Кадровое делопроизводство: как эффективно организовать деятельность компании

Содержание

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Кадровое делопроизводство: как эффективно организовать деятельность компании

Работа с кадрами — удел любого работодателя, нанявшего персонал для выполнения необходимых трудовых функций. Согласно действующему законодательству руководство должно вести строгий учёт кадров, что сопряжено с оформлением и ведением различной документации.

Компании, предприятия и организации давно присутствующие на рынке имеют хорошо отлаженное делопроизводство. А вот новым юридическим лицам, недавно прошедшим регистрацию, приходится заниматься кадровыми бумагами с нуля, что всегда вызывает определённые трудности.

Кто занимается документами?

Обычно это человек, получивший должность в качестве совместителя — главный бухгалтер либо секретарь руководителя. Но на больших предприятиях вопросы в этой сфере решаются целым кадровым отделом, так как требуется обработать большие объёмы документации, а затем следить за её правильным ведением.

Количество необходимых специалистов определяется руководством с учётом не только численности персонала, но и специфики производственной или коммерческой деятельности данного юридического лица.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Например, на предприятиях с вредными или опасными условиями трудовой деятельности бумажной работы для кадровиков заметно больше, чем в обычном офисе с комфортными условиями труда.

Этапы и пошаговые руководства

Работа кадрового отдела и деятельность юридического лица в целом определяется законодательной и нормативной базой. Поэтому руководству необходимо определиться, какие именно документы потребуются на первом этапе.

Есть список обязательных документов, присутствующих в любой организации и на предприятии, а также специфическая документация, необходимая для работы отдельных предприятий, компаний и организаций.

Такие документы носят название нормативных и хранятся в кадровом отделе в специально отведённой для этого папке или сейфовой ячейке.

Обязательные документы

Существует список обязательных документов, которые требуются работодателю уже на первых этапах деятельности юридического лица. Это:

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72 .
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57 .
  • Регионы: 8 (800) 600-36-07 .
  • Различные виды приказов или основных распорядительных документов. Через приказы оформляется приём или увольнение работников, производится их перемещение в пределах одного предприятия или организации. Эти документы имеют отношение к трудовому стажу работников и по этой причине хранятся в течение 75 лет.
  • Также к приказам, имеющим отношения к кадрам, относят оформление отпускных периодов, декретов, периодов для ухода за детьми, направления в командировки, назначение премий и других поощрений, вынесение дисциплинарных взысканий, и так далее. Эти приказы хранятся в архивах чуть меньше — в среднем три-пять лет.
  • Рекомендуется завести две папки. В одной из них будут собраны приказы о приёме и увольнении, а также перемещениях сотрудников. А во второй все остальные приказы, имеющие отношение к рабочему персоналу.
  • Следующий вид важных документов — это личные карточки работников, оформленные на бланке Т-2. Данный тип документов включает в себя всю основную информацию по каждому из сотрудников. Хранить карточки можно в отдельной папке либо вместе с личными делами (как вложение в личные дела).
  • Ещё один обязательный документ — это трудовая книга, которая заводится работодателем на каждого работника, а затем оформляется и ведётся в соответствии с требованиями Правительства РФ, отражёнными в специальном постановлении под номером 225.
  • Книги оформляются в течение трёх дней с момента приёма на свободное место нового сотрудника. Этот документ не выдаётся работнику на руки до самого последнего дня работы при увольнении. Поскольку книжки относятся к документам, подлежащим строгому учёту, для них заводится отдельная учётная книга (журнал). В таком журнале фиксируется движение трудовых и вкладышей к ним. Срок хранение книжек и учётного журнала составляет 75 лет.
  • Ещё один важный документ — трудовой договор, заключаемый между работником и работодателем, и свидетельствующий о начале трудовой деятельности. В зависимости от типа документа (срочный или бессрочный) варьируется срок его хранения. Срочный документ хранится не менее пяти лет, а бессрочный остаётся в архиве в течение 75 лет.

Документы, имеющие отношение к этой сфере, как правило, обновляются один раз в пять лет.

Но этим перечнем список основных документов не ограничивается! Дополнительно потребуется:

  • Составить штатное расписание с учётом норм рабочего времени для всех категорий работников (например, совместителей, беременных сотрудниц, инвалидов).
  • Утвердить документ, отражающий порядок оплаты труда. Сюда, например, включается фиксированная сумма для работников, занятых по совмещению.
  • Завести журнал для учёта работников, направленных в командировки, и отдельный журнал для учёта издаваемых приказов.
  • Разработать и принять правила внутреннего распорядка. Например, установить дисциплинарное наказание за прогулы и опоздания.

Важно учесть все нюансы коммерческой и производственной деятельности! Например, на вредном производстве необходимо отразить в локальных документах порядок и нормы выдачи продуктов, а также выплату дополнительных компенсаций. А если требуется специальная одежда, сроки её выдачи работникам фиксируются в отдельном приказе или ином распорядительном документе.

Если для функционирования бухгалтерии или других отделов требуется программное обеспечение, определяется список необходимых программ.

Когда установлен весь перечень документов, необходимо отобразить порядок их ведения в специальном Положении о ведении делопроизводства. Это также необязательный документ, однако, его наличие значительно облегчит задачу для сотрудников кадрового отдела — они будут знать, что именно и когда от них требуется руководством.

Оформление руководителя

Новому юридическому лицу требуется официальный руководитель. Обычно работодатель нанимает генерального директора. Этому сотруднику доверяют приём рабочего персонала на вакантные места и заключение с людьми договоров.

Если директор одновременно является единственным учредителем, с ним всё равно заключается отдельный договор (учредитель нанимает на работу самого себя). То же самое правило касается предпринимателей — они подписывают договор как от себя, так и от лица нанимаемого руководителя.

После заключения договора в обязательном порядке издаётся приказ — это обязательная процедура для приёма на работу директора.

Нормативные акты

После найма на работу директора определяется количество должностей (рабочих мест), необходимых для нормального функционирования предприятия, компании или организации. На основании полученных цифр и с учётом производственного цикла, а также других особенностей деятельности юридического лица разрабатывается штатное расписание.

Для оформления этого документа принято пользоваться бланком унифицированного образца, хотя это необязательное требование и по желанию работодателя в документ можно внести дополнительные столбцы.

Все должности перечисляются в документе, начиная с главной (с директора) и заканчивая штатными единицами, имеющими отношение к вспомогательному персоналу. Для каждой требующейся должности фиксируется необходимое количество единиц штата, их оклад и положенные надбавки.

Затем создаётся рабочее расписание, включающее рабочий график для всего персонала.

Также в этом документе кратко указываются основные требования к внешнему виду сотрудников, их поведению, соблюдению распорядка и так далее.

На следующем этапе осуществляется разработка бланка типового договора, заключаемого при приёме на свободное место нового сотрудника. В документе необходимо учесть все основные требования трудового законодательства, а также положения локальных документов. Обычно разработкой этого документа занимаются юристы работодателя или нанятые специалисты.

Документ включает в себя следующие основные пункты (дополнительные можно внести, если они не противоречат ТК):

  1. Наименование юридического лица, его адрес, телефон, фамилию, имя и отчество полномочного представителя, и его должность (обычно это директор).
  2. Паспортные данные нанимаемого работника. Для них отводится отдельный пункт в шапке документа.
  3. Должность сотрудника, тип его договора (срочный или бессрочный), указание типа рабочего места (основное или дополнительное).
  4. Подробный перечень основных трудовых функций и обязанностей. Не обязательно давать полный список! Достаточно сослаться на инструкцию, утверждённую для конкретной должности.
  5. Информацию по оплате трудовой деятельности, начислению дополнительных компенсаций и льгот, порядке предоставления отпускных периодов.
  6. Информацию по рабочему графику, доплатам за сверхурочные работы.
  7. Перечень оснований для прекращения действия документа и другую дополнительную информацию.
  8. Подписи обеих сторон, их реквизиты, мокрую печать юридического лица.

Учётные документы

Для учёта документации создаются специальные книги (журналы) и папки. Каждый из журналов прошивается с обязательной нумерацией страниц. На прошивку с обратной стороны журнала наклеивается квадрат белой бумаги, на котором уполномоченное лицо ставит свою подпись и дату проверки (руководитель или другое должностное лицо).

Трудовые книги

Для ведения трудовых отдельным приказом назначается ответственный работник, который будет заполнять и хранить книжки всех работников.

Так как это документы строгой отчетности, их движение контролируется через отдельный учётный журнал. А хранение осуществляется в отдельном сейфе с обязательным запиранием этого хранилища на замок.

Назначенное для ведения лицо наблюдает за своевременным и правильным заполнением книжек, а в случае необходимости вносит в документы необходимые правки, заверяя их собственной подписью. Этот же сотрудник контролирует выдачу книжек при увольнении (увольняемый работник должен подписаться в учётном журнале, подтверждая получение трудовой).

Больше узнайте о проводках по зарплате в нашем материале!

О том, как оплачивается больничный лист в случае, если он выпал на выходные дни, вы можете узнать по ссылке.

Оформление работников

Полноценное функционирование юридического лица начинается с приёма на рабочие места сотрудников. Приём на вакантные места работников сопровождается документальным оформлением и это не только издание приказа или подписание договора.

Сотрудники кадрового отдела обязаны принять и подготовить ряд документов:

  • Получить заявление от соискателя сводного рабочего места и присвоить документу регистрационный номер (отразить его в специальном учётном журнале).
  • Ознакомить новичка со всеми инструкциями и локальными документами. Например, к таким документам относят коллективный договор, а в отдельных случаях документ о полной материальной ответственности, налагаемой на весь коллектив.
  • Оформить договор и передать его для подписания руководителю, а затем работнику.
  • При этом на основной копии делается пометка, что второй экземпляр этого документа выдан на руки сотруднику.
  • Оформить приказ, зарегистрировать его в учётной книге и передать для подписания руководителю.
  • На основании подписанного приказа оформить личную карточку и дело сотрудника.
  • Личное дело формируется из нескольких документов (заявления, копий личных документов работника, документов о полученном образовании и имеющейся квалификации, договора, приказа).
  • Передать необходимые документы в бухгалтерию для своевременного начисления сотруднику заработной платы.

На этом этапе документальное оформление каждого отдельного работника можно считать завершённым, а предприятие, компанию или организацию готовой к основной деятельности.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Кадровый учет с нуля пошагово. Кадровое делопроизводство

Организация кадрового учета на предприятии является не сложной, но кропотливой задачей. Решается она путем последовательного запуска кадровых процессов, которые регламентируются действующим законодательством.

В целом правильное ведение кадровой документации не просто уберегает предприятие от проверок контролирующими органами, но и позволяет работникам избежать проблем, к примеру, с оформлением пенсий или возможностью претендовать на других социальные гарантии. Часто бывает, что из-за неправильного ведения делопроизводства на рабочем месте людям приходится тратить огромное количество времени, финансов и нервов на то, чтобы доказать каким-либо органам свое право на получение льгот, пособий и иных выплат. Поэтому каждый руководитель должен помнить о том, что ведение кадрового учета и правильная организация делопроизводства – это одна из основных задач, за которую он несет ответственность перед своим персоналом и государством.

Данная статья расскажет о правильности налаживания этого процесса, а также обо всех его нюансах. Далее можно будет получить ответ на вопрос о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово и не допустить при этом ошибок.

Понятия и определения

Прежде чем разбираться в наладке этого процесса, следует дать определения основным понятиям. Итак, кадровый учет – это процесс организации учета сотрудников, который связан с официальным оформлением приема на работу, перемещения с одной должности на другую и высвобождения персонала, а также учет трудовых отношений предприятия и его персонала.

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает ведение документации и организацию работы с кадровыми документами.

Таким образом, становится понятно, что кадровое делопроизводство и кадровый учет – это два взаимосвязанных явления, которые направлены на реализацию кадровой политики предприятия.

Цели и задачи

Целью кадрового учета является налаживание эффективной, работающей системы кадрового делопроизводства и оформления надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

А вот задачами, которые призван решать кадровый учет, являются следующие – регламентация взаимоотношений между работодателем и работниками предприятия и создание организационно-правовой основы трудовых отношений.

Поняв, что представляет собой кадровый учет, можно приступить к рассмотрению вопроса о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово.

Этапы организации учета кадров

Итак, прежде чем приступить к организации кадрового учета пошагово с нуля, потребуется четкий план действий, разбитый на этапы. Это поможет не упустить важные моменты в этом процессе.

Итак, организация ведения кадрового учета в целом подразумевает прохождения следующих этапов:

  1. Создание кадровой службы (отдела) в случае, если предприятие планирует трудоустраивать большое количество работников, или возложение обязанностей по ведению учета на определенного специалиста, если предприятие планирует иметь небольшое количество персонала.
  2. Разработка основной регламентирующей документации (в области управления кадрами предприятия).
  3. Организация делопроизводства (определение того, кто и как будет оформлять документацию, разработка форм приказов по кадровым вопросам, ведение журналов отчетности пр.).
  4. Автоматизация кадрового учета (при необходимости).
  5. Определение способов контроля за правильностью ведения учета (регламентация и возложение полномочий на должностных лиц, отвечающих за надлежащий учет).

Каждый из этих этапов имеет в себе определенные задачи и подзадачи. Необходимо рассмотреть все из них.

Кто должен вести учет?

Как уже было отмечено ранее, существует два способа определения того, кто будет заниматься ведением учета кадров на предприятии. В целом это зависит от того, сколько человек планируется трудоустроить для достижения целей (как правило, цель предприятия – организация коммерческой деятельности для получения прибыли).

Для крупных компаний рекомендуется создание службы по персоналу или полноценного отдела кадров. Для предприятий небольшого размера допустимо возложение обязанностей кадровика на бухгалтера или секретаря. Однако существует и третий вариант – передача дел по ведению учета на аутсорсинг специализированным организациям.

При создании службы или отдела понадобится создать определенные регламентирующие документы, а именно положение о службе (отделе) и должностные инструкции работников. В случае возложения обязанностей на бухгалтера или секретаря понадобится прописать функции кадровика в должностную инструкцию выбранного работника. Если существует такая необходимость, рекомендуется направить бухгалтера или секретаря на курсы кадрового делопроизводства. Это поможет повысить квалификацию работников, на которых будут возложены обязанности по кадровым вопросам. А вот если было принято решение сотрудничать со сторонними организациями по вопросу передачи им обязанностей по ведению учета, то обязательным образом требуется заключение договора.

Разработка обязательной кадровой документации

Существует ряд документов, которыми обязательным образом руководствуются те, кто ведет кадровый учет и делопроизводство. В первую очередь таким документом является штатное расписание. Оно представляет собой документ, в котором отображается состав, численность в штатном расписании и заработная плата работников, а также наименование должностей. В штатном расписании должности работников распределены по подразделениям, что дает возможность делать количественный и качественный анализ всего предприятия.

Следующим шагом является разработка типовой формы кадровых приказов, в которых будут отображены сведения о приеме, переводе на другую должность, направление в отпуск и увольнении работников предприятия.

Следующий обязательный документ – это правила внутреннего трудового распорядка. В них отображаются основные моменты, регламентирующие трудовую деятельность всех сотрудников предприятия. Согласно этому документу, если работник нарушает правила, описанные в документе, он может быть наказан путем привлечением его к дисциплинарной ответственности.

Также еще одним документом кадрового учета является типовой договор о заключении трудовых отношений между предприятием и работником. Трудовые договоры могут быть однотипными или прорабатываться под каждую должность отдельно. Помимо этого, на предприятии должен быть разработан табель учета рабочего времени, в котором будут отображаться фактические часы, за которые работник будет получать заработную плату.

Также следует помнить о графике отпусков на предприятии. Этот документ разрабатывается не позднее, чем за две недели до окончания года. График отпусков отображает календарный план направления людей в обязательные отпуска. При составлении такого плана следует помнить о том, что персонал должен направляться в отпуск таким образом, чтобы одновременное отсутствие определенных работников не повлекло за собой перерыв в трудовом процессе предприятия.

Не следует забывать и о разработке положения об оплате труда. Этот документ отображает процесс начисления заработной платы персоналу организации, а также регламентирует начисление дополнительных выплат, к примеру, надбавок, поощрений или премий. Заключительным этапом является разработка положений о подразделениях предприятия и должностных инструкций специалистов и работников. Помимо этого, рекомендуется разработать положение о персональных данных. После того как были готовы регламентирующие документы, можно приступать к организации делопроизводства.

Делопроизводство

Делопроизводство включает в себя ведение надлежащим образом документации, связанной с приемом, движением и высвобождением кадров.

Обязательным является ведение личных дел, которые заводятся на каждого сотрудника предприятия. Оно включает в себя личную карточку кадрового учета, заявление о приеме, копию паспорта, копии документов об образовании, справку о прохождении медицинского осмотра, копию военного билета (в случае, если таковой имеется) и прочие документы, которые образуется в ходе осуществления работником трудовой деятельности. А также еще одной и очень важной задачей является заполнение трудовых книжек.

Помимо всего вышеперечисленного, могут разрабатываться и другие документы, которые связаны непосредственно со спецификой предприятия, обеспечивающие правильность работы в области учета кадров.

Какие журналы должны быть в кадровом делопроизводстве?

В первую очередь необходимо завести следующие журналы:

  • ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;
  • регистрации кадровых приказов;
  • регистрации приказов о приеме на работу;
  • регистрации приказов по очередным отпускам;
  • учета больничных листов;
  • регистрации трудовых договоров;
  • учета командированных работников;
  • учета рабочего времени;
  • учета движения трудовых книжек;
  • учета личных карточек;
  • учета проверок.

Помимо самих журналов, в качестве дополнения к ним могут быть разработаны инструкции по их заполнению. А также вся документация, проходящая регистрацию в данных журналах, хранится в отдельных папках согласно утвержденной номенклатуре.

Автоматизация учета

Как уже стало понятно из изложенной выше информации, кадровый учет – это очень кропотливый процесс, требующий особого внимания от работников, на которых возложена ответственность за ведение этого вопроса. Поэтому на сегодняшний день его можно упростить путем автоматизации.

Существует множество программ, которые упрощают трудовую деятельность кадровикам и уменьшают вероятность допущения каких-либо ошибок. Как правило, на предприятии необходимо устанавливать лицензионные версии такого программного обеспечения. Однако стоит отметить, что покупка такой программы окупит себя в короткие сроки и не даст допустить серьезных ошибок в работе. В целом, такие программы решают такие задачи:

  • ведение кадрового учета согласно трудовому законодательству;
  • составление и формирование отчетности по вопросу кадров;
  • произведение своевременных согласований всех кадровых процессов с расчетным отделом или бухгалтерией.

Одной из самых популярных и востребованных программ на сегодняшний день является 1С с конфигурацией «Управление персоналом».

Что делать, если невозможно самостоятельно организовать кадровый учет пошагово с нуля?

Если предприятию пришлось столкнуться с такой проблемой, когда нет возможности самостоятельно наладить кадровые процессы, то решить такую ситуацию не сложно. Для этих целей существуют компании, которые способны оказать такую услугу.

Специалисты консалтинговых компаний проведут аудит и разработают необходимый пакет документов. В целом такие организации призваны решить такие задачи:

  1. Подобрать оптимальную систему кадрового делопроизводства на предприятии.
  2. Разработать внутренние нормативные документы.
  3. Разработать необходимые инструкции и положения.

Помимо этого, такие специалисты могут, при необходимости, руководить созданием службы по управлению персоналом и отделом документооборота. В целом привлечение сторонних специалистов помогает руководству наладить работу в данном направлении. Это очень полезно для предприятия в целом, особенно при его создании.

Заключение

Подводя итог данной статье, стоит отметить, что кадровый учет и управление персоналом – это взаимосвязанные процессы, где от качества организации первого будет полностью зависеть кадровая политика предприятия.

Упускать из виду кадровые вопросы нельзя ни в коем случае, ведь от них зависит не только деятельность организации, но чаще всего и судьбы работников. Стоит только представить себе, как возмущены те люди, которые не могут получить свою заслуженную пенсию или какую-либо другую выплату из-за некачественного исполнения своих обязанностей кадровиком.

Рассмотрев вопрос о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово, можно приступать к реализации программы по налаживанию этого процесса на предприятии. Самое главное – не пренебрегать рекомендациями Трудового Кодекса, постановлениями Министерства труда, Госкомстата, Росархива и других государственных ведомств.

После того как все кадровые процессы внутри были налажены, не стоит упускать их из виду. Важно помнить о том, что работников, которые занимаются учетом кадров, хотя бы изредка следует направлять на курсы кадрового делопроизводства, для повышения их квалификации. А также следует проводить плановый аудит процессов учета в области кадров. Это поможет поддерживать на должном уровне работу в данном направлении.

Ведение кадрового делопроизводства

Наши услуги

Компания “МИП” предлагает следующие услуги по ведению кадрового производства:

  • консультирование по кадровым вопросам;
  • составление внутренних локальных актов (должностных инструкций, правил);
  • ведение и оформление кадровой документации (трудовых книжек и договоров, штатного расписания, приказов по личному составу, личных дел работников, графика отпусков и др.);
  • восстановление кадрового делопроизводства;
  • постановка кадрового учета.
Наименование услуги Описание Стоимость
Ведение кадрового делопроизводства Устанавливается индивидуально и зависит от числа сотрудников

Ведение кадрового делопроизводства

Ни одно предприятие не может нормально функционировать без тщательной проработки кадрового делопроизводства. Если компания не составляет должностные инструкции, не разрабатывает внутренние регламенты, не документирует события кадрового характера, то она неизбежно столкнется с рядом проблем. Любые конфликты, которые инициируют сотрудники в такой ситуации, будут разрешены не в пользу компании.

Современная судебная практика изобилует решениями, где работодатели проигрывают дела исключительно из-за неграмотности кадрового делопроизводства.

Главная особенность кадрового документооборота такова, что он упорядочивает отношения работников и администрации. В процессе кадрового делопроизводства устанавливаются:

  • права и обязанности работодателя и подчиненных;
  • порядок (сроки, размер) выплаты зарплаты работникам;
  • условия выхода в отпуск;
  • оформление несчастных случаев на работе;
  • и многие другие важные моменты трудовой деятельности.

Профессионализм в ведении кадрового документооборота снизит риск возникновения конфликтов с работниками и обеспечит слаженность работы всего коллектива.

Ведение кадрового документооборота является обязанностью фирмы. Отсутствие документирования того или иного важного кадрового события неизбежно повлечет за собой штрафные санкции или приостановлении работы предприятия.

Органы контроля (трудовые инспекции, прокуратура) внимательно отслеживают нарушения кадрового делопроизводства. В случае их обнаружения ответственность может наступить как для компании в целом, так и для отдельных её сотрудников (директора, главного бухгалтера или иных представителей руководящего звена).

Директору компании могут запретить вести профессиональную деятельность в течение трех лет. Если же учитывать обязанность любой фирмы проводить мероприятия, обеспечивающие безопасность труда ( к ним относится ведение кадрового документооборота по охране труда работников), то ответственность руководящего звена может быть вплоть до уголовной. Как правило, такие последствия наступают в случае причинения работникам тяжёлых производственных травм или смерти.

Грамотно выстроить процесс кадрового делопроизводства невозможно без высокой квалификации в сфере трудового администрирования. Привлечённый профессионал будет вовремя отслеживать важные изменения в регулировании кадрового документооборота и внимательно вести всё делопроизводство фирмы. Так вы сможете избежать негативные последствия, с которыми сталкиваются компании.

Способы ведения кадрового делопроизводства

Существуют три способа решения проблемы документооборота:

  • самостоятельная организация кадрового делопроизводства;
  • наем специалиста кадрового администрирования;
  • аутсорсинг.

Самостоятельное ведение кадрового документооборота

Главная проблема на этом пути – нехватка времени, с которой можно неминуемо столкнуться. Организация делопроизводства будет отнимать основную часть трудового дня, и если вы директор фирмы, то на исполнение руководящих функций останутся лишь незначительные перерывы. Вы не сможете заниматься развитием бизнеса, проводить переговоры, встречаться с партнёрами, ездить в командировки по важным вопросам. О росте компании придётся забыть.

Если же вы – глава кадрового департамента компании, то, погрузившись в ведение делопроизводства, вы не сможете продуктивно руководить персоналом, заниматься анализом работы сотрудников и разрабатывать схемы их мотивации. Вы погрузитесь в рутину рядового кадрового сотрудника, составляя и оформляя трудовые договоры, личные карточки, командировочную документацию, приказы, график отпусков и множество других бумаг кадрового характера. В итоге, вы не будете расти как руководитель, а вернётесь к исполнению обязанностей кадрового служащего.

Ведение делопроизводства штатным работником

В случае принятия такого решение, будьте готовы столкнуться с известными трудностями.

Во-первых, специалисты-кадровики высокого уровня требует заработную плату, сопоставимую с доходом руководителя среднего звена. Учитывайте к тому же необходимость уплаты подоходного налога, отчисления в фонды, расходы на создание условий труда и другие вынужденные издержки. Вам придётся оплачивать услуги такого работника, даже если он отправится в отпуск, возьмёт отгул или уйдёт на больничный.

Во-вторых, вам будет нужен специалист, способный подменять кадровика в случае, когда тот отсутствует. Иначе, процесс кадрового делопроизводства остановиться и компания не сможет продолжать нормально функционировать.

В-третьих, для поиска работника, оценки его способностей и адаптации в коллективе необходимо затратить немало сил и времени. Наём нового сотрудника такого уровня – всегда риск. Если специалист кадрового делопроизводства окажется некомпетентным, то выясниться это может, только когда придёт решение уполномоченного государственного органа о рассмотрении дела в отношении вашей фирмы.

Ведение кадрового делопроизводства сторонней компанией

Популярным во всем мире способом ведения делопроизводства является аутсорсинг. Суть его заключается в том, что вы передаёте полномочия кадрового администрирования другой фирме – аутсорсинг-провайдеру. Такая фирма имеет постоянно действующий штат профессионалов кадрового документооборота.

Вы сможете получить посредством аутсорсинга следующие услуги кадрового характера:

Стандартный комплекс кадрового делопроизводства:

  • оформление приема/увольнения работников;
  • составление приказов кадрового характера;
  • ведение табеля учета рабочего времени;
  • составление штатного расписания, графика отпусков;
  • разработка типовых образцов локально-нормативных документов.

Работа с трудовыми договорами:

  • составление договора с индивидуальным подходом к каждому работнику;
  • внесение изменений в действующие трудовые договоры;
  • расторжение трудовых договоров.

Ведение делопроизводства для воинского учета:

  • создание картотеки все военнообязанных лиц в компании;
  • постановка фирмы на учет;
  • составление отчетов для военного комиссариата.

Охрана труда и обеспечение аттестации рабочего места:

  • составление необходимых в соответствии с законодательством документов;
  • ведение журналов инструктажа по техники безопасности;
  • оформление несчастных случаев на работе.

Также вы сможете дополнительно заказать те услуги по ведению кадрового делопроизводства, которые необходимы именно вашей фирме.

Преимущества передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинг:

  • уменьшение нагрузки на работника кадрового отдела или полная его замена;
  • ведение документооборота специалистами высокой категории, которые не уходят в отпуска и не отпрашиваются в отгулы;
  • ведение кадрового документооборота и делопроизводства по правилам трудового законодательства;
  • индивидуальный подход к конфликтным увольнениям;
  • вариативность распределения полномочий кадрового делопроизводства между работниками кадрового отдела вашей фирмы и аутсорсинговой компанией;
  • возможность устройства на работу иностранных специалистов, приём которых связан с необходимостью составления целого пакета документов, проверяемых государственными органами;
  • консультирование по любым вопросам кадрового делопроизводства.
  • уменьшение материальных издержек вашей фирмы;
  • возможность отказаться от рутины кадрового документооборота и сконцентрироваться на ведении основной деятельности компании.

Похожие услуги по теме

  • Кадровый аудит
  • Кадровый учет
  • Кадровый консалтинг

Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами.

Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.

Цель и задачи кадрового делопроизводства

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;

Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Основные направления кадрового делопроизводства

К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;

оформление кадровых приказов;

заполнение трудовых книжек;

ведение личных дел и пр.

2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

Положения об оплате труда;

Правил внутреннего трудового распорядка;

Положения о персонале;

Положения о премировании и иных поощрениях

Положения о материальной ответственности работников;

Положения о коммерческой тайне;

Положение об отпусках;

Положение о командировках;

Положение о структурных подразделениях;

Положения о защите персональных данных работника и пр.;

4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

Организация кадрового делопроизводства

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков.

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные.

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.

Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

на должностных лиц – в размере от 1000 до 5000 руб.;

на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, – от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме “Зарплата и кадры”.

Ведение кадрового делопроизводства

Основная ценность любого предприятия — это его кадры. Как бы ни продумывал пути развития своего бизнеса сам владелец, насколько бы выгодным и успешным он ему не казался, без команды опытных профессионалов, которые сумеют воплотить все задуманные планы начальника в жизнь, ничего не получится.

Зачастую руководитель, решивший возложить на себя обязанности по подбору персонала, и при этом, откладывая на потом ведения всей необходимой документации по кадрам, приводит к серьёзной запущенности в документах кадрового делопроизводства. А это, естественно, приводит к серьёзным штрафным санкциям от контролирующих служб.

Поэтому грамотная организация кадрового делопроизводства является очень важной составляющей работы любой компании. Процесс этот довольно трудоёмкий и требует определённого опыта и знаний действующего законодательства РФ.

Что такое кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство — это система управления кадрами, обеспечивающая бесперебойную работу с документооборотом предприятия, связанного с персоналом, его перемещения внутри компании, учёта рабочего времени и расчётами с сотрудниками.

Еще десять лет назад каждая организация имела свой отдел кадров и процесс делопроизводства был достаточно стандартизированный, не требовавший творческого подхода от сотрудников этого отдела.

Сегодня изменилось, сотруднику кадрового делопроизводства уже будет недостаточно только аналитического склада ума. Кадровику необходимо иметь креативный и творческий подход при подборе персонала, как у HR-менеджера, грамотность и юридическую подкованность юриста, педантичность и скрупулёзность в ведении дел бухгалтера, знание специальных программ.

Зачастую бухгалтер-юрист-HR-менеджер, это три профессии сплетаются в одну – кадрового делопроизводителя.

Обязанности кадрового делопроизводителя по документообороту

Документы кадрового делопроизводства, ведение которых входят в обязанности делопроизводителя:

Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:

  • формирование личных дел сотрудников предприятия;
  • оформление справок, больничных листок и заявлений;
  • подготовка кадровых приказов;
  • разработка табеля и учёт рабочего времени;
  • сдача периодической отчётности по единому социальному налогу;
  • начисление и расчёт заработной платы и другое.

Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.

Ведение документов связанных с приёмом новых сотрудников:

  • рассмотрение анкет и резюме кандидатов;
  • мониторинг рынка по заработной плате;
  • работа со списком вакансий предприятия;
  • оформление положений о приёме, увольнения сотрудников.

Учёт документов по аттестации и оценки персонала:

  • оформление оценочных бланков и положений;
  • составление аттестационной характеристики сотрудников.

Согласно современному законодательству кадровик обязан заботиться о нераспространении персональных данных работников, не сообщать информацию о них третьим лицам.

Как вести кадровое делопроизводство, чтоб оградить компанию от проблем и штрафов

Вести кадровую деятельность можно несколькими способами:

  • Первый, своими силами, приняв на работу сотрудника именно для этой цели.
  • Второй, прибегнув к помощи организаций, специализирующихся, на аутсорсинге кадрового делопроизводства.

Оба эти варианта являются приемлемыми и имеют свои преимущества.

Относительно первого метода, учредив в организации отдел кадров, его персонал сможет совмещать ведение бухгалтерии, юриспруденции и обязанности HR-менеджера, а также хорошо владеть всей необходимой информацией изнутри компании.

Также, если штат не слишком большой, руководитель может взять эти обязанности на себя, сэкономив на оплате труда специализированных в этой сфере сотрудников, но заплатить за это придётся своими нервами и временем.

Суть метода в том, что опытные специалисты приходят в организацию с временным аутсорсингом. Основная их задача: привести в порядок все существующие документы кадрового делопроизводства.

Для крупных автотранспортных предприятий можно порекомендовать программный продукт для учета ГСМ «АвтоПарк». Это единая система, посвященная управлению автотранспортным предприятием.

Путевой лист является для бухгалтерии главным документом, удостоверяющим правомерность расходов водителя. О том, как ведется учет путевых листов, читайте тут.

В результате чего, в компании приводится в порядок кипы специфической трудовой документации, такие как:

  • Приказы о приёме, перемещении и увольнении сотрудников.
  • Различные акты, табеля учётного времени, графики отпусков.
  • Журналы учёта приказов, документация по ознакомлению сотрудников с распоряжениями.
  • Положения об обучении и аттестации сотрудников, их личные карточки, трудовые и так далее.

Большая актуальность такой работы возникает, как правило, перед проверками в результате сильной запущенности делопроизводства или в связи с увольнением ответственного сотрудника или смене руководителя, а также в ряде других, не менее важных ситуаций.

Ошибки при ведении кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство важнейшая составляющая организации, доверив эту работу человеку неопытному, может стать чревато рядом допущенных ошибок, которые, в свою очередь, могут привести к административной и материальной ответственности предприятия перед проверяющими органами.

Подробнее о допускаемых ошибках

1. Ошибки при издании приказов. Не соблюдаются требования к содержанию распоряжения. Особенно касается это приказов о приёме, перемещении или увольнения работника. Неверно указываются условия приёма на работу, характер работы, забывают указать информацию об испытательном сроке, с которым принимается кандидат.

Допускаются ошибки в сведениях при составлении приказа. Например, ошибки в ФИО сотрудника, в названии структурного подразделения, в наименовании должности, на которую принимается или с которой увольняется сотрудник.

Несоблюдение требований, согласно законодательству, в форме приказа. Такой тип ошибок связан с нарушениями в оформлении бланков установленного образца. Допущение нарушений в оформлении и составе реквизитов.

2. Ошибки при заключении трудовых соглашений. Основной типовой ошибкой в этом случаи, является заключения договора на основе ненадлежаще оформленных документов или отсутствие одного из них, который включён в перечень обязательных к предъявлению.

Ещё одна ошибка, заключения трудового договора с гражданином не достигшего или превысившего определённого возраст. К распространённым ошибкам относится и оформление гражданина, поступающего на работу, без надлежащего учёта состояния здоровья.

3. Ошибки при ведении трудовых книжек. При получении трудовой от будущего работника, её серию и номер необходимо внести в книгу учёта движения трудовых книг, но этому правилу далеко не все предприятия следуют.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия уходят от бумажной волокиты и отдают предпочтения системе электронного документооборота. Преимущества такой системы в работе бесспорны.

Рассмотрим далее основные преимущества более подробно.

Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля, а вот бумажные носители могут быть подвержены пожару, затоплению или попросту утере.

Соблюдение порядка ведения кадрового учета и правил трудового законодательства обезопасит любую организацию от неблагоприятных финансовых и правовых последствий, а работника — от проблем при получении пенсии или устройстве на другую работу.

Большой спектр функций службы кадров неизбежно требует наличия нескольких квалифицированных работников, поэтому на практике многие компании предпочитают обратиться к услугам аутсорсера. О выборе услуг кадрового делопроизводства читайте здесь.

Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Экономия времени. Для того, чтоб подписать одно распоряжение сотруднику отдела кадров необходимо обойти всех сотрудников, чья подпись и ознакомление необходимы в этом приказе.

С появление электронного документооборота, все упростилось, с документом могут работать любое количество сотрудников имеющие отношения к документу, ознакомившись с положением, работник ставит свою подпись в электронном виде. Задача кадровика упрощается, остаётся только проконтролировать своевременное подписание документа.

Уменьшение ошибок. Человеческий фактор никто не отменял, составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

Кадровое делопроизводство: как эффективно организовать деятельность компании

Документам на предприятии, а точнее их должному ведению должна быть уделена особая роль. Документы не только являются основанием для производственных отношений внутри предприятия или с другими организациями, они также служат неоспоримым доказательством в судах при возникновении различных споров или конфликтных ситуаций.

Перед тем как создать план по организации эффективного документооборота нужно определиться с исполнителем роли кадрового специалиста. Даже на небольшом предприятии для внутриорганизационного документооборота в штатное расписание обычно вносится должность секретаря или делопроизводителя. Структура, функции и сотрудники кадровой службы. Документирование кадровой деятельности. Оформление пенсии. Работа с исходящими и входящими документами.

Основы кадрового делопроизводства

Прежде всего, данный закон предусматривает увеличение гарантий и компенсаций работникам. Самое важное, данный закон во многих нормах заменил понятие «организация» на понятие «работодатель». Это означает установление одинакового правового режима в сфере трудовых отношений для всех хозяйствующих субъектов — работодателей, как юридических, так и физических лиц и, самое главное, повышение уровня защищенности прав нанятых ими работников. Иная позиция противоречит части 2 статьи 19 Конституции Российской Федерации.
Такие документы, как Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, ведутся исключительно от руки. Каждая страница должна быть пронумерована, а книга прошита, поскольку это журнал учета бланков строгой отчетности.

Основы кадрового делопроизводства включают весь процесс составления бумаг, их заполнение, отчетность по персоналу, который работает в компании. Каждый изданный имеет юридическую силу, включая те, что формируются на основании заявления сотрудника.
Прежде всего, всё зависит от должности проверяющего и от тяжести этого нарушения. При нарушении определенного законодательства штраф может составлять от 5-ти МРОТ до 50-ти МРОТ. Вообще, при повторном нарушении будет возможно отстранение ответственной личности с периодом от 1-го года до 3 лет.

Документы должны быть составлены по определенным правилам, согласно действующему законодательству Российской Федерации, с ведением номенклатуры дел, для более важных и ценных документов должен быть предусмотрен архив. Работа с документами должна следовать настолько отработанному порядку, чтобы сотрудники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Тогда вам полагается отправить заказное письмо с уведомлением о вручении с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать адрес, по которому ее можно отправить.

Когда установлен весь перечень документов, необходимо отобразить порядок их ведения в специальном Положении о ведении делопроизводства. Это также необязательный документ, однако, его наличие значительно облегчит задачу для сотрудников кадрового отдела — они будут знать, что именно и когда от них требуется руководством.

Общее определение говорит, что кадровое делопроизводство – это процесс оформления, ведения бумаг по персоналу. Эта тема актуальна как для индивидуальных предпринимателей, так для юридических лиц. Оформление документов имеет строгие законодательные нормы, а описанные правила должны учитываться всеми руководителями, отделами кадров на предприятиях. С помощью кадрового делопроизводства удастся оптимизировать процесс управления персоналом, наладить работу каждой бригады, упростить процедуру отчетности.

Что входит в обязанности специалиста по кадровому делопроизводству

По результатам анализа кадрового делопроизводства в компании стало очевидно, что кадровый учет и документооборот нуждаются в восстановлении. В статье приводится опыт формирования системы кадрового учета и делопроизводства в рекрутинговой компании ООО «Сто регионов».

Работа по персоналу регулируется целым рядом нормативных законов, приказов и сводом правил регионального или государственного уровня. Неисполнение указанных в нормативной базе требований является нарушением.

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
Ведутся личные карточки сотрудником отдела кадров – такое предписание содержится в указаниях по применению унифицированных форм (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

В настоящее время успешный и эффективный менеджмент персонала не может осуществляться без хорошего знания нормативных документов.
Дискуссия о судьбах и перспективах развития службы управления персоналом возникла на страницах ведущих бизнес-изданий уже довольно давно, но тема не только не была исчерпана, но и обрела сегодня особо актуальное звучание.

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость данному вопросу. Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим трудовым законодательством.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий. Основной задачей делопроизводства на любом предприятии является отражение его управленческой, производственной и другой различной деятельности в соответствующих документах. Кроме того, делопроизводство призвано обеспечить рациональное использование документов в деятельности предприятия.

Из решений учредителей вы узнали дату, с которой директор вступил в должность и принялся выполнять обязанности, следовательно, дата не должна быть другой в итоге.
Эффективный персонал — главное конкурентное преимущество любой компании. Строительство, финансы, вопросы материально-технической базы и сбыт, безусловно, важны, но именно люди, грамотные профессионалы обеспечивают беспроблемную работу организации по всем направлениям. Как организовать отбор претендентов на вакансии предприятия, чтобы остановиться на действительно лучших?

Следует отметить, что совместный труд всегда предполагает определенную регламентацию деятельности лиц, его осуществляющих. Основная функция кадровой документации это оформление и закрепление трудовых отношений.
На каждом предприятии используется ряд документации, который регулирует работу всего персонала. Перемещение документов и их составление производится по инструкциям, нормативной базе, прописанной выше.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Федеральным законом от 30 июня 2006 года № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании недействующими на территории Российской федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» внесены существенные изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации, вступающие в силу 6 октября 2006 года.

Выбранная автором работы тема актуальна т. к. умение правильно веси кадровое делопроизводство в организации очень важно в настоящее время.
Каждый год в России открывается значительное количество малых предприятий. Так, за 2012 г. число предпринимателей в стране увеличилось более чем на 35%, основная доля открывшихся малых предприятий — новые, вновь созданные организации.

Все копии документов: паспорта, страхового свидетельства, помещаются в папки-«файлы» и делается опись каждого дела. Так формируются личные папки. Туда же вкладывают копии приказов и договоров, касающиеся этого работника. Это делается для удобства.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Необходимые кадровые документы для ООО

Регистрационный журнал трудовых договоров. Позволяет отслеживать заключение всех договоров с работниками. Ведение этого журнала обеспечивает надежность хранения документов.

При приёме на работу на каждого сотрудника заводится личная карточка по форме № Т-2. Как правило, в настоящее время этот процесс автоматизирован — существуют специальные программы для заполнения этих карточек с последующим выводом на печать. Следует отметить, что государственные архивы принимают личные карточки только на «полукартонной» бумаге.

Унифицированные системы учета бумаг в предприятиях разделены на три основные категории, среди которых – правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положение об оплате труда. Первая категория включает оборот бумаг по графику отпусков, заполнение документов про график работы. Второй пункт более глобальный и содержит положение о составлении договоров и бумаг учетной политики. Положение об оплате труда регулирует все вопросы относительно выплат заработной платы, премий, больничных, отпускных и выходных пособий при увольнении.
Однако у работодателей существует свой важный инструмент кадровой политики — это локальные нормативные акты. Согласно ст.8 ТК РФ «работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее — локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями». С одной стороны, данные документы не должны ухудшать положение работника и снижать уровень его прав и гарантий по сравнению с действующими федеральными законами, с другой стороны, диапазон вопросов, которые регулируют локальные нормативные акты, очень широк.

Ведение кадрового делопроизводства

Наши услуги

Компания “МИП” предлагает следующие услуги по ведению кадрового производства:

  • консультирование по кадровым вопросам;
  • составление внутренних локальных актов (должностных инструкций, правил);
  • ведение и оформление кадровой документации (трудовых книжек и договоров, штатного расписания, приказов по личному составу, личных дел работников, графика отпусков и др.);
  • восстановление кадрового делопроизводства;
  • постановка кадрового учета.
Наименование услуги Описание Стоимость
Ведение кадрового делопроизводства Устанавливается индивидуально и зависит от числа сотрудников

Ведение кадрового делопроизводства

Ни одно предприятие не может нормально функционировать без тщательной проработки кадрового делопроизводства. Если компания не составляет должностные инструкции, не разрабатывает внутренние регламенты, не документирует события кадрового характера, то она неизбежно столкнется с рядом проблем. Любые конфликты, которые инициируют сотрудники в такой ситуации, будут разрешены не в пользу компании.

Современная судебная практика изобилует решениями, где работодатели проигрывают дела исключительно из-за неграмотности кадрового делопроизводства.

Главная особенность кадрового документооборота такова, что он упорядочивает отношения работников и администрации. В процессе кадрового делопроизводства устанавливаются:

  • права и обязанности работодателя и подчиненных;
  • порядок (сроки, размер) выплаты зарплаты работникам;
  • условия выхода в отпуск;
  • оформление несчастных случаев на работе;
  • и многие другие важные моменты трудовой деятельности.

Профессионализм в ведении кадрового документооборота снизит риск возникновения конфликтов с работниками и обеспечит слаженность работы всего коллектива.

Ведение кадрового документооборота является обязанностью фирмы. Отсутствие документирования того или иного важного кадрового события неизбежно повлечет за собой штрафные санкции или приостановлении работы предприятия.

Органы контроля (трудовые инспекции, прокуратура) внимательно отслеживают нарушения кадрового делопроизводства. В случае их обнаружения ответственность может наступить как для компании в целом, так и для отдельных её сотрудников (директора, главного бухгалтера или иных представителей руководящего звена).

Директору компании могут запретить вести профессиональную деятельность в течение трех лет. Если же учитывать обязанность любой фирмы проводить мероприятия, обеспечивающие безопасность труда ( к ним относится ведение кадрового документооборота по охране труда работников), то ответственность руководящего звена может быть вплоть до уголовной. Как правило, такие последствия наступают в случае причинения работникам тяжёлых производственных травм или смерти.

Грамотно выстроить процесс кадрового делопроизводства невозможно без высокой квалификации в сфере трудового администрирования. Привлечённый профессионал будет вовремя отслеживать важные изменения в регулировании кадрового документооборота и внимательно вести всё делопроизводство фирмы. Так вы сможете избежать негативные последствия, с которыми сталкиваются компании.

Способы ведения кадрового делопроизводства

Существуют три способа решения проблемы документооборота:

  • самостоятельная организация кадрового делопроизводства;
  • наем специалиста кадрового администрирования;
  • аутсорсинг.

Самостоятельное ведение кадрового документооборота

Главная проблема на этом пути – нехватка времени, с которой можно неминуемо столкнуться. Организация делопроизводства будет отнимать основную часть трудового дня, и если вы директор фирмы, то на исполнение руководящих функций останутся лишь незначительные перерывы. Вы не сможете заниматься развитием бизнеса, проводить переговоры, встречаться с партнёрами, ездить в командировки по важным вопросам. О росте компании придётся забыть.

Если же вы – глава кадрового департамента компании, то, погрузившись в ведение делопроизводства, вы не сможете продуктивно руководить персоналом, заниматься анализом работы сотрудников и разрабатывать схемы их мотивации. Вы погрузитесь в рутину рядового кадрового сотрудника, составляя и оформляя трудовые договоры, личные карточки, командировочную документацию, приказы, график отпусков и множество других бумаг кадрового характера. В итоге, вы не будете расти как руководитель, а вернётесь к исполнению обязанностей кадрового служащего.

Ведение делопроизводства штатным работником

В случае принятия такого решение, будьте готовы столкнуться с известными трудностями.

Во-первых, специалисты-кадровики высокого уровня требует заработную плату, сопоставимую с доходом руководителя среднего звена. Учитывайте к тому же необходимость уплаты подоходного налога, отчисления в фонды, расходы на создание условий труда и другие вынужденные издержки. Вам придётся оплачивать услуги такого работника, даже если он отправится в отпуск, возьмёт отгул или уйдёт на больничный.

Во-вторых, вам будет нужен специалист, способный подменять кадровика в случае, когда тот отсутствует. Иначе, процесс кадрового делопроизводства остановиться и компания не сможет продолжать нормально функционировать.

В-третьих, для поиска работника, оценки его способностей и адаптации в коллективе необходимо затратить немало сил и времени. Наём нового сотрудника такого уровня – всегда риск. Если специалист кадрового делопроизводства окажется некомпетентным, то выясниться это может, только когда придёт решение уполномоченного государственного органа о рассмотрении дела в отношении вашей фирмы.

Ведение кадрового делопроизводства сторонней компанией

Популярным во всем мире способом ведения делопроизводства является аутсорсинг. Суть его заключается в том, что вы передаёте полномочия кадрового администрирования другой фирме – аутсорсинг-провайдеру. Такая фирма имеет постоянно действующий штат профессионалов кадрового документооборота.

Вы сможете получить посредством аутсорсинга следующие услуги кадрового характера:

Стандартный комплекс кадрового делопроизводства:

  • оформление приема/увольнения работников;
  • составление приказов кадрового характера;
  • ведение табеля учета рабочего времени;
  • составление штатного расписания, графика отпусков;
  • разработка типовых образцов локально-нормативных документов.

Работа с трудовыми договорами:

  • составление договора с индивидуальным подходом к каждому работнику;
  • внесение изменений в действующие трудовые договоры;
  • расторжение трудовых договоров.

Ведение делопроизводства для воинского учета:

  • создание картотеки все военнообязанных лиц в компании;
  • постановка фирмы на учет;
  • составление отчетов для военного комиссариата.

Охрана труда и обеспечение аттестации рабочего места:

  • составление необходимых в соответствии с законодательством документов;
  • ведение журналов инструктажа по техники безопасности;
  • оформление несчастных случаев на работе.

Также вы сможете дополнительно заказать те услуги по ведению кадрового делопроизводства, которые необходимы именно вашей фирме.

Преимущества передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинг:

  • уменьшение нагрузки на работника кадрового отдела или полная его замена;
  • ведение документооборота специалистами высокой категории, которые не уходят в отпуска и не отпрашиваются в отгулы;
  • ведение кадрового документооборота и делопроизводства по правилам трудового законодательства;
  • индивидуальный подход к конфликтным увольнениям;
  • вариативность распределения полномочий кадрового делопроизводства между работниками кадрового отдела вашей фирмы и аутсорсинговой компанией;
  • возможность устройства на работу иностранных специалистов, приём которых связан с необходимостью составления целого пакета документов, проверяемых государственными органами;
  • консультирование по любым вопросам кадрового делопроизводства.
  • уменьшение материальных издержек вашей фирмы;
  • возможность отказаться от рутины кадрового документооборота и сконцентрироваться на ведении основной деятельности компании.

Похожие услуги по теме

  • Кадровый аудит
  • Кадровый учет
  • Кадровый консалтинг

Источники:
http://businessman.ru/kadrovyiy-uchet-s-nulya-poshagovo-kadrovoe-deloproizvodstvo.html
http://advokat-malov.ru/reg-uslugi/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva.html
http://www.audit-it.ru/terms/trud/kadrovoe_deloproizvodstvo.html
http://tvoi.biz/kadry/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva.html
http://vershina-auto.ru/korporativnoe-pravo/7468-kadrovoe-deloproizvodstvo-kak-yeffektivno-organizovat-deyatelnost-kompanii.html
http://advokat-malov.ru/reg-uslugi/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva.html
http://u-maker.ru/sovety-yurista/4365-kak-pravilno-ispravit-oshibki-v-trudovoy-knige.html

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Ссылка на основную публикацию