отправляют по почте заказным письмом с обязательным уведомлением о вручении и описью вложения. Структура составления уведомления отображена в прилагаемом образце.

Четкого указания об адресе получателя, на который отправляется уведомление, в «Правилах ведения и хранения трудовых книжек…», утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. N 225), не содержится. Но, обычно, таковым считается адрес, указанный в личной карточке сотрудника. При наличии других адресов, документ отправляют на все имеющиеся, чтобы уведомить работника по любому возможному месту проживания.

Допустимо и повторное отправление уведомления о необходимости получения бланка. Важно запомнить, что отправка самого документа (трудовой книжки) без согласия владельца – нарушение ст. 84.1 ТК РФ.

Действие Нарушение
Одновременная отправка уведомления и книжки Отправка бланка без согласия владельца недопустима.

В случае утери кадровику потребуется самостоятельно восстановить данные

Замена отправки устной просьбой прибыть в отдел кадров для получения документа. Это не даст возможности доказать факт уведомления работника в случае судебного разбирательства.
Неотправка работнику уведомления Влечет за собой ответственность за нарушение сроков выдачи документа при увольнении. При обращении уволенного сотрудника в надзорные органы на работодателя налагается административный штраф

Вопрос №1. Каков алгоритм получить трудовую книжку другому лицом после увольнения сотрудника?

Четких формулировок по поводу передачи документа другому лицу в нормативных актах не содержится. Чтобы максимально выдержать требования законодательства, понадобится оформить доверенность, но при наличии уважительной причины отсутствия уволившегося. Согласно нормам ст. 185-189 ГК РФ доверенность должна содержать информацию о:

  • дате и месте составления;
  • предъявителе и уполномоченном – персональные данные;
  • действиях, которые уполномоченный может совершить;
  • сроке действия доверенности (до 1 года).

Документ заверяется нотариусом.

В случае, когда уволенный работник своевременно не забрал трудовую книжку, сотрудникам отдела кадров следует незамедлительно выполнить ряд действий. Промедление или отсутствие законных действий повлечет административную ответственность и наложение штрафных санкций для работодателя и кадровика. Поэтому четкое знание алгоритма необходимо не только кадровикам, но и руководителю.

Майкова А.С., инспектор государственной инспекции труда, г. Воронеж

Процедура выдачи трудовой книжки при увольнении

Сразу напомним, что невыдача работнику трудовой книжки грозит работодателю административной ответственностью (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • предупреждение или штраф на должностных лиц работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
  • на работодателя-ИП – штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
  • на работодателя-организацию — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, работодатель обязан будет возместить работнику не полученный им средний заработок по причине незаконного лишения работника возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ, Определение Московского городского суда от 24.11.2010 по делу № 33-36584 ).

Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих работодателю необходимо подтвердить, что трудовая книжка не была выдана своевременно не по вине работодателя. С этой целью работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте.

Увольнение происходит по разным причинам. Трудовую книжку, независимо от категории причины, выдают работнику. Работник, в свою очередь, обязан поставить подпись в знак того, что документ ему возвращен. В этом случае все требования трудового законодательства соблюдены.

Но бывают случаи, когда служащий не является в отдел кадров за трудовой книжкой. Это происходит по:

  • уважительным причинам – состояние здоровья работника, временный переезд;
  • собственному желанию бывшего служащего по причине несогласия с решением руководства.

Тогда работник отдела кадров, в соответствии с действующим законодательством обязан:

  1. Задокументировать факт невыдачи бланка. Затем в табеле учета рабочего времени поставить соответствующую отметку.
  2. Составить акт. В документе отображается ситуация о том, что не представляется возможным вручить трудовую книжку увольняемому. Отображается факт предложения забрать бланк и отказ сотрудника.
  3. Отправить уведомление уволенному, составленное по определенному образцу ( ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ), с предложением явиться за документом или дать свое согласие на отправку бланка по почте.

Трудовая книжка не выдана в день увольнения: что делать работодателю?

Возврат трудовой книжки бывшему сотруднику подтверждается подписью в журнале учета документов строгой отчетности, а также личной карточке с указанием даты.

Если компания не передает трудовую книжку в законный срок, это влечет привлечение к административной ответственности.

за каждый день просрочки начисляется в пользу работника сумма, которая подлежит оплате при сохранении среднего месячного заработка на предприятии.

Компенсация выплачивается до момента фактической передачи документа работнику.

Когда установлена вина в неполучении трудовой книжки со стороны работника, то переводить на другую должность или выплачивать компенсацию организация не обязана.

Что делать, если работник не пришел забрать трудовую книжку?

На практике вернуть трудовую книжку работнику иногда не представляется возможным в связи с его отсутствием в последний день работы. Также, как причина рассматривается умышленное уклонение сотрудником от получения формуляра.

При отказе в получении документа на руки в приказе об увольнении должна быть проставлена подпись кадрового работника или руководителя предприятия. Составляется акт об уклонении от получения трудовой книжки.

Незамедлительно на адрес уволенного сотрудника направляется уведомление об обеспечении явки на предприятие для получения документа. В письме указывается на возможность разрешить получение документа Почтой России.

Извещение вручается сотруднику лично, при этом на оповещении проставляется его подпись. Как вариант, если работник не является на предприятие, документ вкладывается в заказное письмо, желательно составление описи.

Если работник не является в организацию в установленный срок, то он вправе направить письмо о согласии на направление трудовой книжки почтой. По просьбе сотрудника документ отправляется в течение 3 дней с момента получения уведомления Почтой России. Эта норма установлена ст.84.1 ТК РФ.

Источники:
http://truddogovor.ru/kak-otpravit-trudovuyu-knizhku-uvolennomu-rabotniku-po-pochte-podrobnye-pravila/
http://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/uvedomlenie-o-poluchenii-trudovoj.html
http://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/uvedomlenie-o-polucenii.html
http://glavkniga.ru/situations/s502789
http://pravoved.ru/question/1559206/
http://sserov.ru/poluchenie-trudovoy-otpravit-uvedomlenie-rabotniku/
http://assistentus.ru/trudovaya-knizhka/kak-vosstanovit-pri-utere/

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Ссылка на основную публикацию